Managementondersteuner / secretarieel medewerker

Ministerie van Buitenlandse Zaken

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 24 maanden
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.482 - €3.097
  • Niveau MBO - 4
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 1 september Nog 12 dagen
  • Vacaturenummer 514
  • Plaatsingsdatum 27 juli 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Je komt als managementondersteuner te werken in een leuk team met uitdagende en afwisselende werkzaamheden. Je bent een centrale speler binnen het management van de directie Consulaire Zaken en Visumbeleid in Den Haag. Dank zij jouw accurate, proactieve en positieve inzet gaat het dagelijkse doen en laten op de directie op rolletjes.

Je voert secretariële, administratieve en logistieke taken uit, beheert de agenda’s en bent het aanspreekpunt voor alle afdelingen van de directie Consulaire Zaken en Visumbeleid (DCV), onderdeel van het ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag. Je ondersteunt de afdeling en weet de planning zo te vormen dat het voor iedereen goed werkt, en dat terwijl je altijd rekening houdt met prioriteiten. Zo staan je collega’s nooit voor verrassingen.

Ons secretariaat tekent ook voor een aantal zogeheten ‘specials’. Daarbij valt onder meer te denken aan het behandelen van verzoeken tot DNA-onderzoeken, geneeskundige onderzoeken, examens op posten, erfgenamenonderzoek, contactpersonenbrieven of detentieverzoeken. Als achtervang voor je collega’s ben jij thuis in al onze werkterreinen. Juist die afwisseling in verschillende taken en het werken in een dynamische omgeving geeft je energie. Vanzelfsprekend ga je integer om met de politiek-bestuurlijke belangen en gevoeligheden waar je binnen onze organisatie mee te maken krijgt.

Jouw taken

  • Je beheert de agenda’s voor afspraken en vergaderingen.
  • Je selecteert en beantwoordt inkomende mail en verzorgt uitgaande post.
  • Je beheert de poststroom en e-mails op afdoening, prioriteit, voortgang en procedurele correctheid.
  • Je handelt telefoongesprekken af of geeft hier vervolg aan.
  • Je bereidt vergaderingen voor, verzamelt de daarbij behorende stukken en verspreidt deze.
  • Je bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en genomen besluiten.
  • Je neemt deel aan afdelingsoverleggen.
  • Je neemt nieuwe collega’s onder je hoede.
  • Je meldt bezoekers aan en begeleidt ze.

Gamebased assessment
Voor deze vacature vragen we je een gamebased assessment te maken. Wat betekent dat? In deze assessmentvorm speel je verschillende games. Aan de hand van jouw resultaten kunnen wij beoordelen of je over de competenties en/of vaardigheden beschikt die je nodig hebt om de functie goed te kunnen vervullen. Extra leuk voor jou: nadat je de gamebased assessment hebt voltooid, krijg jij ook een mooi rapport.

Goed om te weten:
Nadat je jouw sollicitatie hebt ingestuurd, ontvang je (in de ontvangstbevestiging van je sollicitatie) een uitnodiging met een link naar het assessment. Je hebt tot 48 uur na het sluiten van de vacature de tijd om het assessment af te ronden.

Het resultaat van je assessment wordt gedeeld met het ministerie van Buitenlandse Zaken. Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om je account te verwijderen, zodat je resultaten niet meer zichtbaar zijn voor het ministerie.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Consulaire Zaken en Visumbeleid verleent consulaire dienstverlening aan Nederlanders in het buitenland en draagt bij aan de regulering van het vreemdelingenverkeer naar Nederland. Wij zijn een beleids- en regievoerende directie met domeinsturingsbevoegheid en geven vorm aan modernisering en veranderingen in het consulaire werkveld. Wij vallen onder de directeur-generaal Europese Samenwerking.

Onze directie heeft de volgende afdelingen:

  • Consulair Maatschappelijke Aangelegenheden
  • Visumbeleid en Reisdocumenten
  • Managementbureau
  • Nederland Wereldwijd
  • Control-unit

Het secretariaat valt onder het Managementbureau (MB) en bestaat uit een hoofd Bedrijfsbureau, vijf managementondersteuners en één administratief medewerker.
Als MB zijn we verantwoordelijk voor afdelingsoverstijgende en directiebrede processen. Denk bijvoorbeeld aan project- en informatiemanagement, communicatie, opleidingen, hr-zaken en het secretariaat voor de gehele directie.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingssamenwerking, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, kennis en competenties.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Marsha Mesman, hoofd bedrijfsbureau

06-29533827

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Suzan Rappoldt, recruiter

+31 (0)70-3484000

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Senior beleidsmedewerker mensenrechten

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Rijnstraat 8 te Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 22 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Managementondersteuner / secretarieel medewerker PV/OPCW

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 6
  • Reageren voor 3 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Senior beleidsmedewerker EU-uitbreidingsbeleid

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 29 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd