Bij de afdeling Communicatie (ACOM) van de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV) zijn wij op zoek naar een veelzijdige en proactieve managementondersteuner. 

Als managementondersteuner van ACOM heb je een belangrijke en zichtbare rol op de afdeling. Je biedt brede ondersteuning aan het afdelingshoofd en de plaatsvervanger en aan alle andere collega’s van de afdeling. Je regelt afspraken, bijeenkomsten, dienstreizen en overleggen. Soms notuleer je ook. Je zorgt ervoor dat de documenten voor (afdeling)overleggen compleet zijn en stuurt de agenda rond. Je helpt mee bij het organiseren van bijeenkomsten en evenementen, en zorgt voor de aanmelding en ontvangst van bezoekers. Je zorgt voor een goede afhandeling van verzoeken, afspraken en sommige e-mail van je manager en medewerkers van het team communicatie. Je biedt algemene (administratieve) ondersteuning en je bent vraagbaak voor je collega’s. Daarnaast ondersteun je bij diverse personeelsaangelegenheden, zoals verzuimmeldingen, de administratieve afhandeling van werving- en selectieprocedures, het zorgen voor een soepele onboarding en aanmelden van nieuwe medewerkers en stagiaires. Je kunt ook een actieve rol spelen in de voorbereiding en uitvoering van interne en externe activiteiten. Tot slot werk je ook mee als ondersteuner tijdens een crisis in het Nationaal Kernteam Crisiscommunicatie (NKC), en bij de voorbereiding daar op. Het werk kan dan hectisch zijn en het kan nodig zijn dat je, samen met je collega’s, langer doorwerkt. Kortom, een leuk en uitdagend takenpakket waarbij je alle ballen hoog moet kunnen houden!

Je werkt nauw samen met de andere managementondersteuners van de NCTV en speciaal het Nationaal Crisis Centrum (NCC). Onderling kun je taken overnemen en fungeer je als elkaars achtervang bij verlof of ziekte. 

In de toekomst kan het mogelijk zijn dat je mee gaat lopen in de piketregeling voor facilitaire ondersteuning van het Nationaal Crisiscentrum. In dat geval zou je bijvoorbeeld eens per vier weken buiten kantoortijden en in het weekend bereikbaar en beschikbaar moeten zijn om diverse faciliteiten te activeren voor het NCC  als er sprake is van een crisis. 

We zoeken iemand die positief ingesteld is en zich makkelijk aanpast aan nieuwe situaties. Je voert je werkzaamheden uit met grote mate van zelfstandigheid en accuratesse. Maar je weet tegelijkertijd effectief en collegiaal samen te werken. Daarbij maak je actief gebruik van je netwerk binnen de organisatie. Je bent pro-actief, zichtbaar aanwezig en hebt aan een half woord genoeg om te begrijpen wat er nodig is. Je signaleert werkzaamheden die opgepakt moeten worden en neemt hierin zelfstandig initiatief. Daarbij ondersteun je collega’s waar nodig en draag je bij aan een soepele samenwerking. Je kunt processen en activiteiten ordenen, structureren en plannen. Ook kan je goed prioriteren. Je krijgt te maken met gevoelige informatie, dus het is belangrijk dat je discreet bent.

En verder: 
• Je beschikt over een MBO+ werk- en denkniveau en je bent minimaal in het bezit van een relevant MBO niveau 4-diploma.
• Ervaring als managementondersteuner of secretaresse binnen de overheid is een pré.
• Je hebt ervaring en goede kennis van (Microsoft) applicaties: Outlook, Word, Excel, Powerpoint).
• Je hebt ervaring met administratie en agendabeheer.
• Je weet goede werkrelaties op te bouwen met collega’s dichtbij, en iets verder weg.
• Je vindt het leuk om te werken tijdens een crisis, als de belangen groot zijn. Je houdt je hoofd dan koel en vindt het niet erg om een stapje extra te zetten.
• Heb je eerder een afdeling communicatie ondersteund? Dan lezen we daar graag over.
• Je kunt omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Thuiswerken is af en toe mogelijk, maar juist in deze functie is het nuttig om aanspreekbaar en dichtbij te zijn voor je manager en collega’s van de afdeling. Daarom is dagelijks werken op kantoor het uitgangspunt.

In jouw CV en motivatiebrief lezen we graag terug hoe jij past binnen het hierboven beschreven profiel.

Een veiligheidsonderzoek op niveau B maakt onderdeel uit van de aanstellingsprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.