Bij VWS zetten we ons in voor een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Met en voor iedereen. Wat we doen, doet ertoe en dat voel je. Je werkt samen met betrokken, bevlogen en deskundige mensen met een groot hart voor hun werk. Die elkaar zowel persoonlijke aandacht als professionele ruimte geven. Binnen een deskundige en daadkrachtige organisatie die voortdurend moet vernieuwen en in oplossingen denkt. Altijd vanuit zoveel mogelijk verschillende perspectieven. En in nauwe samenwerking met partners, collega-ministeries, zorgprofessionals en burgers.

Wil jij in de functie van managementondersteuner graag meewerken aan belangrijke maatschappelijke opgaven met impact op heel Nederland? Lees dan vooral verder!

Je werkt als managementondersteuner in het hart van politiek Den Haag, bij de juridische directie van het ministerie van VWS. Een dynamische directie waar gezonde hectiek heerst en geen dag hetzelfde is. Met onderwerpen die ’s avonds op het journaal verschijnen, heb jij waarschijnlijk overdag al te maken gehad.

Je maakt onderdeel uit van een team van zes mensen, waarvan één vaste ondersteuner voor de directeur en één coördinator.
Samen vormen jullie het secretariaat dat op doortastende en proactieve wijze de secretariële en administratieve ondersteuning van de 8 MT-leden en de juristen verzorgt. Zij kunnen hun werk niet doen zonder goede ondersteuning van een alert en servicegericht secretariaat.

Jouw werkzaamheden

• Proactief complex agendabeheer voor de MT-leden die aan jou toebedeeld zijn. In de dynamiek van de dag ontgaat jou niets als het gaat om de planning, prioritering en haalbaarheid van afspraken, dit bewaak je continu en schakelt direct waar dat nodig is.
• Verzamelen en ordenen van vergaderstukken inclusief (digitale) verzending.
• Ontvangen stukken (waaronder de adviezen van onze directie voor de ministerraad) zet je via het digitale systeem uit bij juristen.
• Zorgen voor een soepele en vlotte afhandeling van stukken, tijdig signaleren van (dreigende) termijnoverschrijdingen en rappelleren bij betrokkene(n).
• Afhandeling van correspondentie in het digitale systeem ‘Marjolein’.
• Voor de directie stel je diverse overzichten en lijsten op en houdt deze actueel (bijv. adreslijsten van medewerkers, ministerraadadviesoverzichten en vergaderlijsten).
• Samen met de behandelend wetgevingsjurist controleer je wetsvoorstellen in de verschillende fasen van het wetgevingsproces nauwgezet op redactionele juistheid.
• Je zorgt ervoor dat alle interne en externe stukken over wetgeving in de juiste lay-out de deur uit gaan.
• Je organiseert uiteenlopende, grote overlegvormen met in- en externe partijen en bijeenkomsten voor alle medewerkers van VWS. Denk bijvoorbeeld aan door het hele ministerie graag bezochte Juridisch Forum bijeenkomsten (JuFo) en incompany opleidingen voor de juristen van onze directie.
• Afhandeling van ziek- en herstelmeldingen in het personeelsinformatiesysteem.
• In samenwerking met de MT-leden verzorg je een introductieprogramma voor nieuwe medewerkers, stel je diverse nieuwsberichten op en zorgen voor plaatsing op en opschoning van de directiesite op het VWS-intranet.

Om deze functie goed te kunnen vervullen, moet je het leuk vinden om in de dynamiek en vanuit een klantgerichte houding te werken. Snel handelen en schakelen bij spoedafspraken of onverwachte en nieuwe klussen die regelmatig voorkomen bij onze directie? Daar draai jij je hand niet voor om. Ook kunnen je collega’s rekenen op jouw collegiale ondersteuning bij de balie van het cluster Bezwaar en Beroep. Jullie dragen er samen zorg voor dat het secretariaat als een geoliede machine loopt. Jouw persoonlijke bijdrage hieraan is van groot belang!

Je werkt dicht op de actualiteit. Jouw professionele nieuwsgierigheid, doortastendheid en initiatief vinden we daarom erg belangrijk. Je voelt je betrokken bij en bent geïnteresseerd in ons werk en de vaak razendsnelle ontwikkelingen die ons werk raken. Je bent bereid om je voor 100% in te zetten en je kennis van relevante maatschappelijke ontwikkelingen op peil te houden.