• Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 1 jaar
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €2.482 - €3.376
  • Niveau Bachelor - HBO, MBO - 4
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 30 september Nog 5 dagen
  • Vacaturenummer KIESRAAD/2022/18
  • Plaatsingsdatum 16 september 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Functie­omschrijving

Ben jij een enthousiaste en proactieve managementondersteuner die kan zorgen dat onze organisatorische kernprocessen goed lopen? Draag jij met jouw ervaring graag bij aan de verdere ontwikkeling van onze groeiende organisatie? Dan is deze veelzijdige functie wellicht iets voor jou!

De managementondersteuner wordt aangestuurd door de office manager en is samen met de andere administratief medewerker, verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van (het bureau van) de Kiesraad en voor de uitvoerende werkzaamheden op het terrein van bedrijfsvoering en personeelszaken. De managementondersteuner vervult een spilfunctie binnen de organisatie en zorgt voor structuur en overzicht in de administratieve ondersteuning. Vanuit je functie draag je op dat front zorg voor de dagelijkse continuïteit binnen het bureau van de Kiesraad, voer je vanuit je ervaring waar nodig verbeteringen door en zorg je ook voor borging van de kennis.

De administratief medewerker houdt zich in samenwerking met de officemanager en administratief medewerker bezig met:
Secretariële en administratieve ondersteuning

  • Agendabeheer secretaris-directeur, plaatsvervangend secretaris-directeur en voorzitter
  • Inplannen en voorbereiden overleggen
  • Beheer en werkstromen in Digidoc
  • Administratieve zaken Kiesraadvergaderingen
  • Beheer mailboxen en telefonie
  • Relatiebestand
  • Ondersteuning bij organisatie verkiezingen, symposia en bijeenkomsten

Personeelsgerelateerde zaken

  • Acties in- en uitdiensttreding, beëdigingen, jubilea, eindejaarsgeschenk e.d.
  • Voorbereiden, instrueren en begeleiden nieuwe medewerkers
  • HR-ondersteuner in P-direkt. (o.a. ziek- en herstelmeldingen)
  • Rapportages genereren t.b.v. staf (ziek- en betermeldingen, verlof, Poortwachtersverslag, ziekte na ontslag)
  • Beheer en mutaties in ‘PMS’ (Personen Management Systeem).
  • Organisatie BHV

Huisvesting, financiën en automatisering

  • Afhandeling facilitaire meldingen en verzoeken
  • Inkoop en beheer drukwerk
  • Inkoop en beheer (representatie)geschenken
  • Administratie hard- en software
  • Toegang en toegangspassen kantoor
  • Interne verhuizingen
  • Voorzieningen thuiswerken
  • Ondersteuning invullen en afhandelen declaraties
  • Ondersteuning facturering (aanlevering behoeftestellingen, offertes, contracten e.d.)

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Verkiezingen en kiesrecht zijn belangrijke pijlers van onze democratie. De Kiesraad maakt zich sterk voor een goed verkiezingsproces en betrouwbare verkiezingsuitslagen. De Kiesraad stelt uitslagen vast van landelijke verkiezingen en is onafhankelijk adviesorgaan én kenniscentrum op het gebied van kiesrecht en het verkiezingsproces. Naast de reguliere werkzaamheden is de Kiesraad als organisatie in transitie richting verkiezingsautoriteit. De Kiesraad krijgt daarmee meer richtinggevende en beoordelende taken en bevoegdheden in de keten van uitslagvaststelling en een grotere rol bij de inzet van digitale middelen in het verkiezingsproces.

Kiesraad

Verkiezingen en kiesrecht zijn belangrijke pijlers van onze democratie. De Kiesraad maakt zich sterk voor betrouwbare verkiezingsuitslagen. We stellen de uitslagen vast van de verkiezingen voor de Eerste en Tweede Kamer en het Europees Parlement. Als onafhankelijk adviesorgaan van regering en parlement geeft de Kiesraad adviezen op het terrein van verkiezingen en kiesrecht. Ook zijn we kenniscentrum voor bijvoorbeeld gemeenten, provincies, waterschappen en politieke partijen, maar ook voor alle Nederlanders die meer willen weten over verkiezingen en kiesrecht.

De Kiesraad bestaat uit zeven leden en wordt ondersteund door een bureau (20 fte’s). De Kiesraad krijgt extra taken en bevoegdheden om dé verkiezingsautoriteit in Nederland te worden. Zo kunnen we samen met gemeenten werken aan de kwaliteit van het verkiezingsproces. Ook krijgen we een grotere rol bij de inzet van digitale middelen. Bijvoorbeeld om uitslagen op te tellen en de zetelverdeling te bepalen.

Je werkt deels vanuit huis en deel vanuit ons bureau in het centrum van Den Haag: de Zurichtoren aan de Muzenstraat 85.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Amy Kan

06-50174694

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Marilyn Antonia, backoffice werving & selectie

070-4266161

Shamin Naipal, backoffice werving & selectie

070-4266161

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Kiesraad nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

(Senior) Beleidsmedewerkers Regie en Kwaliteit Verkiezingsketen

Kiesraad
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11,schaal 12
  • Reageren voor 26 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Projectsecretaris regie en kwaliteit verkiezingsketen

Kiesraad
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 9,schaal 10,schaal 11
  • Reageren voor 26 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Managementondersteuner

Ministerie van BZK
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 6
  • Reageren voor 13 oktober
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd