De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de Hoofddirectie, afdeling Bestuurszaken,  een vacature voor de functie van Managementondersteuner plv. DG (FGR: Managementondersteuner S8). Het betreft hier een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Voorafgaand aan een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd kan een jaarcontract worden aangeboden.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Afstemming hierover gaat in overleg met je leidinggevende.

Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen gewoon Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken die vragen om een correcte en vlotte aansturing tussen de verschillende afdelingen, maar ook met de directies onderling.

Wat ga je doen?

“Vervelen hoef je je niet, iedere werkdag staan wij als team Bestuurszaken klaar, responsief en betrouwbaar, voor onze omgeving. Er is een dynamiek waarin geen enkele werkdag hetzelfde is en we vaak hoge golven van drukte hebben en toch de rust kunnen bewaren. Dat maakt het werken bij de IND een bijzondere plek. We verliezen de focus niet uit het oog en wat wij als IND’er doen, doet ertoe!” Merci Chedi-Zonnenberg, Secretaresse DG IND

Als managementondersteuner maak je onderdeel uit van een klein team van toegewijde professionals die samenwerken om de dagelijkse operationele taken soepel te laten verlopen. Je bent samen met 3 andere collega’s werkzaam voor de Hoofddirectie en voor de afdeling Bestuurszaken. De Hoofddirectie bestaat uit een DG en twee plv. DG’s. Het secretariaatsteam is verantwoordelijk voor een goed werkend secretariaat waarin werkzaamheden worden uitgevoerd volgens de geldende procedures en afspraken. Er is coördinatie op de agenda van de DG IND, de plv. DG’s en het hoofd Bestuurszaken.

We zijn op zoek naar een leergierige, enthousiaste en ambitieuze collega die één van de plv. DG’s van de IND kan ondersteunen. Tevens fungeer je als achtervang voor je collega’s.

Je bent als managementondersteuner dé rechterhand van de plv. DG en je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Een voorbeeld van een werkdag zou er als volgt kunnen uitzien:

Je begint de dag met het checken van de e-mails en de agenda van de plv. DG en plant afspraken en vergaderingen in. Je sluit om 10 uur aan bij de dagstart van het team Bestuurszaken om te horen wat er speelt en je kunt hier gelijk vragen wie van de collega’s betrokken is bij het werkbezoek van volgende week, zodat jullie dit gezamenlijk kunnen voorbereiden. Hierna heeft de plv. DG een belangrijke vergadering en zorg je ervoor dat alles tot in de puntjes is voorbereid. Je hebt alle documenten verzameld, de presentatie voorbereid, de catering geregeld en gezorgd dat de vergaderruimte gereed is.

Na de lunch loop je de inkooporders door, wanneer je wordt gebeld door het secretariaat van de SG voor een spoedoverleg voor morgenochtend waarbij de plv. DG aanwezig moet zijn. Je stemt af met je collega’s van de andere secretariaten om wat afspraken te verplaatsen. Daarna ga je aan de slag met acties die je vanuit de mailbox van de plv. DG alvast hebt gezien. De werkdag loopt bijna ten einde en je zorgt dat alles gereed is voor de volgende dag. Je checkt nogmaals de agenda en bereidt de afspraken voor morgen voor.

Geen werkdag is voor jou hetzelfde!

Je fungeert in deze rol als vraagbaak c.q. het front-office van Bestuurszaken en bent de achtervang voor jouw collega’s binnen het secretariaatsteam. Vragen los je zelfstandig op of overlegt deze met jouw collega’s. Je fungeert als "buffer" in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context. Hierdoor weet je een goede inschatting te maken in politieke en maatschappelijke afbreukrisico’s voor de gehele organisatie. Je werkt vooral samen met de collega’s van het secretariaat binnen de IND, maar ook die van de (externe) gesprekspartners, zoals bijvoorbeeld secretariaten van de DG Migratie, SG JenV, en de staatssecretaris Asiel en Migratie. Je rapporteert over de dagelijkse gang van zaken aan het hoofd Bestuurszaken.

De belangrijkste aspecten van deze functie zijn de secretariële, organisatorische en administratief ondersteunende werkzaamheden. Deze werkzaamheden voer je uit met de nodige opgedane ervaring en jouw klantgerichtheid.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• In een ondersteunde rol zorgen dat de plv. DG zijn taken zo goed mogelijk kan uitvoeren;
• Zorgen dat vergaderingen en bijeenkomsten goed zijn voorbereid;
• Zorgen dat het secretariaat als een goed geoliede machine functioneert.

Werken op het Hoofddirectiesecretariaat is boeiend. Het is een plek waar je veel kan leren. Je hebt contact met verschillende mensen en je krijgt de ruimte om je te ontwikkelen. Je bent de spil van de afdeling en werkt op een ontmoetingsplaats waar mooie gesprekken uit voortkomen.

Je maakt onderdeel uit van het secretariaatsteam en samenwerken is een essentieel onderdeel van de functie. “Alleen ga je snel, samen kom je verder!”