Als Projectsecretaris heb jij een uitdagende en brede functie met projecten die divers en afwisselend zijn: van wetgevingstrajecten tot bedrijfsvoeringprojecten en projecten met een beleidsinhoudelijke component. Je bent rechterhand en sparringpartner van de projectleider en ondersteunt zowel organisatorisch, projectmatig als inhoudelijk. Daarnaast voer je zelfstandig regie op onderdelen binnen het project. Je maakt je snel de inhoud eigen, werkt zelfstandig en je beweegt je makkelijk in een bestuurlijke omgeving.
In overleg met de projectleider stel jij de projectplanning op, je bewaakt de voortgang en signaleert afwijkingen. Je stelt voortgangsrapportages op en bewaakt de uitputting van het projectbudget en signaleert afwijkingen. Ook onderhoud jij op operationeel niveau contacten met de stakeholders van het project. Je beantwoordt de vragen en levert gevraagde informatie. Je bewaakt voortgang en afhandeling van acties en besluiten, bereidt besluitvorming voor in samenwerking met de projectleider. Jij stelt concept projectdocumenten op, zoals plannen van aanpak, begrotingen, en besluitvormingsdocumenten. Daarnaast behoud jij overzicht op de verschillende activiteiten binnen het project, integreert de verschillende informatiestromen uit deze activiteiten en stelt een inhoudelijke toelichting op. Je legt verbinding met verschillende interne organisatieonderdelen en met andere (landelijke) projecten en programma’s. Je plant, agendeert, coördineert en maakt afspraken met in- en externe relaties en bepaalt, eventueel in overleg, prioriteiten. Jij biedt organisatorische ondersteuning voor en doet de verslaglegging van verschillende overlegvormen, bijeenkomsten en het organiseren van de benodigde faciliteiten en voorzieningen. En tot slot verzorg jij samen met de projectleider de evaluatie van het project.