Managementondersteuner bij directie Internationaal Onderzoek en Beleidsevaluatie

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Rijnstraat 8 te Den Haag  -  route
  • MBO - 4
  • 36 uur
  • €3.016 - €3.879 (bruto)
  • Administratief / secretarieel
  • Solliciteer voor 9 december 2024 Nog 5 dagen
  • Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Kenmerk: 1913, Plaatsingsdatum: 22 november 2024

3 redenen waarom dit jouw baan is:

• omdat jij het vermogen hebt om de behoeften van de klant te begrijpen. Je doet sowieso graag iets voor een ander.
• omdat je je actief inspant om concrete resultaten te halen. Je geeft niet op!
• omdat je streeft naar nauwkeurigheid. Je levert kwaliteit af.

De directie Internationaal Onderzoek en Beleidsevaluatie (IOB) is een leuke directie en er heerst een collegiale sfeer. Als managementondersteuner ben jij verantwoordelijk voor de volledige secretariële en administratieve ondersteuning van IOB. Je ondersteunt de directeur en de overige leden van het managementteam.
Het kloppend hart van de directie dus!

Wat ga je doen?

Je ontzorgt door secretariële en administratieve taken op te pakken.

Denk hierbij aan het:

• beheren van de agenda van de directeur en de overige leden van het managementteam, waarbij je zorgt dat afspraken efficiënt op elkaar aansluiten.
• beheren van de algemene mailbox, waarbij je zelfstandig vragen kunt afhandelen. Zo ook het afhandelen van telefoontjes/afspraken.
• affiniteit hebben met ICT m.b.t. het bijhouden van bestaande websites.
• organiseren van vergaderingen en de verslaglegging hiervan.
• ondersteunen, zowel administratief als organisatorisch, bij de evaluatieonderzoeken.
• fungeren als aanspreekpunt/vraagbaak voor de in- en externe relaties en instanties.

Dit is geen uitputtende lijst. Je krijgt de vrijheid om taken die je goed liggen op te pakken, je maakt keuzes en handelt ernaar. Minder uren werken en hybride werken behoren tot de mogelijkheden.

Een dag uit leven van een managementondersteuner bij directie Internationaal Onderzoek en Beleidsevaluatie:
Als ik ‘s ochtends op mijn werkplek arriveer, word ik begroet door de onderzoekers die vroeg begonnen zijn. Ik check de binnengekomen berichten en plaats enkele ervan op de digitale samenwerkingsruimte. Samen met een projectleider bespreek ik wat er nodig is voor een kennisbijeenkomst en reserveer voor haar een mooie locatie in het centrum van de stad, met bijbehorende catering.

Na een kop koffie tijdens het agendaoverleg met de directeur zet ik alles klaar voor het overleg van het managementteam. Daarna snel naar IOB terug voor de wekelijkse terugkoppeling met alle onderzoekers, ook via de onlineverbinding. Het is leuk om te horen waar iedereen mee bezig is. Na de lunch, die naar keuze met collega’s wordt gegeten, help ik een onderzoeksteam met het boeken van een dienstreis naar Kameroen en een andere collega met het versturen van rapporten. Het laatste deel van de middag is rustig, zo kan ik de notulen en de actielijst van het managementteam alvast uitwerken.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

IOB is ingedeeld in drie samenwerkende clusters die samen alle beleidsterreinen van het ministerie bestrijken: buitenlandse zaken, ontwikkelingssamenwerking en handel & investeringen. IOB beschikt over een staf van ervaren beleidsonderzoekers (30+ fte) en heeft een eigen budget. De evaluaties die IOB uitvoert gaan over brede toonaangevende beleidsterreinen. De IOB-onderzoeken behelzen onderwerpen die qua inhoud veelal complex zijn. IOB voert onderzoek eigenstandig uit en maakt waar nodig tevens gebruik van externe deskundigen met specialistische kennis. Elk onderzoek wordt begeleid door een interne klankbordgroep en een grotendeels uit externe leden bestaande referentiegroep.

De hoofdtaken van IOB zijn:

  • Evalueren van de uitvoering van het Nederlands buitenlandbeleid, bestaande uit ontwikkelingssamenwerkingsbeleid en algemeen buitenlands beleid met bijzondere aandacht voor de relevantie, doeltreffendheid en doelmatigheid en duurzaamheid van de resultaten.
  • Uitvoeren van beleidsondersteunend onderzoek op verzoek van de departementsleiding.
  • Uitvoeren van (evaluatie- of overig)onderzoek van de Tweede Kamer.
  • Onderzoeken binnen het terrein van de Homogene Groep Internationale Samenwerking.

    IOB ressorteert onder de Secretaris-Generaal of plaatsvervangend Secretaris-Generaal maar is inhoudelijk onafhankelijk. IOB beslist zelf over de invulling van de evaluaties en onderzoeken. De evaluatieprogrammering gaat uit van de Strategische Evaluatie Agenda (SEA), van de inzichtbehoefte van de politieke leiding, beleidsdirecties en soms de Tweede Kamer en van IOB-interne overwegingen (beleidsmatige en budgettaire relevantie en capaciteit en planning. Dat vraagt om een kritische benadering van thema’s en prioriteiten en om het produceren van goed getimed , diepgaand, genuanceerd en toegankelijk onderzoek.

IOB wil relevante rapporten afleveren die op een sprekende manier worden gepresenteerd.

De functionele contacten van IOB betreffen:

  • Leden van het parlement en politieke partijen.
  • Politieke en ambtelijke leiding.
  • Ambassades en overige directies.
  • Overige departementen, met name binnen HGIS.
  • Organisaties in binnen- en buitenland betrokken bij de uitvoering van buitenlands beleid.
  • Binnen – en buitenlandse inspectie en evaluatiediensten, Rekenkamers e.d., zowel in bilateraal en multilateraal verband (EU, VN, Multilaterale Banken en OESO/DAC).
  • Vertegenwoordigers van overheden van ontvangende landen, van counterpart-instellingen, van medefinancieringsorganisaties en van (andere) project- en programma-uitvoerders.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingssamenwerking, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Diversiteit en Inclusie

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. En door een werkcultuur te scheppen waar iedereen zichzelf kan zijn en zich gewaardeerd voelt. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in, onder meer, leeftijd, gender(identiteit), cultuur, religie, achtergrond, geaardheid, (arbeids)beperking, kennis en competenties.

Stel gerust je vraag

Meer informatie over deze vacature

Peter van der Knaap +31703487315

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Suzan Rappoldt-de Groot 0703484000

Solliciteren?

Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.