Managementondersteuner stukkenstroom

Ministerie van Financiën

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 2 jaar
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.405 - €3.135
  • Niveau Bachelor - HBO, MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 17 augustus Nog 12 dagen
  • Vacaturenummer SG 20-43
  • Plaatsingsdatum 11 juli 2020
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Het ministerie van Financiën bewaakt de schatkist en werkt aan een financieel gezond Nederland. Voor het functioneren van het ministerie is een goedlopende stukkenstroom essentieel. En daar kom jij in het spel. Want jij bent als managementassistent in Den Haag een belangrijke speler in het verzorgen van een goede en tijdige stukkenstroom voor de minister en de staatssecretaris.

Als managementondersteuner stukkenstroom zorg je ervoor dat de stukkenstroom richting de bewindspersonen en ambtelijke top tijdig en adequaat verloopt. Nadat de meest betrokken directies en onderdelen hun akkoord hebben gegeven op de stukken, worden deze klaargemaakt voor de tas van de minister en de staatssecretarissen van Financiën. In dat laatste deel van het proces, waarin de stukken ook worden voorgelegd aan de secretaris-generaal (SG) met een advies van een van de adviseurs van de directie Bestuursondersteuning en Advies (BOA), ben jij degene die de voortgang bewaakt en de spelregels kent en toepast. Doordat je aan het einde van de lijn werkt, staat er vaak grote (tijds)druk op je werk; je bent dan ook stressbestendig en vindt werken onder druk niet erg.

Deze werkzaamheden nemen een groot deel van de middag in beslag. Daarnaast voer je samen met een collega verschillende secretariële taken uit op het secretariaat van BOA, waaronder agendabeheer, het ondersteunen van overleggen, het plannen van vergaderingen en het organiseren van bijeenkomsten.

Jouw taken

  • Je zorgt ervoor dat de stukken die op jouw verzoek bij tijdige signalering geprint worden ten behoeve van de tas van een van de bewindspersonen of de SG op de juiste plek terechtkomen. De stukken worden digitaal voor advies voorgelegd aan een van de adviseurs van de afdeling Advies van de directie BOA.
  • Je zorgt voor de naleving van de proces- en vormafspraken die gelden binnen het ministerie. Hierbij is met name het zorgdragen voor een tijdige aanlevering van stukken cruciaal.
  • Je onderhoudt nauw contact met de secretariaten van de bewindspersonen, de SG en de adviseurs van BOA, om het proces soepel te laten verlopen.
  • Je bent een vraagbaak voor medewerkers van Financiën voor vragen over het proces van de stukkenstroom.
  • Je voert in de resterende tijd samen met een collega het secretariaat van de directie BOA. Hierbij horen onder meer het agendabeheer van het MT van de directie BOA en het ondersteunen van verschillende overleggen.

Functie-eisen

  • Je hebt bij voorkeur hbo-niveau, en ruime ervaring als secretarieel ondersteuner of managementondersteuner, bij voorkeur binnen een ministerie.
  • Je hebt affiniteit met de beleidsterreinen van het ministerie.
  • Je hebt affiniteit met werken met digitale systemen, waaronder Excel, Outlook, iBabs en Digidoc.
  • Je hebt bij voorkeur kennis van de (inter)departementale organisatie.
  • Je beschikt over bestuurlijke sensitiviteit en kunt anticiperen op zaken.
  • Je vindt het leuk om in een zeer dynamische omgeving te werken.
  • Je haalt plezier uit de interactie met veel verschillende mensen.
  • Je bent proactief, tactvol, communicatief sterk, flexibel en stressbestendig.
  • Je bent flexibel op het vlak van beschikbaarheid en werktijden, en bij calamiteiten.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Maand­salaris Min €2.405 Max. €3.135 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur 2 jaar
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

  • Een veiligheidsonderzoek A is onderdeel van de procedure.
  • Bij het vervullen van deze functie word je aangewezen als insider op grond van de Insiderregeling Financiën 2017. Met het oog op het verbod op handel met voorkennis en het voorkomen van financiële belangenverstrengeling, is het bezit van en/of de handel in effecten (zoals aandelen en obligaties) van sommige ondernemingen niet toegestaan. Heb je vragen over wat dit voor jou inhoudt? Neem dan contact op met onze compliance officer via a.daalderop@minfin.nl onder vermelding van deze BOA-vacature.
  • We nemen je sollicitatie alleen in behandeling als de bijlagen in Word of als pdf-bestand zijn opgemaakt.
  • De gesprekken vinden plaats in de week van 7 tot en met 11 september.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Als managementondersteuner maak je deel uit van de de afdeling Bestuursondersteuning en Protocol, onderdeel van de directie Bestuursondersteuning en Advisering (BOA). De directie BOA ondersteunt de bewindspersonen, de secretaris-generaal (SG) en de plaatsvervangend SG van het departement op inhoudelijk, organisatorisch en facilitair terrein. De rol van BOA vraagt van alle medewerkers dat zij in staat zijn om te werken in een drukke en complexe omgeving. Het type onderwerpen en het soort processen binnen de afdeling zijn zeer divers.

Onder de directie BOA vallen naast de secretariaten van de bewindspersonen en de SG ook de bestuurlijk adviseurs, de politiek assistenten, de Kamerbewaarders en de medewerkers protocol.

Ministerie van Financiën

Bij Financiën gaan we over het geld. Niet als doel, maar in dienst van een financieel gezond Nederland. Wij bewaken daarom de balans tussen inkomsten en uitgaven en borgen het goede functioneren van het financiële stelsel. Wij richten ons op het belang van de samenleving als geheel, op korte én lange termijn en zijn ons daarbij — met onze kernwaarden integer, deskundig, duidelijk, durf en samenwerken in ons achterhoofd — bewust van de impact van ons handelen op alle burgers en bedrijven. Wij heffen en innen belastingen en doen dat eerlijk en zorgvuldig. Wij zien erop toe dat de besteding van overheidsgeld en de vormgeving van ons fiscale stelsel zo goed mogelijk aansluiten bij de publieke belangen. Daartoe zetten wij in op evenwichtige besluitvorming, efficiënte uitvoering en effectief toezicht.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Frederieke Rutgers, Hoofd Ondersteuning en Protocol

070-3427296

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Gabriella Wibier, HR adviseur

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Managementondersteuner voor de Bewindspersonen van het Ministerie van VWS

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 9,schaal 10
  • Reageren voor 13 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Regiodirecteur Noordoost Grote Ondernemingen

Ministerie van Financiën
  • Stand­plaats Zwolle
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 15
  • Reageren voor 24 augustus
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Senior adviseur beleidscontrol

Ministerie van Financiën
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12,schaal 13
  • Reageren voor 24 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd