Medewerker planning en rapportage

Ministerie van Buitenlandse Zaken

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 7 jaar
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.683 - €4.313
  • Niveau Bachelor - HBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel, Facilitair / dienstverlening, Personeel en organisatie
  • Reageren voor 17 november Nog 5 dagen
  • Vacaturenummer 63360696
  • Plaatsingsdatum 2 november 2019
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling voor de duur van project / traject / werkzaamheden

Functie­omschrijving

De directie Consulaire Zaken en Visumbeleid is de stem en oren van het ministerie van Buitenlandse Zaken en heeft het leukste contactcenter van heel de overheid. Daar ga jij aan de slag als medewerker planning en rapportage. Jij plant onze voorlichters in en bent het aanspreekpunt voor de roosters. Je stelt rapportages op, ondersteunt het management bij de implementatie van een nieuwe roostertool en stelt procesverbeteringen voor. Kortom, een leuk, afwisselend én verantwoordelijk takenpakket.

Binnen het 24/7-contactcenter van het ministerie van Buitenlandse Zaken ben jij een echte workforcemanagementspecialist. Jij bent verantwoordelijk voor het plannen van tachtig voorlichters in een omgeving die 24 uur per dag en zeven dagen per week ‘in de lucht’ is. Je doel? Om de collega’s zo effectief mogelijk in te zetten zodat ze onze doelstellingen kunnen behalen. Daarbij ben jij het aanspreekpunt voor de roosters en de personeelsplanning.

Je maakt een forecast op korte, middellange en lange termijn en een capaciteitsplanning, en je roostert medewerkers efficiënt en effectief in. Daarnaast stel je rapportages op over servicelevels en andere relevante KPI’s en denk je mee met en ondersteun je het management bij de implementatie van een nieuwe roostertool. Tot slot analyseer en presenteer je data aan het management en stel je procesverbeteringen voor.

Functie-eisen

  • Je hebt hbo-niveau.
  • Je hebt minimaal drie jaar werkervaring met workforcemanagement in een klantenserviceomgeving waarbij je forecastmodellen en capaciteitsplanningen hebt opgezet en bijgehouden; verschillende kanalen (telefonie, e-mail en social media) hebt gepland; en roosters, rapportages, dagsturingen en analyses hebt gemaakt.
  • Je kunt goed plannen, organiseren en analyseren; en je hebt oog voor zowel het detail als voor het grotere geheel.
  • Je kunt kritisch en zelfsturend te werk gaan.
  • Je hebt goede kennis van en ervaring met Excel.
  • Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en werkt graag met andere mensen samen.
  • Je bent je bewust van de belangen die in je omgeving spelen en de wens van de klant en kunt daar op de juiste manier op inspelen.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 10
  • Salaris­omschrijving

    Je salaris is afhankelijk van je kennis en ervaring. Detachering behoort tot de mogelijkheden.

  • Maand­salaris Min €2.683 Max. €4.313 (bruto)
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling voor de duur van project / traject / werkzaamheden
  • Contract­duur 7 jaar
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering, de zogeheten dertiende maand. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 60% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer. Bovendien kun je je arbeidsvoorwaardenpakket deels zelf samenstellen.

Bijzonderheden

  • Je kunt uitsluitend solliciteren via de button ’direct solliciteren'.
  • De selectieprocedure bestaat uit de briefselectie, selectiegesprekken en een assessment. Na iedere fase bepalen we welke kandidaten we toelaten tot de volgende ronde van de selectieprocedure.
  • Selectiegesprekken vinden plaats in november 2019.
  • Het ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We nodigen je uit om in je motivatie aan te geven op welke wijze je daaraan bijdraagt.

Meer over de functiegroep Medewerker Advisering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

In het leukste contactcenter van de overheid beantwoorden wij klantvragen binnen het consulaire terrein. Deze vragen gaan over paspoorten en visa maar kunnen ook eerstelijnsvragen over consulaire bijstand, legalisaties, reisadviezen of nationaliteitenkwesties zijn. Daarnaast zijn we hard op weg om de frontoffice buitenland te worden, zodat we de circa één miljoen Nederlanders in het buitenland met vragen aan de Nederlandse overheid kunnen helpen. We zijn een jonge organisatie en willen het beste en meest innovatieve contactcenter binnen de overheid worden. Veel is in beweging en we streven er actief naar om het iedere dag weer een beetje beter te doen.

Onze bijna 120 collega’s helpen 24/7 onze klanten, waar ook ter wereld. Via de kanalen telefoon, mail, WhatsApp en via de website www.nederlandwereldwijd.nl staan we klaar. Wij maken onderdeel uit van de directie Consulaire Zaken en Visumbeleid en zijn de stem en oren van Buitenlandse Zaken.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingssamenwerking, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, kennis en competenties.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Gideon Lansink, Teammanager 24/7 Contactcenter

+31703487757

Daniël Timmermans, Hoofd DCV/CC

+31652503983

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Beleidsmedewerker economische advisering en beleidsontwikkeling

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 1 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling voor de duur van project / traject / werkzaamheden

Beleidsmedewerker afdeling Coördinatie Productie en Kwaliteit

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 17 november
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling voor de duur van project / traject / werkzaamheden

Senior beleidsmedewerker economische advisering en beleidsontwikkeling

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 1 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling voor de duur van project / traject / werkzaamheden