De Penitentiaire Inrichting (PI) Grave staat voor een veilige, persoonsgerichte en menswaardige detentie en werkt samen met haar ketenpartners en gedetineerden aan een succesvolle re-integratie in de samenleving. Als waardevolle managementondersteuner zorg jij er mede voor dat de directie in deze missie slaagt. Je biedt secretariële ondersteuning ten behoeve van directie. Interesse gewekt, lees dan gauw verder!

De afdeling Algemene Zaken levert ondersteunende dienstverlening aan verschillende dienstvakken binnen PI Grave. De afdeling bestaat uit diverse adviseurs bedrijfsvoering, planners en managementondersteuners.

Voor interne medewerkers en externe partijen ben jij het eerste aanspreekpunt en dus het visitekaartje op het gebied van uiteenlopende aangelegenheden van de directie. Je fungeert als vraagbaak c.q. frontoffice. Je beoordeelt binnengekomen stukken en andere informatie en geleid deze (indien nodig) door naar middenkader, andere disciplines en directie. Hierbij kijk je ook naar welke binnengekomen berichten en afspraken prioriteit hebben, waarbij je de planning en de samenhang van informatie ook in de gaten houdt. Tevens verzorg je de uitgaande stukken. Je verzamelt, ordent en bewerkt cijfermatige en andere administratieve gegevens, en stelt gegevensoverzichten op.

Je stelt (op globale aanwijzingen) brieven, besluiten en nota’s op, organiseert vergaderingen en bereid deze of andere (interne/ externe) bijeenkomsten voor. Verder verzamel je de stukken, die nodig zijn voor een vergadering. Tijdens vergaderingen en bijeenkomsten fungeer je als notulist: jij zorgt ervoor dat alles wordt vastgelegd in de vorm van notulen en actielijst. Daarnaast beheer je de agenda van de directie en zie je erop toe dat afspraken worden nagekomen en constateer je eventuele knelpunten in de agenda’s van directieleden. Ook ontvang en begeleid je de bezoekers van de directie.

Je verleent administratieve en organisatorische ondersteuning van algemene aard en zet noodzakelijke acties / vragen uit bij derden. Tot slot verzorg je (interne) bestellingen.