• Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur Één jaar
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €2.623 - €3.546
  • Niveau HBO bachelor, MBO - 4
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 19 april Nog 6 dagen
  • Vacaturenummer CIBG 2021 - 17
  • Plaatsingsdatum 2 april 2021
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Functie­omschrijving

Als medewerker supportoffice kun je ingezet worden om de administratie te verzorgen rondom het portfoliomanagement, inkoop van ICT-middelen en diensten, het secretarieel werk rondom tactische en strategische overleggen en voor bestellingen van kantoorautomatiseringsmiddelen (accounts, tokens, laptops, beeldschermen, et cetera) bij de ICT-dienstverlener van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. In overleg met collega-supportoffice worden deze taken evenredig verdeeld. Middels deze vacature zijn we op zoek naar een collega waar het accent ligt op de administratieve en secretariële ondersteuning.

Je bent in staat om het managementteam van de i-afdelingen te ondersteunen bij algemeen administratief werk en het secretarieel werk rondom tactische en strategische overleggen binnen het CIBG en met leveranciers. In deze rol zorg je voor de inventarisatie van agendaonderwerpen, het verspreiden van de agenda, het maken van notulen/gespreksverslagen en het bijhouden van actie- en besluitenlijsten.

Je bent in staat om de administratie rondom inkoop tot in de puntjes te verzorgen. De administratie rondom ICT-inkoop vindt plaats in het systeem TOPdesk. Als medewerker supportoffice ondersteun je de applicatiemanagers of het management van de i-afdelingen bij het opstarten van inkooporders. Je zorgt ervoor dat alle formulieren correct zijn ingevuld en ondertekend door de controller en het management van het CIBG. Waarna deze kunnen worden aangeboden aan de afdeling Inkoop van het CIBG. Nadat de inkoop is afgerond zorg je ervoor dat het inkoopdossier volledig verwerkt is in het systeem TOPdesk en administreer je ook de afgesloten overeenkomst in TOPdesk.

Naast de administraties kan ook een beroep op jou worden gedaan om te ondersteuning te leveren op de administratie rondom het portfoliomanagement en het bestellen van kantoorautomatiseringsmiddelen.

Taken:
Secretaris van tactische en strategische overleggen:

  • Inplannen van de afspraken, eventueel in samenwerking met het secretariaat van het CIBG.
  • Verzamelen en actief uitvragen van agendaonderwerpen.
  • Opstellen van de agenda voor het overleg en zorgdragen dat de juiste stukken worden verspreid samen met de agenda voor het overleg.
  • Maken van notulen/verslagen inclusief het bijhouden van de actie en besluitenlijst van de strategisch overleggen.

Administratie inkoop:

  • Opstarten van inkoopaanvragen door inkoopformulieren in te vullen.
  • Ingevulde inkoopformulieren laten aanvullen en controleren door de applicatiemanager.
  • Ophalen van benodigde handtekeningen/goedkeuring op de inkoopformulieren.
  • Goedgekeurde inkoopformulieren verzenden naar de afdeling Inkoop.
  • Administratie rondom inkoop verwerken in het systeem TOPdesk.
  • Administratie rondom contracten verwerken in het systeem TOPdesk.

Kantoorautomatisering:

  • Bestellen van kantoorautomatiseringsmiddelen voor medewerkers van het CIBG.
  • Proactief bewaken van de bestellingen.
  • Uitreiken van middelen die niet rechtstreeks verstrekt worden door de ICT-leverancier.
  • Bij uitdiensttreding ervoor zorgen dat alle middelen worden ingeleverd en accounts worden ingetrokken.

Administratie portfoliomanagement:

  • Administreren van wijzigingen op de CIBG-roadmap.
  • Actief navragen wat de status is van de roadmap-items bij de actiehouders.
  • Periodiek gesprekken voeren met actiehouders, samen met de portfoliomanager over de status van de roadmap-items.
  • Doorvoeren van verbeteringen op de CIBG-roadmap.
  • Samen met de portfoliomanager rapportages opstellen over de CIBG-roadmap.

Functie-eisen

  • Je beschikt over een mbo-/hbo-werk- en –denkniveau.
  • Je bent een kei in het plannen en organiseren van afspraken.
  • Je hebt secretariële ervaring en ook ruime ervaring met het maken van gespreksverslagen.
  • Je doet verbeter- en procesvoorstellen en weet dit zowel mondeling als schriftelijk goed te verwoorden.
  • Je hebt affiniteit met administratief werk.
  • Je bent flexibel.
  • Je staat stevig in je schoenen en je beschikt over een gezonde dosis humor.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 8
  • Salaris­omschrijving

    De functie is gewaardeerd op schaal 8, afhankelijk van kennis en ervaring, wat neerkomt op maximaal € 3.546,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband (36 uur), exclusief vakantiegeld en de eindejaarsuitkering.

  • Maand­salaris Min €2.623 Max. €3.546 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
  • Contract­duur Één jaar
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

Ben je al in vaste dienst van het Rijk, dan is detachering mogelijk.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De afdeling Applicatie- en Servicemanagement houdt voor alle CIBG-producten de systemen in stand en verzorgt de doorontwikkeling en vernieuwing ervan. Die systemen variëren van websites tot koppelingen met ketenpartners. Het primaire proces van het CIBG is onlosmakelijk verbonden met ICT – als de systemen niet werken, kan dit niet alleen impact hebben op het primaire proces van CIBG, maar zelfs daar buiten.

We streven naar een inclusief en divers team zowel wat betreft (culturele) achtergrond als persoonlijke opvattingen en levensstijl.

CIBG

Het CIBG is een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en biedt burgers, professionals en organisaties transparante en betrouwbare data en informatie in zorg en welzijn. We richten ons primair op het beleidsterrein van VWS, maar werken ook voor andere ministeries.

Wie is wie, wie kan wat en wie mag wat? Het CIBG geeft inzicht. Dit doen we onder andere via registers en knooppunten. We zorgen ervoor dat burgers, professionals en organisaties zo veel mogelijk zelf kunnen regelen wanneer zij onze data en informatie nodig hebben of zelf gegevens bij ons willen aanleveren. Onze gegevens zijn juist, actueel, veilig en beschermd en zeven dagen per week 24 uur toegankelijk.

Onze opdrachtgevers kunnen erop rekenen dat wij hun wensen vertalen in een klantgericht systeem. Wij bieden integrale dienstverlening. Dat betekent dat we niet alleen een beleidsvraag in een uitvoeringsproject vertalen, maar daarbij ook juridisch advies en communicatieadvies leveren, het klantcontact verzorgen en de ervaringen en vragen van onze klanten analyseren en delen met onze opdrachtgevers. Zo zijn wij de verbindende schakel tussen overheid en samenleving.

Onze circa vierhonderd medewerkers zijn ons kapitaal. Zij vervullen een cruciale rol in onze dienstverlening in zorg en welzijn naar opdrachtgevers en gebruikers. Het CIBG werkt graag met professionele medewerkers. Als werkgever zorgt het CIBG voor een uitdagende, plezierige en gezonde werkomgeving. Kijk voor meer informatie over ons op www.cibg.nl.

Het CIBG is een werkgever voor mensen die zich thuis voelen in een flexibele en uitdagende organisatie. Diversiteit en inclusie is één van onze speerpunten! We streven naar een inclusieve cultuur waarin we diversiteit omarmen. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt ─ niet ondanks maar dankzij de verschillen. Wij waarderen de diversiteit van onze mensen, in (culturele) achtergronden en aandachtsgebieden. Simpelweg omdat het tot de mooiste oplossingen leidt. Wij vinden iedereen uniek en waarderen een ieders mening en inbreng; dit zie je in alles wat we doen en zo ook in hoe we met elkaar samenwerken. Vanuit dit perspectief nodigen we dan ook heel graag iedereen die zich hiertoe aangesproken voelt uit om bij ons te solliciteren.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

De heer M.V. Biharie

06-29252547

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Mevrouw D.R.L. Amatdawoed

06-25173522

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Applicatiebeheerder

CIBG
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 9
  • Reageren voor 19 april
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Applicatiemanager

CIBG
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 19 april
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Registratiemedewerker

CIBG
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 24
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Reageren voor 15 april
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd