Jij hebt als managementondersteuner van de directeur-generaal (dg) een dynamische functie met veel taken en verantwoordelijkheden, met name rondom het beheren van de agenda. Je vindt het leuk om afspraken in te plannen en te puzzelen op lastige afspraken, kunt snel schakelen als de agenda verandert en bent dienstverlenend ingesteld. Naast het inplannen van de afspraken zelf, zorg je ook dat de dg de benodigde informatie heeft voor het overleg en dat alle faciliteiten (bijv. zaal) zijn geregeld.
Op het secretariaat van de dg werk je samen met je directe senior collega, op haar vrije dagen en tijdens haar vakantie kun jij ook alleen werken.
Als managementondersteuner van de dg Migratie ligt de nadruk de volgende werkzaamheden:
- het in overleg met de dg plannen van afspraken, inschatten van prioriteiten, anticiperen op ontwikkelingen en aanpassen van de agenda daarop
- het organiseren van vergaderingen (van uitnodiging tot zaalreservering)
- het uitzetten van verzoeken tot en met verzamelen van input ten behoeve van annotaties bestemd voor de dg
- het completeren, archiveren en verzenden van vergaderstukken
- het zorgdragen voor bij het secretariaat ingekomen post voor de dg