Officemanager NLWorks

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 1 jaar
  • Uren per week 24 - 36
  • Maand­salaris €2.405 - €3.135
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 12 augustus Nog 9 dagen
  • Vacaturenummer RVO_20200603_7
  • Plaatsingsdatum 29 juli 2020
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Functie­omschrijving

Als onderdeel van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland richt NLWorks zich wereldwijd op het ontwikkelen van businessprogramma’s. Veel van je collega’s zijn dan ook vaak onderweg. Maar als managementondersteuner ben jij honkvast op je werkplek in Den Haag. Zo ben je voor iedereen het ankerpunt en vervul je een spilfunctie bij het realiseren van grote businessdoelen.

Jij weet wat er speelt en zorgt ervoor dat alles gestroomlijnd verloopt. Je ondersteunt het management met onder meer het agendabeheer, het voorbereiden van vergaderingen en het opvolgen van acties. Je bent voor teamleden het aanspreekpunt en bewaakt planningen op een adequate manier. Ook het efficiënt doorsturen van informatie van en naar het managementteam behoort tot je taken. Het belang en de urgentie van alle informatie schat je zelfstandig in. Daarnaast ontvang je op gastvrije wijze bezoekers. Je neemt makkelijk telefonisch contact op met de partners van NLWorks. Bovendien neem je enkele taken binnen het primaire proces van het management op je.

Als managementondersteuner heb je niet alleen een ondersteunende rol. Dat blijkt bijvoorbeeld uit je actieve bijdrage aan de verdere professionalisering en ontwikkeling van onze organisatie. Denk hierbij aan een efficiëntere manier van werken en het verbeteren van de dienstverlening. Je bent sterk op het gebied van processen en hebt een brede organisatorische blik, onder meer door je analytische kwaliteiten. Daarnaast heb je affiniteit en ervaring met inkoopprocessen, waarop je toezicht houdt. Je neemt de operationele kant van de geldstromen in de organisatie voor je rekening. Hieronder vallen onder meer het toetsen, tracken en autoriseren van de inkoopopdrachten.

Verder behoren tot je taken:

  • Het onderhouden van het archief in de samenwerkingsruimte;
  • Het voorbereiden van vergaderingen op het vlak van onder meer het regelen van ruimte en gewenste catering;
  • Het plannen van vergaderdata in overleg met de secretariaten van de publieke en private partners van NLWorks;
  • Het completeren van vergaderstukken, inclusief het onder de aandacht brengen van bijzondere aandachtspunten;
  • Het bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken en genomen besluiten.

Functie-eisen

  • Je hebt mbo+-niveau.
  • Je hebt werkervaring in een administratieve functie op het vlak van projectondersteuning of managementondersteuning, waarbij je gewend bent meerdere ballen in de lucht te houden.
  • Je bent vaardig met complexere administratieve systemen en software en kunt goed uit de voeten met Microsoft Office-programma’s als SharePoint, Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
  • Je hebt ervaring met financieel beheer, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie zoals RVO.
  • Je beheerst zowel schriftelijk als mondeling de Nederlandse en Engelse taal goed.
  • Je bent gewend om zelfstandig, geconcentreerd, nauwgezet en onder tijdsdruk te werken.
  • Je bent een klantgerichte en integere teamspeler, die het geen probleem vindt om incidenteel ook buiten kantooruren bij te springen.
  • Je bent sterk in het plannen en organiseren van de werkzaamheden en je bent proactief, wat zich onder meer uit in een goede voortgangscontrole.
  • Je bent organisatiesensitief en je wilt jezelf altijd verder ontwikkelen.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Maand­salaris Min €2.405 Max. €3.135 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
  • Contract­duur 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week 24
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

Na de sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar. Wij verzoeken je om die reden de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Medio 2017 is NLWorks gestart als publiek-private uitvoeringsorganisatie gericht op het ontwikkelen van grote ambitieuze internationale programma’s. Dit samen met consortia van bedrijven, overheden en kennisinstellingen. NLWorks is een zelfstandige publiek-private eenheid en juridisch bij Rijksdienst voor Ondernemend Nederland ondergebracht. We zijn een jonge organisatie met zo’n tien ambitieuze medewerkers. Zij werken gezamenlijk aan vernieuwende aanpak om daarmee concrete resultaten voor BV Nederland te behalen. De aard van ons werk zorgt ervoor dat de teamleden veel op pad zijn, in en buiten Nederland. Met de Malietoren als thuisbasis ben jij als  officemanager het ankerpunt.

Met mandaat van de ministeries van Buitenlandse Zaken en Economische Zaken en Klimaat en de werkgeversorganisaties VNO-NCW en MKB-Nederland schakelt met NLWorks op hoog nationaal en internationaal niveau. Dit om voor Nederlandse bedrijven in consortiumverband marktkansen in nieuwe groeimarkten te ontwikkelen. Ons doel is om samen met deze consortia ideeën om te zetten naar kansen. Door middel van businesscases moeten deze kansen uiteindelijk een positieve impact hebben op de maatschappij en economie. Dit vraagt om een actieve bijdrage van iedereen in ons team en van vele partners daarbuiten. Als  officemanager ben jij een belangrijke schakel, zowel procesmatig als organisatorisch.

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)

Een duurzame, economisch sterke samenleving: daar werken we aan bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Met nationale en internationale programma’s, van de energietransitie en voedselproductie tot ontwikkelingsprojecten in Afrika. Dit doen we met voorlichting, advies, financiering, subsidies en hulp bij het vinden van zaken- of kennispartners. Met slim organiseren en maximaal gebruik van digitale communicatie zorgen we voor een soepele en optimale dienstverlening. Door elkaar op te zoeken en verbindingen te leggen bieden we nieuwe inzichten en mogelijkheden. Voor en achter de schermen zetten 4.500 mensen zich in voor een economisch sterk, innovatief en duurzaam Nederland, op verschillende vestigingen in Nederland.

Onze adviseurs weten als geen ander wat er nodig is om ondernemende Nederlanders vooruit te helpen. Beoordelaars nemen subsidie- en andere verzoeken onder de loep en helpen de aanvragers om nieuwe stappen te zetten. Inkopers benutten de inkoopkracht van de Rijksoverheid, ook om maatschappelijke doelen te bereiken. De medewerkers van de frontoffice staan iedereen te woord die vragen heeft. Functioneel beheerders ontwikkelen en onderhouden digitale loketten. Projectmanagers onderzoeken wat de mogelijkheden van big data zijn. Juristen zorgen dat we ons houden aan wet- en regelgeving. En communicatieadviseurs ontwikkelen toegankelijke websites voor voorlichting en advies.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Mevrouw Karin Bax, Manager

06-10913985

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Programma medewerker Internationaal Financieren (DGGF/DTIF)

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Reageren voor 17 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Adviseur Werkvoorbereiding

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)
  • Stand­plaats Groningen
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Reageren voor 7 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Senior adviseur CIO

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 13
  • Reageren voor 17 augustus
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)