Projectmanagement ondersteuner
Werk je graag in een gepassioneerd team? Ben jij diegene die in een project de teamleden ondersteunt en de spil is in allerlei projectmatige administratieve taken? Dan ben je welkom in het projectteam dat NWO gaat helpen aan de opvolging van het primaire applicatielandschap.

Wat ga je doen?
In april is het project Grantify gestart voor de opvolging van de primaire applicatie (ISAAC). Het systeem ISAAC welke in 2015 in gebruik werd genomen is hard aan vervanging toe is. Het vervangen van ISAAC is een zeer grote en interessante uitdaging, want het systeem speelt een cruciale rol in ons subsidieproces. Het streven is om midden 2026 met de opvolger van ISAAC te kunnen werken.

In de rol van project management ondersteuner ben je de spil, steun en toeverlaat van het projectteam en draag jij bij aan het succes van het project. 

Jouw werk in de praktijk:

• Je ondersteunt de projectleider en overige teamleden bij hun werkzaamheden;
• Je coördineert projectbijeenkomsten (waaronder die van de stuurgroep): beheert de planning, stelt de agenda’s op in overleg met de projectleider, nodigt deelnemers uit, reserveert faciliteiten, selecteert en verzamelt en verspreidt benodigde stukken en je bewaakt de aanlevering daarvan. Daar waar nodig notuleer je bij de bijeenkomsten en maak je de verslagen;
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor praktische en logistieke vragen en je verstrekt adviezen over het project. Je handelt administratieve zaken als offertes, contracten en facturen en correspondentie over het project af;
• Je ondersteunt bij het opstellen en bijhouden van (financiële) voortgangsrapportages, actie- en besluitenlijsten, issue logs, wijzigingsverzoeken, risicoanalyses en besluitvormingsdocumenten;
• Je bent verantwoordelijk voor de content van de team site en een speciale groep op Joost;
• Je verzorgt de projectcommunicatie naar interne en externe stakeholders;
• Je signaleert knelpunten en afwijkingen en acteert hierop: werkt voorstellen voor verbetering uit;
• Handelt complexe binnenkomende vragen af. Doorziet problemen en bedoelingen en komt zelf met oplossingen als dat kan. Handelt spoedkwesties af en koppelt beslissingen terug;
• Beantwoordt complexe inhoudelijke vragen over procedures, rondes en projecten;
• Bereidt organisatie brede beleidsnotities voor. Werkt beleidsbeslissingen uit en/of geeft hier uitvoering aan;
• Voert beleidsondersteunende werkzaamheden uit en rapporteert hierover, zoals analyses, selectie van beleidsdocumentatie en dergelijke. En je bereidt presentaties (deels inhoudelijk) voor.