Medewerker administratieve organisatie

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat, directie Bedrijfsvoering

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 1 jaar
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €2.805 - €3.963
  • Niveau Bachelor - HBO
  • Vakgebied Financieel / economisch, ICT, Facilitair / dienstverlening
  • Reageren voor 30 maart Nog 1 dag
  • Vacaturenummer DB_20191209_9
  • Plaatsingsdatum 16 maart 2020
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Functie­omschrijving

Jij komt bij het cluster Administratieve Organisatie en Kwaliteit in Den Haag terecht als onze nieuwe tijdelijke collega. Het project ‘Naar een administratieve organisatie (AO) voor iedereen’ is in een volgende fase beland. Dit betekent dat alle processen in de nieuwe tool ingevoerd en beschreven moeten worden. Jij bent dan ook iemand die secuur en zelfstandig deze werkzaamheden uitvoert, in afstemming met de AO-expert en proceseigenaren.

Ben jij een gedreven medewerker die blij wordt van - en ervaring heeft met - het secuur beschrijven en vastleggen van procesbeschrijvingen en heb je daarnaast affiniteit met interne controle (IC)? Ben je procesmatig ingesteld, breed inzetbaar en dus ook bereid om breder dan jouw eigen directe werkpakket taken op te pakken of mee te denken? Vind je het leuk om zowel samen als zelfstandig klussen op te pakken en zaken te verbeteren? Zoek je het bredere geheel, ben je analytisch ingesteld en houd je van puzzelen? Dan zit je bij ons helemaal op je plek.

Als medewerker administratieve organisatie ben je verantwoordelijk voor het project Nieuwe Mavim. Op een gestandaardiseerde wijze (Mavim Manager) zorg je voor het vastleggen (en deels beschrijven) van bestaande en nieuwe processen, inclusief de verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het voorwerk (inrichting en opstellen) van de structuur voor de nieuwe tool is grotendeels klaar. Nu is het de bedoeling dat alle processen op de nieuwe manier worden beschreven en vastgelegd, conform de nieuwe opzet.

Je werkt secuur en zelfstandig, in afstemming met de AO-expert. Bovendien ben je al bekend met het verschil tussen protocollen, procesbeschrijvingen en werkinstructies. Zo zet jij je in om doelen en taken SMART(er) te maken, om zo op heldere wijze verantwoording af te leggen. Bovendien heb jij de risico’s, inclusief de bijbehorende maatregelen en de kritieke succesfactoren van de directie Bedrijfsvoering, goed voor ogen.

Je levert een bijdrage aan het:

  • uitzoeken hoe ervoor gezorgd kan worden dat procesbeschrijvingen in lijn zijn met werkinstructies;
  • geven van adviezen gericht op verbetering van de AO;
  • adviseren en ondersteunen van het management, zodat AO-procedures en -richtlijnen worden nageleefd.

Daarnaast kun je worden ingezet op IC-werkzaamheden, afhankelijk van de capaciteit.

Functie-eisen

  • Je hebt een mbo 4- of bachelor hbo-opleiding voltooid, liefst in de richting van bedrijfskunde of een economische richting.
  • Je hebt een aantal jaren werkervaring en kennis van en affiniteit met bedrijfsvoering.
  • Je bent een enthousiaste, dienstverlenende, overtuigende en zelfstandig werkende collega die zich proactief en constructief opstelt.
  • Je bent flexibel en in staat om je een nieuwe werkwijze of inhoudelijke materie snel eigen te maken.
  • Je hebt affiniteit met of interesse in ICT en informatiesystemen en kunt goed met uit de voeten met Excel en databestanden.
  • Je zoekt actief naar samenwerking en communiceert met de verschillende ketenpartners om tot goede afspraken en resultaten te komen.
  • Je drukt je, zowel mondeling als schriftelijk, goed uit bij contacten van verschillend niveau.
  • Je verdiept je in de concrete situatie van de klant en onderneemt klantgerichte acties.
  • Je kunt goed analyseren en herkent de kern en de verbanden in situaties, vraagstukken en gegevens.
  • Je bent klantgericht en houdt rekening met de behoeften en belangen van de klant.
  • Je kunt samen met anderen aan een gezamenlijk doel werken.
  • Je bent omgevingsbewust en houdt rekening met relevante externe ontwikkelingen en omstandigheden.
  • Je bent goed in het volgen en controleren van de voortgang van eigen activiteiten en die van anderen en je stuurt waar nodig bij.
  • Je kunt actief aan je eigen ontwikkeling werken.
  • Je kunt goed plannen en organiseren, bepaalt een geschikte werkaanpak voor een gegeven doel of taak en regelt de uitvoering.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 9
  • Maand­salaris Min €2.805 Max. €3.963 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
  • Contract­duur 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het onderdeel Planning en Control heeft een brede kaderstellende en toezichthoudende rol en grote verantwoordelijkheden met betrekking tot het beheer en de beheersing van formatie en budgetten. Dat geldt ook voor de bijbehorende processen binnen en buiten de directie. Planning en Control is hierbij de linking pin in de contacten met Financieel-Economische Zaken, de Auditdienst en de Algemene Rekenkamer. Er zijn ook nog andere taken ondergebracht bij Planning en Control die los van de overige organisatieonderdelen en dicht bij de directeur moeten worden georganiseerd. Ook heeft Planning en Control een verbindende en ondersteunende rol in de departementale planning-en-controlcyclus als het gaat om de bedrijfsvoering. De belangrijkste taken van Planning en Control zijn:

  • De financiële controle van de materiële budgetten.
  • Control van de personele budgetten.
  • Het zorgen voor (geaggregeerde) managementinformatie voor de departementsleiding en dienstonderdelen van EZK en LNV.
  • Het inrichten en bewaken van het interne planproces bij de bedrijfsvoering.
  • De AO/IC- en kwaliteitsfunctie voor DB.
  • De coördinatie van de inkoop binnen EZK en LNV, de CDI-office.
  • Bestuursondersteuning.
  • De rol van directiesecretaris van DB.

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat, directie Bedrijfsvoering

Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking, voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker.

Directie Bedrijfsvoering
De directie Bedrijfsvoering (DB) ondersteunt de EZK- en LNV (Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit)-medewerkers bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. En biedt daarvoor noodzakelijke diensten en voorzieningen op gebieden als personeel en organisatie, informatiemanagement, facilitair en huisvesting, het beheer en de beheersing van formatie en budgetten, managementondersteuning en ondersteuning bij projecten, programma’s en (implementatie)processen. DB werkt voor EZK én LNV, met de nadruk op de kerndepartementen van deze organisaties. Buiten de bedoelde kerndepartementen volgt DB de leidraad ‘centraal wat moet, decentraal wat kan’. We stellen onze klanten centraal en stemmen de diensten en voorzieningen daarop af. Het aanbieden en uitvoeren van onze diensten en voorzieningen doen we zo efficiënt en transparant mogelijk. Duurzaamheid en innovatie spelen daarin blijvend een rol, ook bij de noodzakelijke besparingen. Waardevol Werken is hét kenmerk van DB in 2020. Dat betekent: van waarde zijn voor de klant, voor elkaar en voor de belanghebbenden buiten EZK en LNV. DB wil de medewerkers en de organisaties van EZK en LNV maximaal toerusten om hun maatschappelijke opgaves ook echt te realiseren. De kernwaarden zijn hierbij 'betrouwbaar, verbindend en vernieuwend'.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Mevrouw I. Wit-Hoornweg, Plv. Manager Planning & Control

06-21392225

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat, directie Bedrijfsvoering nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Junior Communicatieadviseur

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat en Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 9
  • Reageren voor 13 april
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Managementondersteuner

Logius
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 6
  • Reageren voor 8 april
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Juridisch medewerker

Agentschap Telecom (AT)
  • Stand­plaats Groningen
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 3 april
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd