“Bij de directie Asiel & Bescherming is geen één dag hetzelfde”.

Als management ondersteuner zijn er diverse werkzaamheden wat het werk leuk maakt. Er moet zorggedragen worden voor complexe agenda’s, voor het prioriteren van de afspraken en managers op tijd informeren over lopende (urgente) zaken. Het is de bedoeling dat de managers geen omkijk hebben naar hun agenda en dat ze precies weten waar ze moeten zijn. Ze kunnen van het directiesecretariaat verwachten dat de agenda’s up to date zijn. Daarnaast is het secretariaat een laagdrempelig team waarbij dienstverlening op nummer één staat. Deze dienstverlening is niet alleen gericht op het managementteam, maar ook op de hele A&B organisatie. Het interessante als management ondersteuner bij A&B is de diversiteit en veelzijdigheid, veel contact met diverse organisaties en de waardering voor het werk wat je doet.

Je draagt - samen met je collega’s van het cluster Managementondersteuning A&B - zorg voor een vakbekwame en effectieve ondersteuning van de MT-leden van de directie A&B. Daarnaast werk je regelmatig samen met de verschillende management ondersteuners binnen jouw directie en binnen de IND.

Als management ondersteuner vorm je als het ware de 'toegangspoort' tot de MT-leden voor de interne organisatie en partijen buiten de IND. Je beheert de complexe agenda (in Outlook i.c.m. met Webex) van de MT-leden en stemt deze in goed overleg af met relevante partijen. Waar nodig zet je verzoeken uit tot annotaties voor de verschillende overleggen bij de betrokken adviseurs. Daarnaast kan het voorkomen dat je de mailbox van de MT-leden beheert en dat er tijdens overleggen wordt gevraagd om te notuleren.

Je hebt gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie en beschikt over vaardigheden in het behandelen van vertrouwelijk informatie en gegevens. Je weet informatie en in- en uitgaande post op urgentie in te schatten.

Je zet de stukken voor de overleggen van de MT-leden klaar in het administratieve systeem (iBabs) of een andere manier van digitale vergadervoorbereiding. Je voert documenten in het digitale postsysteem (DigiJust) op en bewaakt de voortgang van de documentenstroom. Je ondersteunt de MT-leden op het gebied van financiële administratie (Leonardo en Topdesk) en organiseert externe locaties voor bijeenkomsten (via Meetingselect).

Je denkt proactief mee in verbetering van de administratieve processen, toont initiatief en hebt een dienstverlenende houding.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• In een ondersteunde rol om te zorgen dat MT-leden hun taken goed kunnen uitvoeren.
• In een anticiperende rol om te zorgen dat de administratieve processen op orde zijn.
• In een proactieve en collegiale rol om het secretariaat een geoliede machine te laten zijn.

Het leukste aan deze functie is dat je MT-leden zelfstandig ondersteunt en daarnaast onderdeel bent van een secretariaat waarin nauw met elkaar wordt samengewerkt om de directie zo goed mogelijk te ondersteunen. Daarom zijn we op zoek naar een echte teamplayer die ook zelfstandig goed zijn/haar mannetje weet te staan.

Herken jij jezelf hierin?

• Je hebt bij voorkeur ervaring met het werken bij de Rijksoverheid en het werken in een complexe en dynamische werkomgeving.
• Je hebt bij voorkeur minimaal 2 jaar succesvolle ervaring als secretaresse/ directiesecretaresse/managementondersteuner.
• Je beschikt minimaal over een MBO werk- en denkniveau en hebt bij voorkeur een secretariële opleiding gevolgd.
• Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en dat zien wij graag in jouw motivatiebrief terug.
• Je hebt aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (MS Office, Webex, iBabs, Digijust, Leonardo).
• Je bent in staat om nieuwe procedures en systemen snel eigen te maken.
• Je bent flexibel en collegiaal, bereid zelf door te ontwikkelen en een bijdrage te leveren aan het verder professionaliseren van het secretariaat.
• Vanwege het hybride werken vinden wij het belangrijk dat je je werk zelfstandig uitvoert.

De volgende competenties zijn nodig bij deze functie:

• Klantgerichtheid.
• Voortgangscontrole.
• Plannen en organiseren.
• Flexibiliteit.
• Organisatiesensitiviteit.
• Samenwerken.
• Integriteit.
• Zelfontwikkeling.

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Asiel en Bescherming (A&B), heeft 2 vacatures voor de functie van Managementondersteuner (FGR Managementondersteuner S7). Het betreft een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, 12 maanden, met uitzicht op onbepaalde tijd.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je minimaal twee dagen op de locatie in Den Haag aanwezig bent en op die momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Afstemming hierover gaat in overleg met je leidinggevende.

• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werkkandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief.
• Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten.
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.
• Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.
• Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.