• Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur Vast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd.
  • Uren per week 24 - 36
  • Maand­salaris €2.405 - €3.135
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 16 april Nog 8 dagen
  • Vacaturenummer BS-085
  • Plaatsingsdatum 26 maart 2020
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Als managementondersteuner heb je een belangrijke spilfunctie: je draagt bij aan het effectief functioneren van het hoger management van de Bestuursstaf van Rijkswaterstaat. De Bestuursstaf bestaat uit 4 stafdirecteuren die een CFO, de plaatsvervangend Directeur Generaal en de Directeur Generaal, ondersteunen. De stafdirecteuren hebben vaste ondersteuners, maar binnen de MO-pool van de Bestuursstaf vervul je de rol van vaste vervanger voor deze ondersteuners. Je stemt zaken inhoudelijk én procedureel af met de verschillende interne en externe partijen. Daarbij manage je de diverse informatiestromen ter ondersteuning van jouw management.

Je voelt je lekker in een politiek gevoelige context. Dat vraagt het nodige van je op het gebied van klantgerichtheid en integriteit. Je beheert de agenda van de staf van Rijkswaterstaat en staat de mensen te woord die telefonisch contact opnemen. Daarbij filter je de informatie en contacten die relevant en urgent zijn voor de Bestuursstaf eruit. Andere vragen weet je zelf af te handelen en je bent een 'buffer' in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context. Je maakt (digitale) dossiers aan en verwerkt en bewerkt e-mail en post tot memo’s en rapporten over politiek zeer gevoelige onderwerpen. Dat alles doe je natuurlijk volgens de huisstijl van Rijkswaterstaat. Je bewaakt de acties die de Bestuursstaf moet uitvoeren en zet ze zo nodig zelfs in gang. Hierbij weeg je belangen en consequenties van ontwikkelingen met een groot politiek en maatschappelijk afbreukrisico ten behoeve van het (directie)management zelf af. Je organiseert (speciale) bijeenkomsten en je zorgt voor de logistieke afhandeling van bijvoorbeeld videoconferenties. Je zorgt ervoor dat de ondersteuning bij P-direct en de ziekteverzuimregistratie geleverd wordt. Tenslotte behandel je de aanvragen voor dienstreizen van de directieteamleden. Een heel veelzijdige functie dus, met veel verantwoordelijkheid.

Je bent representatief, klantgericht en je werkt graag met mensen. Als een spin in het web onderhoud je een relevant relatienetwerk met de interne en de externe contacten van de Bestuursstaf. Je ontvangt bezoekers en hebt contacten met externe opdrachtgevers voor het uitwisselen van informatie over lopende zaken. Natuurlijk heb je regelmatig contact met je collega-managementondersteuners voor het afstemmen en verdelen van werkzaamheden.

Je bent een kei in dienstverlening en proactief optreden. Je schakelt snel tussen verschillende onderwerpen, hebt een flexibele instelling en kunt tegen stress. Je bent dus altijd bezig met het naar volle tevredenheid ondersteunen van de directeur-generaal en het directieteam. Jouw expertise is een onmisbare bijdrage aan de continue verbetering van de ondersteunende en administratieve werkprocessen. Je voelt je echt verantwoordelijk voor de kwaliteit van ondersteuning aan alle directiemanagers en de directeur-generaal en CFO. En ook erg belangrijk: je weet om te gaan met vertrouwelijke personele en bedrijfsmatige informatie die je tijdens je werk onder ogen krijgt.

In verband met de ontwikkelingen rondom het corona virus heeft Rijkswaterstaat een aangepaste selectieprocedure. De meest actuele informatie vind je via deze link.

Functie-eisen

  • Je hebt een secretariële opleiding.
  • Je hebt kennis van een politiek-bestuurlijke omgeving.
  • Je hebt kennis van samenhangende algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften en wet- en regelgeving.
  • Je hebt inzicht in zeer gevoelige actuele onderwerpen en vaardigheid in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden.
  • Je kunt politieke en/of maatschappelijke afbreukrisico’s inschatten.
  • Je hebt beheersing van de Windows-gestuurde programma's van MS-Office.
  • Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.
  • Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in vergelijkbare functie op het niveau van ondersteuning van een stafdirecteuren.
  • Je bent representatief, flexibel en kunt goed in een team samenwerken.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Maand­salaris Min €2.405 Max. €3.135 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur Vast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd.
  • Minimaal aantal uren per week 24
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 60% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer. Bij de Rijksoverheid heb je een aantal individuele keuzemogelijkheden bij het samenstellen van je arbeidsvoorwaardenpakket. Daarvoor kun je bovenop het salaris rekenen op een individueel keuzebudget van 16,37% van je salaris. Tot slot hecht de Rijksoverheid sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor ook tal van mogelijkheden.

Bijzonderheden

  • Maandag, woensdag en vrijdag behoren tot je vaste werkdagen.
  • Een (online) voorselectietest of een assessment kan onderdeel zijn van het sollicitatieproces. Het maken van een casus en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, kan eveneens deel uitmaken van het sollicitatieproces. Het inwinnen van referenties maakt deel uit van het sollicitatieproces.

Acquisitie op onze vacatures wordt niet in behandeling genomen.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De Bestuursstaf is verantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie als geheel. Wij ondersteunen de directeur-generaal bij de landelijke aansturing van de organisatie en zorgen voor een goede verbinding tussen Rijkswaterstaat en zijn/haar omgeving. Zo kijken wij van buiten naar binnen en brengen wij Rijkswaterstaat in contact met externe ontwikkelingen. Verder ondersteunen we het bestuur door te adviseren op basis van overzicht, samenhang en integraliteit. In totaal werken er ongeveer 120 mensen binnen de BS, verspreid over vier stafdirecties: omgeving, communicatie en strategie (1), Productie en Informatievoorziening (2), Financiën en Control (3) en HRM en Organisatie (4).

Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Priya Kisoensingh

06-46172182

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Lucien Hermes, Adviseur Werving en Selectie

06-41044315

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Rijkswaterstaat nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Senior adviseur Bestuursstaf Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 16 april
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

(Bestuurs)secretaris directeur–generaal

Rijkswaterstaat
  • Stand­plaats Utrecht / Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 13
  • Reageren voor 18 april
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Coördinerend adviseur Bestuursstaf

Rijkswaterstaat
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 14
  • Reageren voor 1 mei
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd