Managementondersteuner Kabinet Minister-President

Ministerie van Algemene Zaken

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur Voor de duur van één jaar
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €2.945 - €3.954
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 26 februari Nog 5 dagen
  • Vacaturenummer AZ-2024-010
  • Plaatsingsdatum 10 februari 2024
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Wij zoeken een enthousiaste management ondersteuner met goede organisatorische vaardigheden en een proactieve houding. Je werkt drie dagen in de week bij ons Woo-cluster (Wet open overheid) en één dag in de week voor een van de andere clusters van het Kabinet Minister-President (KMP), net waar het op dat moment het meest nodig is. Je werkt in een bijzondere en dynamische werkomgeving dicht bij de politieke actualiteit. Het werk binnen KMP is vaak het nieuws van de dag. KMP is een kleine, hechte organisatie. Het secretariaat is de ruggengraat en de stabiele factor, ook in hectische tijden.

De werkzaamheden omvatten onder meer:

Bij het Woo-cluster:

  • Prioriteiten stellen, voortgang bewaken en informatie verstrekken;
  • Fungeren als contact voor mensen van buiten de organisatie;
  • Notuleren, documenten opstellen en algemene ondersteuning bieden;
  • Bezoekers ontvangen en dossiers bijhouden;
  • Overzichten maken en brieven opstellen;
  • Zelfstandig processen uitvoeren rondom de Wet open overheid;
  • Genereren van feitelijke informatie voor monitoring van doorlooptijden.

Bij de andere clusters:

  • Verzorgen van het agendabeheer en uitvoeren van de dagelijkse administratie en organisatie;
  • Afhandelen van binnenkomende e-mail en telefoongesprekken;
  • Logistieke en organisatorische ondersteuning bij interne en externe vergaderingen;
  • Organiseren van bijeenkomsten, werkbezoeken en internationale reizen;
  • Secretariële en administratieve ondersteuning van diverse onderraden;
  • Begeleiding van bezoekers;
  • Archivering en digitaal documentenbeheer;
  • Zorgdragen voor complexe en vertrouwelijke stukkenstroom.

Je hebt minimaal mbo-niveau (bijvoorbeeld secretarieel medewerker of managementassistent) en je hebt relevante werkervaring. Je schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse taal zijn goed en je redt je waar nodig ook in het Engels. Programma’s als Outlook, Teams, Word en Excel zijn je bekend en je kunt hiermee uit de voeten.

Je hebt goede sociale en communicatieve vaardigheden. Je bent nauwkeurig, flexibel, proactief en zelfstandig. Je bent een goede teamspeler, je bent sterk in plannen en organiseren. Je kunt hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden en bent in staat overzicht te behouden en rust te bewaren. Je weet een inschatting van politiek en maatschappelijk afbreukrisico, belang en urgentie te maken. Integriteit en betrouwbaarheid staan bij jou voorop. Zowel bij de meer routinematige werkzaamheden als onder druk blijf je zorgvuldig handelen.

  • Salaris­niveau schaal 8
  • Maand­salaris Min €2.945 Max. €3.954 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur Voor de duur van één jaar
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

De functie is aangewezen als vertrouwensfunctie. Een veiligheidsonderzoek niveau A door de AIVD is onderdeel van de selectieprocedure.

Het ministerie gaat zorgvuldig om met verstrekte gegevens. Solliciteren is instemmen met gegevensverwerking en bewaren t.b.v. de sollicitatieprocedure. Na afronding van de selectieprocedure worden uw gegevens binnen 6 weken vernietigd.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

KMP bestaat uit 46 fte waaronder de secretaris-generaal, de secretaris van de Ministerraad, raadadviseurs, adviseurs, adjunct-raadadviseurs en enkele stafmedewerkers. Zij worden ondersteund door het secretariaat. De twee belangrijkste taken van het KMP zijn het adviseren en ondersteunen van de minister-president en het organiseren van de wekelijkse Ministerraad. 

Ministerie van Algemene Zaken

Algemene Zaken is het ministerie van de minister-president. Het is een relatief klein departement met circa 500 medewerkers en ons doel is om het algemeen regeringsbeleid te bevorderen. Onze belangrijkste taak is de ondersteuning van de minister-president bij de coördinatie van het algemene regerings- en communicatiebeleid. Bekende informatie- en adviesorganen zijn het Kabinet Minister-President, de Rijksvoorlichtingsdienst en de Dienst Publiek en Communicatie. Ook het bureau van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid, een onafhankelijk adviesorgaan voor de regering, is onderdeel van ons ministerie. De directies Financieel-Economische Zaken en Bedrijfsvoering ondersteunen de activiteiten van deze organisatieonderdelen en ondersteunen eveneens een wisselend aantal onafhankelijke commissies.

Meer informatie over de organisatie (https://www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-algemene-zaken).

Contact

Voor meer informatie over deze vacature:

Linda Bronsvoort

06-25685558

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Petra Zwart, personeelsadviseur

06-11221294

Solliciteren?

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Technisch manager renovatie en tijdelijke huisvesting

Ministerie van Algemene Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 7 maart
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Adviseur ICT huisvestingsprojecten

Ministerie van Algemene Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 27 februari
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Deelprojectleider Beveiliging

Ministerie van Algemene Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11,schaal 12
  • Reageren voor 27 februari
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)