Managementondersteuner hoofddirectie

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 24
  • Maand­salaris €2.605 - €3.521
  • Niveau HBO oude stijl, HBO bachelor, MBO - 4
  • Vakgebied Orde / vrede / veiligheid
  • Reageren voor 2 april Nog 3 dagen
  • Vacaturenummer 4641
  • Plaatsingsdatum 18 maart 2020
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Als managementondersteuner van de hoofddirectie van de Dienst Justitiële Inrichtingen in Den Haag sta je dicht bij het vuur en ben je de spil van deze wervelende werkomgeving. Je komt te werken binnen het team van secretarieel medewerkers en wordt gekoppeld aan de hoofddirecteur en de plaatsvervangend hoofddirecteur. Hen ondersteun je in hun dagelijkse werkzaamheden.

Jij draagt een grote verantwoordelijkheid die vraagt om continue beschikbaarheid. Jij ontzorgt de hoofddirectie waar je kunt, zodat de hoofddirecteuren optimaal hun werk kunnen doen. Een persoonlijke klik is daarbij belangrijk.

Het werk van de hoofddirectie speelt zich af in een complexe politiek-bestuurlijke omgeving. Om de hoofddirectie goed te ondersteunen is het belangrijk dat je begrijpt waar het over gaat en dat je zelf aanvoelt en kunt inschatten welke actie van je wordt verwacht. Dankzij jou komt de hoofddirectie, overal waar deze gaat of staat, goed voorbereid voor de dag. Agendaplanning, de juiste stukken, reizen en reisbewegingen, eten en drinken; jij helpt ze de dag door. Hiervoor voer je ook een complex agendabeheer. De werkomgeving van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is hectisch, dus het is belangrijk dat er voldoende stabiliteit is in de agenda van de hoofddirecteur. Het is daarbij belangrijk dat je proactief bent en dat je hoofd- en bijzaken onderscheidt. Iedereen wil wat van jou, want je werkt voor de hoofddirecteur. Durf je dan nee te zeggen?

Je bent een senior in het vak en snapt dat je werk niet altijd om vijf uur klaar is. Je werkt zelfstandig en accuraat, vindt het leuk om de ontwikkelingen van DJI te volgen en je kunt goed relativeren. Je werkt trouwens niet alleen, maar in teamverband. Naast jou zijn er nog twee (fulltime) managementondersteuners die werken voor de hoofddirectie. Er is voortdurend overleg met je collega’s van het secretariaat en de staf van de hoofddirectie.

Functie-eisen

  • Je hebt een MBO-4 of HBO-diploma, bij voorkeur richting managementondersteuning of personal assistant.
  • Je hebt minimaal vijf jaar werkervaring op het gebied van managementondersteuning of personal assistant.
  • Je handelt proactief en kunt uitstekend plannen en organiseren.
  • Je hebt een klantgerichte en dienstverlenende instelling en kunt goed omgaan met stressvolle situaties.
  • Je werkt resultaatgericht, kunt goed samenwerken en hebt een flexibele instelling.
  • Je bent integer, gaat discreet te werk en hebt een groot leervermogen.
  • Je beschikt over uitstekende Miscrosoft Office-vaardigheden.
  • Je spreekt en schrijft goed Nederlands.
  • Je kunt snel schakelen en hebt een goed gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 8
  • Maand­salaris Min €2.605 Max. €3.521 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
  • Minimaal aantal uren per week 24
  • Maximaal aantal uren per week 24

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

  • Ben je in dienst van het Rijk en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk- of (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een voordracht van je leidinggevende of trajectmanager en een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
  • Om je sollicitatie in behandeling te kunnen nemen ontvangen wij graag je cv en motivatiebrief.
  • Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met:
    • Mevrouw C. Poppe, Hoofd Bestuursondersteuning 06-55484209
    • Mevrouw M. Mulders, Teamleider Secretariaat 06-25660246

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Je komt te werken binnen het hoofdkantoor van de Dienst Justitiële Inrichtingen. Het secretariaat valt onder de afdeling Bestuursondersteuning. Deze afdeling bestaat uit stafmedewerkers en secretarieel ondersteuners. Wij ondersteunen en adviseren de (hoofd)directie of divisiedirecties waarvoor we werken. Dat doen we zowel in procesmatige als administratief-secretariële zin.

Het werk van de afdeling Bestuursondersteuning speelt zich af in een dynamische omgeving, is complex en geen dag is hetzelfde. Het team van secretarieel medewerkers ondersteunt de hoofddirectie, de (divisie)directeuren en een (beperkt) aantal van de medewerkers van het hoofdkantoor.

Het secretariaat is het visitekaartje van de organisatie. Wij zorgen dat het management de juiste personen spreekt en dat de juiste personen zijn uitgenodigd voor overleg. Verder zien we er – in samenwerking met de stafmedewerkers van een directie/divisie – op toe dat de benodigde stukken voor overleggen zijn voorbereid, geannoteerd en volledig en op tijd aanwezig zijn. Daarnaast verrichten we administratieve en organiserende taken op het gebied van onder andere de indiensttreding van nieuwe medewerkers, bestellingen van spullen en de logistiek rondom overleggen. Ook pakken we enkele hoofdkantoorbrede ondersteunende taken op, bijvoorbeeld als het gaat om dienstreizen en representatie.

Het team bestaat uit 15,5 fte managementondersteuners (schaal 6, 7 en 8). Zij hebben een grote mate van zelfstandigheid in de ondersteuning van de directeuren.

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Werken bij de Rijksoverheid betekent een bijdrage leveren aan een beter Nederland. Dus ook aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Justitie en Veiligheid verdedigt en beschermt de rechtsorde. Van beleid tot uitvoering.

Dienst Justitiële Inrichtingen
De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 15.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrisch centra en detentiecentra. Het is zowel veelzijdig als boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Mevrouw C. Poppe, Hoofd Bestuursondersteuning

06-55484209

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Shared Service Center DJI, Werving, Selectie & Inzetbaarheid

08807-54321

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Strategisch managementadviseur bedrijfsvoering

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 14
  • Reageren voor 6 april
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Managementondersteuner Detentie Centrum Schiphol

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen
  • Stand­plaats Badhoevedorp
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 6
  • Reageren voor 13 april
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Verpleegkundig specialist(marktconform)

Ministerie van Justitie en Veiligheid - Dienst Justitiële Inrichtingen
  • Stand­plaats Westzaan
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Reageren voor 1 juli
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd