Medior Medewerker Beheer

Ministerie van Defensie

  • Stand­plaats Rijswijk
  • Contractduur Tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstelling
  • Uren per week 38
  • Maand­salaris €2.394 - €3.221
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 8 februari Nog 8 dagen
  • Vacaturenummer 537692
  • Plaatsingsdatum 13 januari 2023
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling

Functie­omschrijving

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?

Word Medior medewerker beheer bij Defensie!

Naast 41.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo’n 20.000 burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie dan is dit jouw kans!
Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk.

Wat ga je doen?

Je gaat je op meerdere, interessante vlakken bezig houden met zowel analoog- als digitaal archief binnen de afdeling Semi-Statisch Informatiebeheer (SIB), Team Beheer.

  1. Beheer
  2. Verstrekken informatie
  3. Overdrachten aan Nationaal Archief
  4. Vernietiging

Beheer
Dit wordt een van jouw veelomvattende, verantwoordelijke taken.
Je gaat er onder andere voor zorgen dat vanuit de organisatie aangeleverde archieven compleet, op orde en toegankelijk worden opgenomen in onze depots. Hiervoor voer je controles uit op de compleetheid, benaming en kwaliteit van het aangeleverde materiaal. Je gaat de metadata van het materiaal vastleggen in een plaatsingssysteem om daarmee de vindbaarheid te borgen. Je gaat dit plaatsingssysteem up to date houden wanneer er in het fysieke- of digitale archief iets verandert door bijvoorbeeld interne verplaatsingen, overdracht aan het Nationaal Archief en/of vernietiging.
Ook zal je zorgdragen dat de inhoud van digitale, externe gegevensdragers veilig wordt gesteld door het kopiëren van gegevens naar servers en/of andere gegevensdragers.

Verstrekken informatie
Er worden zowel interne- als externe informatieverzoeken gedaan. In beide gevallen worden de aanvragers door ons als klanten gezien en zo behandeld.
Je controleert of de aanvragen aan de gestelde wet en regelgeving (o.a. AVG) voldoen.
Om de informatieverzoeken te beantwoorden, ga je het fysieke archief en diverse digitale applicaties raadplegen om de aanvragen zo compleet mogelijk te kunnen beantwoorden.
Je gaat digitale documenten uitprinten en/of analoge documenten kopiëren ter verzending van kopie-dossiers aan externe klanten en/of op gemeenschappelijke schijf klaarzetten van digitale- en gedigitaliseerde dossier(onderdelen) voor interne aanvragers, maar ook het aanleveren en opbergen van laptops en externe schijven voor het Team Onderzoek en Toezicht.
Daarnaast houdt je diverse administraties bij, waaronder die van uitlening, rappellering, (aangetekende) verzending en vastlegging van productiegegevens ten behoeve van managementrapportages.

Overdracht aan Nationaal Archief
Team Bewerken stelt vast welke archiefonderdelen in aanmerking komen voor overdracht aan het Nationaal Archief (NA) en bewerkt deze delen conform de wensen en eisen van het NA.
Na afronding van de bewerking vindt een materiële toets plaats.
Jij bent samen met jouw collega’s verantwoordelijk voor onder andere de plaatsingsadministratie vooraf aan de overdracht en nadat het betreffende archief daadwerkelijk is overgebracht.

Vernietiging
Team Bewerken stelt vast welke archiefonderdelen voor vernietiging in aanmerking zijn gekomen en geven dit aan jou en jouw collega’s door. Jij stelt een Verklaring van Vernietiging op, welke je aan Team Onderzoek en Toezicht aanbiedt ter controle. Na goedkeuring, geef jij aanwijzingen aan collega’s die het materiaal uit de stelling lichten en in bigbags plaatsen.
Al deze handelingen en tussenhandelingen administreer je onder andere in het plaatsingsbestand.
Na het afvoeren handel je de vernietiging administratief af.

Wat en wie zoeken we?

We zoeken iemand die multi-inzetbaar is, van afwisseling houdt en van aanpakken weet. We zoeken een collega die snel kan schakelen, die openstaat voor onverwachte veranderingen en zich daarop aanpast.
Een collega die vriendelijk en representatief in de omgang is met collega’s en klanten. Iemand die samenwerkt binnen het team en bij individuele acties rekening houdt met de gevolgen voor het eigen team en andere teams. Je bent iemand die goed kan werken volgens geldende instructies en regels en let op details.
Jij bent diegene die weet wat ie doet en met enthousiasme bij ons aan de slag gaat.

Wat vragen we?

  • Flexibiliteit
  • Integriteit
  • Samenwerken
  • Klantgerichtheid
  • Nauwkeurigheid

Kennis/Opleidingseisen:
MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur afgeronde opleiding of een vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring.

  • Salaris­niveau schaal 6
  • Salaris­omschrijving

    Het salaris voor deze functie ligt tussen de € 2.394,- en de € 3.221,- bruto per maand (schaal 6). Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Inschaling is op basis van kennis en ervaring.

  • Maand­salaris Min €2.394 Max. €3.221 (bruto)
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
  • Contract­duur Tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstelling
  • Maximaal aantal uren per week 38

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering. Naast een pensioenregeling bij het ABP-ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een ov-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

  • Jouw cv en motivatiebrief moeten uiterlijk 8-5-2022 bij ons binnen te zijn.
  • Selectiegesprekken zullen vooralsnog plaatsvinden in de week van 13 februari 2023. Mochten hier wijzigingen in optreden in verband met COVID-19, dan kijken we welke alternatieven mogelijk zijn. Wellicht vinden de gesprekken plaats via digitale communicatie (MS-teams).
  • Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur. Als eerste zal de interne selectieronde gehouden worden.
  • Aantal uren per week 38, aan te passen naar 36 of 40 voor een voltijd functie.
  • Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
  • Voor externe kandidaten geldt, je bent bereid om de eed of belofte voor burgermedewerkers van Defensie af te leggen.
  • Voor externe kandidaten geldt, je hebt een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Dit is een vergunning die vreemdelingen van buiten de EU, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland het recht geeft om in Nederland te verblijven en te werken voor een periode langer dan drie maanden. Een vergunning is niet nodig voor werknemers uit landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en uit Zwitserland. Voor deze landen geldt een vrij verkeer van werknemers.
  • Defensie is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, Verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Meer over jouw toekomstige afdeling

Defensie Materieel Organisatie
De DMO ondersteunt de verschillende krijgsmachtonderdelen bij de aan- en verkoop van materiaal, instandhouding, logistiek en IT-dienstverlening. Denk daarbij aan aanschaf en instandhouding van onderzeeboten, vliegtuigen en landvoertuigen, maar ook het aanleveren van brandstof, munitie en kleding.

Waar ga je werken?

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de afdeling Informatiebeheer, organisatorisch ondergebracht binnen het Joint IV Commando (JIVC) van de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Informatiebeheer
De afdeling Informatiebeheer (IB) ontzorgt de defensieonderdelen met het beheren van hun informatiehuishouding. IB is belast, met uitsluiting van anderen en onder de verantwoordelijkheid van de Defensieonderdelen, met de Documentaire informatie (DI) processen voorbereiden, documenteren, leveren en verwijderen. Daarnaast is IB belast met het logistieke beheer van alle documentatie binnen Defensie, alle werkzaamheden en activiteiten rondom documentatie en het beheer van alle uitgavenbudgetten voor documentatie. IB vervult de rol van procesmodelhouder (PMH) op het gebied van informatiebeheer/documentaire informatie.

Standplaats is Rijswijk

Defensie Materieel Organisatie

Ministerie van Defensie

Over Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 61.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen.

Voor Defensie is het helder: gelijke kansen voor iedereen en een open organisatie waar mensen zich prettig en veilig voelen. We zijn ervan overtuigd dat we met een inclusieve organisatie onze taak, Beschermen wat ons dierbaar is, het beste kunnen uitvoeren en voorbereid zijn op ontwikkelingen in maatschappij en de wereld. Als het gaat om de afkomst, geloofsovertuiging, sekse of gender van onze militairen en burgermedewerkers willen we zoveel mogelijk een afspiegeling zijn van ons veelzijdige land.

Ministerie van Defensie

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Solliciteren?

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Frequentiespectrum Engineer

Ministerie van Defensie
  • Stand­plaats Stroe
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Reageren voor 1 april
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Helpdeskmedewerker ICT

Ministerie van Defensie, Defensie Materieel Organisatie
  • Stand­plaats Huis ter Heide
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Reageren voor 1 juli
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Junior medewerker Dynamisch Informatiebeheer

Ministerie van Defensie
  • Stand­plaats Utrecht
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 5
  • Reageren voor 8 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd