Managementondersteuner/secretarieel medewerker/secretaresse schaal 6

Ministerie van Buitenlandse Zaken

  • Stand­plaats Rijnstraat 8 te Den Haag
  • Contractduur 12 maanden
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.482 - €3.097
  • Niveau MBO - 4
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 1 maart
  • Vacaturenummer 909
  • Plaatsingsdatum 15 februari 2023
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Dankzij jou loopt het dagelijkse doen en laten binnen jouw directie op rolletjes. Collega’s kunnen op je rekenen. Dat is zeker!

Regelen, plannen, organiseren, telefoon beantwoorden, e-mails… Gewoon de dingen doen binnen een secretariaat zodat jouw directie het beste functioneert. Een belangrijke rol, want je zorgt met je collega managementondersteuners voor een goede basis van de organisatie. Zie jij jezelf als managementondersteuner werken in een internationale omgeving? Herken je jezelf in de woorden organisatietalent, geduldig en secuur? Lees dan verder! We werken hybride dus je kan een goede balans realiseren in je werkweek. Dus ook als je buiten de Randstad woont kan deze functie interessant voor jou zijn. Je hoeft immers niet iedere dag ‘op kantoor’ te zijn maar dat mag natuurlijk wel! Als je denkt dat je niet aan alle functie-eisen voldoet, kan je ook reageren. We gaan graag in gesprek met je om de mogelijkheden te verkennen.

Wat ga je doen?
Je ondersteunt en werkt samen met een manager, medewerkers van een team of in een project. De werkomgeving is dynamisch want jouw werk wordt mede beïnvloed door de internationale actualiteit. Je vindt het belangrijk om ondersteunende processen te begeleiden en uit te voeren.

Je taken zijn administratief en logistiek van aard. Denk hierbij aan agendabeheer, verslaglegging maar bijvoorbeeld ook het plannen en organiseren van ontvangsten en bijeenkomsten. Je laat werkprocessen soepel verlopen en helpt bij het aanleggen van werkdossiers voor bijvoorbeeld een van de ministers. Je zorgt ervoor dat jouw collega’s op tijd over de informatie beschikken die zij nodig hebben.

Je hebt in ieder geval een mbo-opleiding afgerond op niveau 4 in de richting van office-management, personal assistent of een vergelijkbare opleiding als supportprofessional.
Met relevante werkervaring van twee jaar of meer op mbo-werk- en -denkniveau 4 kun je ook bij ons solliciteren. Ook als jouw ervaring al wat langer geleden is ben je bij ons welkom.
De meeste MS-office programma’s (zoals Outlook, SharePoint, Teams en Excel) zijn je bekend en kan je gebruiken. Andere applicaties die we gebruiken voor bijvoorbeeld archivering kan en wil je graag snel onder de knie krijgen. Het is een pre wanneer je al aantoonbare ervaring hebt met deze of soortgelijke programma’s. Om jou zo effectief mogelijk je rol te laten vervullen krijg je een iPhone en laptop tot je beschikking. Je kan goed overweg met sociale media.
In de internationale werkomgeving van Buitenlandse Zaken is het belangrijk dat je de Nederlandse taal op niveau C1 beheerst. Voor de Engelse taal verwachten we dat je die kan spreken, schrijven en luisteren op B1 niveau en dat je gemotiveerd bent om je verder te ontwikkelen naar B2 niveau.

  • Salaris­niveau schaal 6
  • Salaris­omschrijving

    Je salaris is afhankelijk van je kennis en ervaring.

  • Maand­salaris Min €2.482 Max. €3.097 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur 12 maanden
  • Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

We vragen je te solliciteren via de button ‘solliciteren op externe site’.

De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken), een selectie-assessment, de taaltoetsen Nederlands en Engels. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Je werkt vaak samen met andere managementondersteuners, binnen en buiten je eigen team. Op die manier blijf je op de hoogte van ontwikkelingen binnen jouw directie en elders in de organisatie. Ook vervang je collega’s (en zij jou natuurlijk), zodat het werk tijdens een vakantie, cursus of onvoorziene omstandigheden gewoon door kan gaan. In hectische tijden blijf jij kalm, vriendelijk en goed georganiseerd werken.
Je krijgt vrijheid om taken die je goed liggen op te pakken en het wordt altijd gewaardeerd als je initiatief neemt. Of het nu gaat om het organiseren van een team-activiteit of meer inhoudelijke taken binnen een project.

Leren en ontwikkelen moedigen we aan en hebben we goed geregeld. We bieden opleidingen en trainingen aan via onze Academie voor Internationale Betrekkingen, waar jij gebruik van mag maken om jezelf verder te ontwikkelen als managementondersteuner.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingssamenwerking, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Diversiteit en Inclusie

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. En door een werkcultuur te scheppen waar iedereen zichzelf kan zijn en zich gewaardeerd voelt. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in, onder meer, leeftijd, gender(identiteit), cultuur, religie, achtergrond, geaardheid, (arbeids)beperking, kennis en competenties.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Suzan Rappoldt (Recruiter)

06-52751106

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Solliciteren?

Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Managementondersteuner/secretarieel medewerker/secretaresse schaal 7

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Rijnstraat 8 te Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Reageren voor 1 maart
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Adviseur Informatiebeveiliging, Weerbaarheid en Risicomanagement

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Rijnstraat 8 te Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 1 oktober
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Managementondersteuner (doelgroep indicatie / Banenafspraak)

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Reageren voor 1 januari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd