Managementondersteuner EZK/LNV

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat, directie Bedrijfsvoering

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 1 jaar met mogelijkheid tot verlenging
  • Uren per week 24 - 36
  • Maand­salaris €2.405 - €3.135
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 27 februari Nog 6 dagen
  • Vacaturenummer DB_20191118_7
  • Plaatsingsdatum 7 februari 2020
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Functie­omschrijving

Zonder managementondersteuners worden taken van onze stafleden in Den Haag een stuk zwaarder. Daarom ben jij zo belangrijk. Als managementondersteuner ontzorg je beleidsmedewerkers en managers van de ministeries Economische Zaken en Klimaat én Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. Dankzij de sociale functie die je vervult voor medewerkers, ben jij onmisbaar.

Je beheert de agenda’s van de managers of directieleden voor wie je verantwoordelijk bent, neemt de telefoon aan, plant vergaderingen in, boekt dienstreizen en beheert de mailbox. Dit doe je voor een directoraat-generaal of stafdirectie van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat of voor het ministerie Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. Soms kan het plannen van afspraken een hele puzzel zijn die je moet leggen. Hierdoor heb je een grote mate van zelfstandigheid én bovendien veel verantwoordelijkheid.

Maar jouw taken gaan verder. Jij bent namelijk een belangrijke spil binnen de directie of afdeling waarvoor je het secretariaat voert. Zo vervul je naast je functie als ondersteuner ook een sociale rol en ben je een luisterend oor voor medewerkers. Ook signaleer je of iemand niet tot over zijn of haar oren in het werk zit en meld je dit aan de betreffende manager. Daarnaast toon je betrokkenheid naar medewerkers van wie je weet dat het even wat minder gaat en regel je voor hen bijvoorbeeld een bloemetje. Dat doe je ook wanneer iemand bijvoorbeeld een werkjubileum heeft of misschien wel pasgetrouwd is.

Waar je precies aan de slag gaat, bekijken we samen. Allereerst kom je terecht in de poule van managementondersteuners binnen het bureau Managementondersteuning. Van daaruit zoeken we naar de juiste match, waarbij je eerst ook kennismaakt met de betreffende manager, beleidsmedewerker of directeur met wie je mogelijk gaat samenwerken. Eenmaal aan de slag ben jij voor diegene echt een rots in de branding. Je houdt minimaal twee agenda’s bij en bent inhoudelijk op grote lijnen op de hoogte van wat er binnen de afdeling speelt. Zo kun je makkelijk verbanden leggen tussen agenda-afspraken. Dit helpt je ook prioriteren en de managementleden waar mogelijk te ontzorgen. Overigens sta je er niet alleen voor: binnen je secretariaat heb je altijd enkele collega-managementondersteuners met wie je samenwerkt en echt een team vormt.

We vinden het belangrijk dat jij jezelf blijft ontwikkelen en uitdagen. Door opleidingen en de laatste ontwikkelingen te volgen, blijf je dan ook up-to-date in jouw vakgebied. Wil je verder groeien? Dan stimuleren we dat door diverse opleidingen aan te bieden. We hebben standaard opleidingsplannen klaarliggen die jou helpen groeien, maar we staan zeker ook open voor jouw ideeën.

Functie-eisen

  • Je hebt mbo-niveau en hebt bij voorkeur een opleiding gevolgd in een administratieve of secretariële richting. 
  • Je hebt ervaring in het ondersteunen van managers, directieleden of beleidsmedewerkers. 
  • Je kunt goed overweg met digitale systemen zoals Outlook en systemen waarmee we bezoekers aanmelden en documente opslaan of delen. 
  • Je kunt goed inschatten welke onderwerpen gevoelig liggen en welke belangen er spelen binnen een organisatie als de Rijksoverheid, en gaat integer om met de informatie die je tot je krijgt. 
  • Je vindt het sociale karakter van jouw functie belangrijk.
  • Je wil continu blijven leren om jezelf verder te ontwikkelen, kunt goed zelfstandig werken en voelt je verantwoordelijk voor je werk. 
  • Je hebt een klantgerichte en flexibele instelling.

Competenties:

  • Klantgerichtheid; houdt rekening met de behoeften en belangen van de klant.
  • Voortgangscontrole; volgt en controleert de voortgang van eigen activiteiten en die van anderen en stuurt waar nodig bij.
  • Plannen en organiseren; bepaalt een geschikte werkaanpak voor een gegeven doel of taak en regelt de uitvoering.
  • Organisatiesensitief; houdt rekening met de gevolgen van interne ontwikkelingen, beslissingen en acties voor de organisatie.
  • Samenwerken; werkt samen met anderen aan een gezamenlijk doel.
  • Integriteit; handelt volgens de algemeen aanvaarde normen en waarden en volgens de ambtseed of gelofte.
  • Zelfontwikkeling; werkt actief aan de eigen ontwikkeling.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Maand­salaris Min €2.405 Max. €3.135 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
  • Contract­duur 1 jaar met mogelijkheid tot verlenging
  • Minimaal aantal uren per week 24
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Bureau Managementondersteuning biedt managementondersteuners aan directoraten-generaal en stafredacties van de kerndepartementen Economische Zaken en Klimaat en Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. Alle secretariaten van deze ‘klanten’ zijn gecentraliseerd bij de directie Bedrijfsvoering. Als bureau Managementondersteuning richten we ons op het leveren van een continue en kwalitatief uitstekende ondersteuning van primaire processen van beleids- en stafdirecties.

Hoewel er bij het bureau zo’n 170 mensen werken, blijven de lijntjes kort. Zeker met de drie à vier collega-managementondersteuners met wie je op één kantoor zit binnen jouw secretariaat. Lief en leed wordt geregeld gedeeld en ook tussen managementleden en managementondersteuners heerst een informele sfeer. Je krijgt veel kansen om jezelf te ontwikkelen en door te groeien. Zo kun je bijvoorbeeld doorstromen naar projectondersteuner of zelfs naar directiesecretaris, als dit bij je past. Wij denken met je mee en faciliteren in opleidingen.

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat, directie Bedrijfsvoering

Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking, voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker.

De directie Bedrijfsvoering ondersteunt medewerkers bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Daarvoor bieden we noodzakelijke diensten en voorzieningen op gebieden als personeel en organisatie, informatiemanagement, facilitair en huisvesting, beheer(sing) van formatie en budgetten, managementondersteuning en ondersteuning bij projecten, programma’s en (implementatie)processen. Onze klanten staan centraal. Daar stemmen we onze diensten en voorzieningen op af. Dat doen we efficiënt, transparant, en met blijvende aandacht voor duurzaamheid en innovatie.

In 2020 ligt de focus op waardevol werken. Dat betekent: van waarde zijn voor de klant, voor elkaar en voor alle belanghebbenden van de ministeries. Wij rusten onze medewerkers en de organisatie optimaal toe voor de uitdagingen van morgen. Met als kernwaarden: verbindend, integer en vernieuwend.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Caroline Geense-Faas

070 3797034

Marijke Jansen

070 3796630

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat, directie Bedrijfsvoering nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Projectleider de POOL

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat, ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 28-36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 28 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Projectleider en -secretaris de POOL

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat, ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 28-40
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 28 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Managementondersteuner Inspectie Justitie en Veiligheid

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Inspectie Justitie en Veiligheid
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Reageren voor 28 februari
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)