Projectsecretaris Projectmanagementbureau

Gemeente-Utrecht

  • Stand­plaats Utrecht
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.756 - €4.048
  • Niveau HBO bachelor
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Vacaturenummer 00043568
  • Plaatsingsdatum 28 september 2021
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Werk jij mee aan het realiseren van de ontwikkeling en de schaalsprong?

 

Utrecht is één van de snelst groeiende steden van Nederland. Dit leidt tot kansen en nieuwe vraagstukken. De gemeente Utrecht werkt aan de ontwikkeling van de stad vanuit de visie “Gezond stedelijk leven voor iedereen”. Bij het Projectmanagementbureau (PMB) werken we met 180 collega’s iedere dag met vaart en energie aan de ontwikkeling en schaalsprong van Utrecht. PMB heeft drie vakdisciplines: Ondersteuning, Interim & Advies en Projectmanagement.

PMB’ers leveren vakmanschap; zijn snel, resultaatgericht, flexibel en presteren op hoog niveau. We werken met menselijke aandacht en hebben oog voor talent. We gaan in ons werk voor de wow-factor. PMB kenmerkt zich door een open, energieke en kwaliteitsgedreven cultuur. Vertrouwen, flexibiliteit, initiatief en eigen verantwoordelijkheid zijn voor PMB belangrijke waarden, evenals zelfreflectie en persoonlijke ontwikkeling en vakmanschap.

Voor onze koers als PMB kijken we kritisch naar onze positionering en ontwikkeling. Dit doen we in nauwe samenwerking met onze opdrachtgevers. Onze capaciteit willen we zo slim mogelijk inzetten, we kijken ook naar de vraag achter de vraag, spiegelen met onze opdrachtgevers en delen onze expertise met trainingen en coaching. De vakdiscipline Ondersteuning zet komend jaar extra in op advies en het verder versterken van leren & ontwikkelen door te focussen op zelfregie, en het professionaliseren van het vak.

Komend jaar gaat ook veel aandacht uit naar werken 3.0 met een goede thuisbasis

Bij de vakdiscipline ondersteuning werken 60 collega’s met specialisaties als projecten, interim, medezeggenschap en advies, en is een team dat collegiaal en zeer flexibel opereert. We werken aan een breed scala aan opdrachten, zoals bijvoorbeeld als rechterhand van de projectleider TOZO, Utrecht 900, werkgroep covid-vaccinaties, westelijke stadsboulevard, restauratie Domtoren, en de omgevingsvisie Kanaleneiland.

Op dit moment zoeken we uitbreiding voor de vakgroep (project)secretarissen.

 

Dit is je werk

Als (project)secretaris zet jij je (organisatorische) skills in voor de opdracht, voor het (project)team of voor PMB en je levert een bijdrage aan de professionaliteit van de vakdiscipline ondersteuning. Je werkt voor verschillende opdrachtgevers bij (diverse) opdrachten zoals projecten binnen het ruimtelijke domein, maatschappelijk ontwikkeling of veiligheid. Je zorgt voor een excellente planning en uitvoering van alle werkzaamheden voor de verschillende opdrachtgevers en monitort je eigen portefeuille. Variatie, ontwikkelen en leren zijn belangrijke aspecten in het werk. Je werkt zelfstandig en bent zeer flexibel. Je bent, in overleg met de opdrachtgever, zelf verantwoordelijk voor onderdelen van de opdrachten. Verder ben je een betrouwbare en vasthoudende partner voor alle betrokkenen. Je assisteert in de breedste zin van het woord en voert zelfstandig onderstaande werkzaamheden uit:

·      Het voorbereiden van vergaderingen, notuleren, bewaken afspraken, communicatie, informatie zoeken en daarover rapporteren en opstellen offertes;

·      Het gericht aansturen van processen;

·      Het bewaken van de bestuurlijke besluitvorming in de voorbereidings- en uitvoeringsfases binnen de projecten;

·      Het verzorgen van communicatie-, inspraak- en informatietrajecten.

 

Dit bieden we je

We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer, een inhoudelijk interessante functie met uitdagende verantwoordelijkheden. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod, kijk ook even verder op de onderstaande link voor de rest van de voorwaarden.

Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 2.756,- en € 4.048,- op basis van 36 uur (schaal 9). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.

Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, incl. proeftijd van 1 maand. Met uitzicht op verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd bij goed functioneren.

Uitstekende verlofregelingen;

Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris. Jij kiest wat je met dit

budget doet. Bijvoorbeeld extra verlof kopen, vakantiegeld, eindejaarsuitkering of alles

eens per jaar laten uitbetalen;

Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling zoals diverse cursussen en trainingen;

Kijk hier voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding. Daarnaast heeft het werken bij de gemeente Utrecht vele andere voordelen zoals (online) sporten met collega’s, deelnemen aan verschillende netwerken en activiteiten.

Dit vragen we van je

Om succesvol te zijn in een deze rol is een dienstverlenende houding van groot belang, in combinatie met het zelfstandig kunnen werken en de regie kunnen nemen. Natuurlijk beschik je over een sterk coördinerend vermogen en ben je erg accuraat. Het leveren van hoge kwaliteit is vanzelfsprekend voor jou. Daarnaast kun je snel in verschillende onderwerpen inwerken en je houdt ervan om in een afgesproken tijd tot een afgesproken resultaat te komen. Verder ben je stressbestendig, professioneel, flexibel en heb je een proactieve houding. Aanvullend beschik je over:

·      Een afgeronde hbo-opleiding;

·      Een scherp omgevingsbewustzijn, je bent flexibel en pragmatisch en je kunt gemakkelijk schakelen in stijl en niveau;

·      Zelf reflecterend vermogen;

·      Communicatieve skills; communicatie is één van je sterke kanten, je kunt snel tot de kern van een uitdaging doordringen.

·      Minimaal drie jaar werkervaring in een soortgelijke functie.

Dit is handig om te weten

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. We vinden het belangrijk dat bewoners zich in ons herkennen en dat wij bewoners goed begrijpen. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, gender, seksuele identiteit, achtergrond of arbeidsbeperking mee.

Je bent van harte welkom om te solliciteren!

Enthousiast geworden om aan de slag te gaan als Projectsecretaris van het Projectmanagementbureau voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct.

Heb je vragen over de vacature neem dan contact op met Marcella van Malsen, Manager Ondersteuning & Bedrijfsvoering 030- 2865018.

Als je vragen hebt over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Jaap van Oel, Recruiter, 06 – 38 21 69 16.

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin.

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Gemeente-Utrecht nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Complexbeveiliger (Penitentiaire Inrichting Alphen aan den Rijn)

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen
  • Stand­plaats Alphen aan den Rijn
  • Uren per week 27-36
  • Salaris­niveau schaal 4
  • Reageren voor 31 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

GZ-Psycholoog/behandelcoördinator CTP Veldzicht

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen
  • Stand­plaats Balkbrug
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12,schaal 13
  • Reageren voor 31 december
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Justitieel verpleegkundige (Justitieel Complex voor Somatische Zorg Haaglanden)

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Reageren voor 31 maart
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd