Wat ga je doen?

Vanuit jouw rol als MT secretaris adviseer je en ondersteun je het MT Operatie RBO. Je bereidt diverse overleggen en vergaderingen voor, zowel inhoudelijk als procesmatig. Jij bent verantwoordelijk voor het opstellen en afstemmen van de agenda, het verzamelen van relevante informatie/documenten en het opstellen van notulen. Daarbij zorg je ervoor dat iedereen goed is geïnformeerd. Je monitort afspraken, bewaakt deadlines en zet acties in gang.

Als MT secretaris voer je de regie op de verspreiding van stukken en coördineer je de opstelling van plannen en (financiële) rapportages. Hierbij lees en schrijf je waar nodig mee op de inhoud van stukken of rapportages.

Ook vervul je de rol van secretaris Afnemersberaad en sta je in direct contact met onze belangrijke afnemers.

Als MT secretaris zorg je voor verbinding en continuïteit tussen de Operatie onderling, maar ook met de andere afdelingen binnen RBL, met name Bedrijfsvoering. Daarnaast verzorg je in afstemming met de collega’s van Communicatie de interne en externe communicatie van de operatie, zoals het versturen van mededelingen en houd je correspondentie bij.

Je geeft gevraagd en ongevraagd inhoudelijk, procedureel en procesmatig advies over actuele onderwerpen en lopende zaken. Om dit te kunnen doen, zorg je ervoor dat je op de hoogte bent van wat er speelt en leg je de verbinding tussen verschillende onderwerpen. Binnen RBL zijn er naast deze functie, ook nog een MT Secretaris RBO/IPKD en een Directiesecretaris RBL die de organisatie ondersteunen en adviseren bij hun opgave. Een goede samenwerking met deze functiehouders is essentieel.

De MT secretaris biedt ondersteuning bij het ontwikkelen en implementeren van beleid, waaronder het verzamelen van informatie, het analyseren van gegevens en het bijdragen aan het opstellen van rapporten aangaande de operatie.

Tot slot zijn er binnen de operatie RBO (kleinere) projecten waar je een rol in kan vervullen en jouw kwaliteiten ten aanzien van coördineren en helicopterview in kan zetten.

Je werkzaamheden op een rij

• (Beleids-)ondersteuning aan de RBO Manager Operatie in het bijzonder;
• Schrijven van (beleids)stukken, adviezen, rapportages, verslagen, etc.;
• Afnemersberaad voorbereiden zowel qua inhoud als proces i.s.m. collega’s van BV;
• Signaleren van risico’s en aandragen van maatregelen;
• Voorbereiding en verslaglegging Regiomanagement RBO en overige relevante overleggen inclusief bewaking van de voortgang;
• Bewaken en uitvoeren van de informatievoorziening conform de aanwijzingen vanuit informatiehuishouding Rijksoverheid en AVG-regelgeving in samenwerking met de adviseur Bedrijfsvoering;
• Inhoudelijk klankbord/vraagbaak voor MT leden;
• Bijdragen aan het meerjarig cultuurprogramma RBL;
• Bijdragen aan de periodieke Projectportfolioboard waarin diverse projecten en programma’s van RBL worden aangestuurd en gemonitord.