Als medewerker DIV ben je samen met je collega’s verantwoordelijk voor de documentaire informatievoorziening binnen gemeente Renswoude. Je brengt in kaart welke informatiestromen er zijn, beheert en coördineert deze en adviseert hierover aan collega’s. Je vindt het leuk om de digitale kant van DIV te beheren, maar je weet ook dat hier een kwalitatieve archiefwaardige basis aan ten grondslag ligt. Ondertussen weet je ook je weg in het papieren archief en neemt zoekvragen van collega’s in behandeling. Door de kleine schaal van de gemeente is er veel ruimte voor eigen inbreng en ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan werkzaamheden. Je stemt informatievraagstukken af met andere informatiespecialisten.

Functie informatie

• Je verzorgt ingekomen en uitgaande post.
• Je overziet welke informatiestromen er zijn, beheert en coördineert deze en schat in welke impact deze hebben op veranderingen.
• Je onderhoudt het archief (inventariseren, opschonen, vernietigen, overdragen).
• Je bent verantwoordelijk voor het kwaliteitssysteem.
• Je beschrijft de procedures rondom het informatiebeleidsplan (digitalisering, registratie, dossiervorming en archivering).
• Je adviseert het MT over verschillende informatiestromen en bespreekt waar nodig zaken met collega’s.
• Als functioneel beheerder draag je zorg voor het zaaksysteem Djuma en zorg je voor de doorontwikkeling van de functionaliteiten en de zaaktypen.
• Je beheert de zaaktypen voor Djuma door het inrichten van de I-navigator.
• Je controleert of zaken goed in Djuma worden gezet passende bij de wettelijke eisen.
• Je houdt ontwikkelingen bij en adviseert bij inrichting en invoering van o.a. e-depot, duurzame bewaring en tijdige vernietiging.
• Je onderhoudt contact met buurgemeenten, consultants en leveranciers.
• Je onderhoudt contact met de toezichthouder en stelt toezichtinformatie op.
• Je neemt deel aan interne en externe informatieoverleggen.