• Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 1 jaar
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €2.471 - €3.617
  • Niveau Bachelor - HBO, MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 7 februari
  • Vacaturenummer KIESRAAD/2022/01
  • Plaatsingsdatum 13 januari 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Verkiezingen en kiesrecht zijn belangrijke pijlers van onze democratie. De Kiesraad maakt zich sterk voor een goed verkiezingsproces en betrouwbare verkiezingsuitslagen. De Kiesraad stelt uitslagen vast van landelijke verkiezingen en is onafhankelijk adviesorgaan én kenniscentrum op het gebied van kiesrecht en het verkiezingsproces. Naast de reguliere werkzaamheden is de Kiesraad als organisatie in transitie richting verkiezingsautoriteit. De Kiesraad krijgt daarmee meer richtinggevende en beoordelende taken en bevoegdheden in de keten van uitslagvaststelling en een grotere rol bij de inzet van digitale middelen in het verkiezingsproces.

Ben jij een enthousiaste en pro-actieve officemanager die kan zorgen dat onze organisatorische kernprocessen goed lopen? Draag jij met jouw ervaring graag bij aan de verdere ontwikkeling van onze groeiende organisatie? Dan is deze veelzijdige functie wellicht iets voor jou!

De officemanager is in samenwerking met de administratief medewerker, verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van (het bureau van) de Kiesraad en voor de uitvoerende werkzaamheden op het terrein van bedrijfsvoering en personeelszaken. De officemanager vervult een spilfunctie binnen de organisatie en zorgt voor structuur en overzicht in de administratieve ondersteuning. Vanuit je functie draag je op dat front zorg voor de dagelijkse continuïteit binnen het bureau van de Kiesraad, voer je vanuit je ervaring waar nodig verbeteringen door en zorg je ook voor borging van de kennis.

De officemanager is verantwoordelijk voor:
Secretariële en administratieve ondersteuning

  • Agendabeheer secretaris-directeur, plaatsvervangend secretaris-directeur en voorzitter
  • Dagelijkse werkverdeling officemanagement
  • Inplannen en voorbereiden overleggen
  • Werkstromen in Digidoc
  • Administratieve zaken Kiesraadvergaderingen
  • Beheer Digidoc
  • Beheer mailboxen en telefonie
  • Verslaglegging van bepaalde overleggen
  • Relatiebestand
  • Ondersteuning bij organisatie verkiezingen, symposia en bijeenkomsten

Personeelsgerelateerde zaken

  • Ondersteuning werving- en selectietrajecten medewerkers, voorzitter en leden, stagiair(e)s (uitgezonderd inhuur).
  • Acties in- en uit diensttreding, beëdigingen, jubilea, eindejaarsgeschenk e.d.
  • Voorbereiden, instrueren en begeleiden nieuwe medewerkers
  • HR-ondersteuner in P-direkt. (o.a. ziek- en herstelmeldingen)
  • Rapportages genereren t.b.v. staf (ziek- en betermeldingen, verlof, Poortwachtersverslag, ziekte na ontslag)
  • Beheer en mutaties in ‘PMS’ (Personen Management Systeem).
  • Organisatie BHV

Huisvesting, financiën en automatisering

  • Afhandeling facilitaire meldingen en verzoeken
  • Inkoop en beheer drukwerkInkoop en beheer (representatie)geschenken
  • Administratie hard- en software
  • Toegang en toegangspassen kantoor
  • Interne verhuizingen
  • Voorzieningen thuiswerken
  • Ondersteuning invullen en afhandelen declaraties
  • Ondersteuning facturering (aanlevering behoeftestellingen, offertes, contracten e.d.)

Ook is de officemanager:

  • Lid van het bedrijfsvoeringsoverleg
  • Contactpersoon voor automatisering
  • Lid van het informatiebeveiligingsoverleg

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De Stafafdeling van het bureau van de Kiesraad omvat alle bedrijfsvoerings- en communicatietaken en de daarbij behorende functies. De afdeling valt onder de secretaris-directeur.

Kiesraad

De Kiesraad is een onafhankelijk adviesorgaan van de regering en de Staten-Generaal op het terrein van kiesrecht en verkiezingen. De Kiesraad treedt op basis van de huidige wetgeving op als centraal stembureau en stelt de uitslag vast van de verkiezingen voor de Eerste en Tweede Kamer en voor de Nederlandse leden van het Europees Parlement. Verder is de Kiesraad kenniscentrum voor burgers, gemeenten, provincies en waterschappen, politieke partijen en media. De Kiesraad bestaat uit zeven leden en wordt op dit moment ondersteund door een secretariaat (20 fte’s). De Kiesraad is momenteel in transitie tot verkiezingsautoriteit, zodat het beter in staat is te sturen op de kwaliteit van het verkiezingsproces. De Kiesraad wordt uitgebreid met het oog op nieuwe taken, o.a. op het terrein van het gebruik van digitale middelen in het verkiezingsproces. De Kiesraad is gehuisvest in Den Haag (Zurichtoren, Muzenstraat 85).

Kiesraad

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Henny Siero, senior adviseur bedrijfsvoering

070-4266266

Pamela Young, secretaris-directeur

070-4266266

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Henny Siero, senior adviseur bedrijfsvoering

070-4266266

Pamela Young, secretaris-directeur

070-4266266

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Kiesraad nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Teamleider Juridische Zaken, Kennis & Advies

Kiesraad
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 14
  • Reageren voor 7 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Senior wetgevingsjurist en wetgevingsjurist openbaar bestuur en kiesrecht

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11,schaal 12,schaal 13
  • Reageren voor 1 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Medewerker financieel beheer/Adviseur bedrijfsvoering

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 8,schaal 9
  • Reageren voor 2 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd