Managementondersteuner directie Communicatie

Ministerie van Financiën

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 1 jaar
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €2.615 - €3.376
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 28 november Nog 1 dag
  • Vacaturenummer SG 22-177
  • Plaatsingsdatum 12 november 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

De directie Communicatie heeft als doelstelling het beleid van het ministerie van Financiën en de uitvoering daarvan optimaal te laten landen. Wij zijn op zoek naar een secretarieel medewerker die het secretariaat komt versterken. Ben je een zelfstandig en initiatiefrijk persoon die de handen uit de mouwen steekt en graag in teamverband werkt? Beschik je over goede communicatieve, sociale en schriftelijke vaardigheden en kun je uitstekend organiseren? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Als secretarieel medewerker bewaak je op een adequate manier de termijnen en planningen en zorgt voor een efficiënte doorgeleiding van informatie van en naar de directie, het vastleggen van afspraken rond diverse overlegsituaties en het bewaken van de afwikkeling van de daaruit voortvloeiende activiteiten. Daarnaast heeft het secretariaat enige taken binnen het primaire proces van de directie. Jouw taken Secretariële ondersteuning aan de directie:

• Je verwerkt de stukkenstroom en bewaakt de voortgang.
• Je schat het belang en de urgentie in van binnengekomen correspondentie, en voegt op eigen initiatief en naar eigen inzicht benodigde informatie voor de afhandeling toe.
• Je handelt correspondentie en facturen af, en je ontwerpt naar eigen inzicht brieven, waarbij je (aanvullende) informatie verzamelt en bewerkt.
• Je behandelt en archiveert vertrouwelijke correspondentie.
• Je onderhoudt (telefonische) contacten met in- en externe instanties en personen over de algemeen inhoudelijke aspecten van onderwerpen die in behandeling zijn, waarbij je bepaalt welke informatie kan worden verstrekt.
• Je ontvangt en begeleidt (buitenlandse) bezoekers en delegaties.
• Je verstrekt informatie aan derden, onder andere over de voortgang, data van besprekingen en de toezending van stukken.
• Je bestelt diverse artikelen, zoals bloemen, kantoorbenodigdheden, mobiele devices, boeken, kamerkaarten en abonnementen.

Ondersteuning van uiteenlopende vergaderingen en besprekingen:
• Je zorgt voor de voorbereiding van vergaderingen en organiseert deze in logistieke zin, waarbij je vergaderruimten regelt en eventuele catering verzorgt.
• Je plant in overleg met de voorzitter de vergaderdata .
• Je completeert vergaderstukken, voegt relevante achtergrondinformatie bij en attendeert partijen op bijzondere aandachtspunten.
• Je bewaakt de voortgang en afwikkeling van gemaakte afspraken en genomen besluiten en attendeert op het overschrijden van afdoeningstermijnen.
• Je verzamelt en ordent op verzoek gegevens over specifieke onderwerpen.
• Je treft voorbereidingen voor dienstreizen van de directie.
• Je doet het agendabeheer voor het MT van de directie Communicatie

Jouw werkdagen bij de directie van communicatie zijn afwisselend. Je plaatst nieuwsberichten, de openbare agenda van bewindslieden en overzichten van bestuurskosten op diverse websites. Je ondersteunt de nieuwsredactie en publieksvoorlichting, onder meer met het opstellen van standaardbrieven en met het begeleiden van de brievenstroom in DigiDoc. Je beheert diverse kalenders.

Dat belangrijke overleg met staatssecretaris of minister toch naar een andere dag verplaatsen? Je doet het met plezier. Ook onder druk behoud jij het overzicht. Door prioriteiten te stellen en belangen op waarde te schatten, zorg je dat de organisatie op rolletjes loopt. Met jouw opgewekte instelling kun je zaken relativeren en tegelijk (nieuwe) collega’s de helpende hand bieden. Je schakelt makkelijk met verschillende mensen in alle lagen van de organisatie. Ook heb je:
• Je beschikt over mbo+-niveau,
• Je hebt werkervaring in een administratieve functie, project- of managementondersteuning, waarin je gewend bent meerdere ballen in de lucht te houden.
• Je bent communicatief vaardig, stressbestendig en hebt ervaring met complexere administratieve systemen en/of software en kunt goed uit de voeten met Microsoft Office (Outlook, Word en Excel).
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels.
• Je bent gewend om zelfstandig, geconcentreerd, nauwgezet en onder tijdsdruk te werken.
• Je bent flexibel, integer, klantgericht en een teamplayer.
• Je kunt goed samenwerken, plannen en organiseren.
• Je bewaakt de voortgang en wilt jezelf blijven ontwikkelen.
• Je bent bereid incidenteel buiten kantooruren bij te springen.

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Maand­salaris Min €2.615 Max. €3.376 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

We willen dat iedereen zich thuis voelt bij het ministerie van Financiën en zichzelf volledig kan ontwikkelen. Want samen werken aan een financieel gezond Nederland is waar we voor staan. Dit doen we vanuit verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten, omdat we geloven dat dit onze denkkracht vergroot. Iedereen is welkom ongeacht culturele achtergrond, leeftijd, arbeidsvermogen, gender of seksuele geaardheid. Met jouw unieke bijdrage spelen we beter in op de behoeften uit onze samenleving.

• Draag jij graag bij aan een financieel gezond Nederland? Je bent van harte welkom. Solliciteren kan door je cv en motivatie in te sturen. Maar we staan ook open voor andere vormen, zoals een video- (met bijgevoegd je cv) of presentatie-sollicitatie (in PowerPoint). In het laatste geval plak je de link van je sollicitatie in een pdf- of word-bestand. Zo kunnen we je sollicitatie goed verwerken.
• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. Dit betekent dat er ook sprake kan zijn van een aanloopschaal.
• De keuze voor een nieuwe baan kan in deze tijd best spannend zijn. We richten jouw overstap daarom zo persoonlijk mogelijk in. Heb je nog vragen over de vacature of het selectieproces? Neem dan vooral contact met ons op. We helpen je graag in je overweging.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het beleid in de juiste woorden, met de juiste beelden op het juiste moment bij de juiste mensen krijgen. Dat doet de directie Communicatie van het ministerie van Financiën. Zo verzorgen wij onder meer de beleidscommunicatie voor het Nederlandse publiek en de woordvoering voor de media voor de minister en staatssecretarissen, het kerndepartement en de Belastingdienst.

De directie Communicatie verbindt departement en buitenwereld en zorgt dat boodschappen intern overeenkomen en aansluiten bij de rijksbrede communicatie.
We maken informatie openbaar, geven communicatieadvies, verzorgen de woordvoering, persvoorlichting en publieksvoorlichting, schrijven speeches, maken nieuwsanalyses, voeren de hoofdredactie van intranet (Rijksportaal), het personeelsblad WIJ zijn financiën, het Financiëndeel op www.rijksoverheid.nl en de socialmediakanalen van het ministerie. Ook verzenden we openbare stukken, bijvoorbeeld naar de Tweede Kamer. De directie telt 55 fte.

Het ministerie van Financiën staat continu in de belangstelling. Wij leveren dan ook topkwaliteit met een groep toegewijde medewerkers. De directie Communicatie doet aan totaalcommunicatie. Iedereen heeft een specialisme, maar dit wordt pas echt waardevol door intensieve samenwerking in teams.

Ministerie van Financiën

Samen werken aan een financieel gezond Nederland
Het werk van het ministerie van Financiën gaat over meer dan cijfers en geld alleen. Het gaat over mensen zoals jij en ik. Mensen met verwachtingen, zorgen, vragen, dromen en plannen. We rekenen bijvoorbeeld allemaal op financiering voor goede zorg en goed onderwijs. Op duidelijkheid over belastingtarieven en op betrouwbare banken en verzekeraars, in Nederland en daarbuiten. En we rekenen allemaal op duidelijkheid over exportregels en wat we wel en niet mee mogen nemen vanuit de vakantiebestemming.

Het ministerie van Financiën luistert naar wat er speelt in de samenleving van vandaag en heeft aandacht voor hoe Nederlanders hun toekomst zien. Met die kennis en inzichten leggen we samen met andere ministeries en binnen ons internationale netwerk de juiste verbindingen en brengen we Nederland verder. We zorgen ervoor dat Nederland en onze economie klaar zijn voor de steeds sneller veranderende wereld van morgen. Op alle fronten. Dat gaat niet vanzelf. En natuurlijk is daar ook geld voor nodig. Dat geld brengen burgers en bedrijven via belastingen bijeen, en verdeelt de overheid over zaken die we als samenleving belangrijk vinden. Daarvoor moeten er keuzes worden gemaakt en worden ingegrepen als dat nodig is. Om ons land financieel gezond te houden, moet onze economie namelijk in balans blijven en tegelijk ook ruimte krijgen om te groeien.

Samen zorgen we ervoor dat er in Nederland kansen zijn voor welvaart en groei voor iedereen, vandaag, morgen en daarna. Samen werken we aan een financieel gezond Nederland.

Onze kernwaarden: integer, deskundig, duidelijk, durf en samenwerken zijn leidend voor ons gedrag en geven ons een gezamenlijke taal, waarmee we onderling bespreekbaar maken wat we doen en hoe we dat doen.

Lees meer over het ministerie van Financiën: https://www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-financien/organisatie

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Solliciteren?

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Eindredacteur directie Communicatie

Ministerie van Financiën
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 15 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Paralegal Directie Juridische Zaken

Ministerie van Financiën
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 9
  • Reageren voor 28 november
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Corporate Communicatieadviseur / Corporate woordvoerder

Ministerie van Financiën
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 13 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd