Managementondersteuner Secretariaat Directie BPZ

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 1 jaar
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.615 - €3.376
  • Niveau MBO - 4
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 17 augustus Nog 8 dagen
  • Vacaturenummer 638
  • Plaatsingsdatum 2 augustus 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Bij VWS zetten we ons in voor een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Met en voor iedereen. Wat we doen, doet ertoe en dat voel je. Je werkt samen met betrokken, bevlogen en deskundige mensen met een groot hart voor hun werk. Die elkaar zowel persoonlijke aandacht als professionele ruimte geven. Binnen een deskundige en daadkrachtige organisatie die voortdurend moet vernieuwen en in oplossingen denkt. Altijd vanuit zoveel mogelijk verschillende perspectieven. En in nauwe samenwerking met partners, collega-ministeries, zorgprofessionals en burgers.

Functiebeschrijving

Het bureau Logistiek, Kabinet en Secretariaat zoekt een ervaren managementondersteuner voor de Directie BPZ. Er zijn drie managementondersteuners die gezamenlijk de 4 MT-leden en de directiemedewerkers ondersteunen. Jij draagt zorg voor de ondersteuning van de directeur BPZ. Je verzorgt de complexe agenda van de directeur, maakt Webex-vergaderingen aan, bewaakt de mailbox, scant op vergaderstukken en voegt deze toe aan IBabs. Ook zorg jij voor een goede ordening en structuur van de gezamenlijke secretariaatsmailbox. Je werkt op een prettige manier samen met de twee andere managementondersteuners en jullie zorgen onderling voor een adequate bezetting op alle werkdagen van de week en een juiste verdeling van de werkzaamheden. Bij afwezigheid van je collega vervangen jullie elkaar.

Je verzorgt bijvoorbeeld een kwaliteitscheck op de brieven en nota’s die door BPZ-medewerkers opgesteld zijn. Voor de in- en externe bezoekers van MT BPZ fungeer je als gastvrouw/man en zorg je voor een fijne ontvangst. Je brengt ondanks de alledaagse hectiek rust en overzicht in het werk en hebt een belangrijke signaleringsfunctie richting het MT en je collega's.

Samen met je collega’s en team Bedrijfsvoering heb je regulier overleg om ervoor te zorgen dat alle zaken rondom bedrijfsvoering soepel verlopen bijvoorbeeld de start van een nieuwe medewerker. Daarnaast verwerk je diverse bedrijfsvoeringaanvragen, zoals het aanvragen van ICT-middelen (telefoon/laptop) en het aanvragen van autorisaties met betrekking tot alle bedrijfsvoeringapplicaties (bijvoorbeeld IBabs) voor de medewerkers. Ook doe je de bestellingen voor kantoorartikelen en alle voorkomende facilitaire werkzaamheden. Je registreert de ziek- en betermeldingen van BPZ-medewerkers.

Specifiek voor jou geldt dat je de wekelijkse Bewindspersonenstaf ondersteunt, een voorraadagenda bijhoudt met de te bespreken onderwerpen, contact hebt met andere directies over o.a. de aanlevering van stukken en ervoor zorgt dat de bewindspersonen en Bestuursraadleden deze stukken op tijd aangeleverd krijgen. Voor het hele jaar (1x per maand) plan je de HBSG (Hoofden bureau SG) overleggen in. Voor het hele jaar (4x per jaar) plan je het SMT (Sociaal Medisch Team) in met de bedrijfsarts.

Naast jouw directe collega’s werk je ook nauw samen met de secretaresses van de bewindspersonen van VWS, SG/pSG, DG’s, de Flex-ondersteuners, team Bedrijfsvoering en team Kabinet & Protocol en de adviseurs van de bestuursraadleden. Met de andere managementondersteuners van het secretariaat BPZ is er een onderlinge vervangingsrelatie.

Je maakt onderdeel uit van het team Logistiek, Kabinet en Protocol en Secretariaat (LKS). Bij uitzondering kan het voorkomen dat je een collega-managementondersteuner van de bestuursraadsleden vervangt.

Er wordt een actieve deelname verwacht bij gezamenlijke overleggen van de secretariaten en het stimuleren van een uniforme werkwijze binnen BPZ.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Bestuurlijke en Politieke Zaken is verantwoordelijk voor de ondersteuning en advisering van de politieke en ambtelijke top van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). BPZ heeft tot kerntaak om met de directies te zorgen voor tijdige en kwalitatief hoogwaardige advisering die leidt tot goede besluitvorming door de politieke en ambtelijke top. Als regisseur/procescoördinator is de directie BPZ een verbindende schakel tussen directies en concernorganisaties en van en naar bewindspersonen, de bondsraadsleden en ook intra- en interdepartementaal en het parlement. Daarnaast heeft de directie tot taak om de plaatsvervangend secretaris-generaal (pSG) en SG te ondersteunen in hun eigenaarsrol van de concernorganisaties.

BPZ is georganiseerd in vijf teams: Bestuurlijke en Politieke Advisering, Logistiek, Kabinet en Secretariaat, Stukkenstroom, Concernsturing en Bureau BVA/FG. Bij de directie werken ongeveer vierenzeventig mensen.

Team LKS
Het Team LKS bestaat uit ca. 32 personen en is onderverdeeld in de secretariaten van de Bewindspersonen, SG en pSG, DG's, Flex ondersteuners en Directie BPZ. Verder bestaat het team uit een afdeling Kamerbewaarders, een afdeling Bedrijfsvoering en een afdeling Kabinet & Protocol. Wij werken allen nauw samen in een open sfeer. Regelmatig zijn er activiteiten, die je ook mede helpt organiseren. We streven er continu naar om samen een hoge professionele standaard neer te zetten, waarbij de bewindspersonen en de bestuursraad zo optimaal mogelijk worden ondersteund.

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Talent als basis, diversiteit als kracht

VWS stimuleert een inclusieve organisatiecultuur, waarin alle medewerkers actief betrokken en opgenomen worden in de groep. Waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich vrij voelen om hun mening te geven. We zijn ervan overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.

Je komt te werken in een omgeving met een informele prettige werksfeer, waar we hard en serieus samenwerken, topkwaliteit willen leveren, waarin we waarde hechten aan (persoonlijke) ontwikkeling en reflectie, maar waar ook veel wordt gelachen. We vinden het belangrijk dat je de ruimte ervaart in de wijze waarop je je werk uitvoert.

VWS telt ruim 5500 medewerkers. Zij zijn voor een belangrijk deel werkzaam bij agentschappen, raden en inspecties. Op het kerndepartement werken ongeveer tweeduizend mensen. Het ministerie is ook verantwoordelijk voor een aantal ZBO’s (zelfstandige bestuursorganen) zoals de NZa (Nederlandse Zorgautoriteit), het CIZ (Centrum indicatiestelling zorg), het CAK (Centraal Administratie Kantoor) en het Zorginstituut Nederland.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Jerry Chundro, Manager Bureau Logistiek, Kabinet & Protocol en Bestuursondersteuning

06-20404302

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

VWS Talentcenter

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Managementondersteuner voor de Directeur Generaal Curatieve Zorg

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Reageren voor 17 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Coördinator stafbureau programmadirectie PGB

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 14
  • Reageren voor 15 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Medewerker bestuursondersteuning

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Reageren voor 12 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd