Word jij gelukkig wanneer jij ervoor zorgt dat een collega zijn werk nog makkelijker kan doen en vind je het fijn wanneer jij de agenda van een collega mag managen? Dan is dit de baan waar je naar op zoek bent en ben jij de kandidaat voor deze functie!

Geen agenda binnen de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD) zo aan verandering onderhevig als die van onze directie en de bureauhoofden van de Centrale Staf. Aan jou als managementondersteuner de taak om de agenda’s van de bureauhoofden te bewaken en hen op dit vlak te ontzorgen. In deze dynamische baan in Den Haag schakel je continu tussen twee werelden: die van militairen en burgers. Dit betekent dat je rechtstreeks zaken doet met managementondersteuners van onder meer collega’s binnen en buiten het Ministerie van Defensie.

Wat jouw functie natuurlijk vooral interessant maakt, is de inhoud van je werk. Of eigenlijk: de personen die je als secretaresse ondersteunt. Jij bent namelijk de drijvende kracht achter een goed functionerende afdeling.

Je werkt nauw samen met collega’s van de MIVD. Denk aan het secretariaat van de directeur Juridische Zaken, de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal en alle operationele commando’s. Ook heb je contact met externe organisaties zoals de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst, de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid, Politie, het ministerie van Algemene Zaken, de Commissie van Toezicht op de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten en de Toetsingscommissie Inzet Bevoegdheden.

Als secretaresse plan je (internationale) afspraken en reizen in, beheer je afspraken en ben je het eerste aanspreekpunt voor het bureauhoofd. Omdat er veel vragen en verzoeken binnenkomen, ben je ook een soort waakhond voor de deur die zorgt dat belangrijke afspraken voorrang krijgen en dat de agenda’s niet overlopen. Ook ben je degene die denkt aan dat flesje wijn bij een werkbezoek, die bezoekers soms last-minute aanmeldt, zorgt dat documenten ondertekend worden door de juiste personen en dat de verslaglegging van vergaderingen op orde is. Hiernaast ben je in geval van calamiteiten achtervang voor de directiesecretaresse.

Hoe cliché ook: jouw werk is dus zeer afwisselend en geen dag is hetzelfde. Wat het ook uitdagend maakt, is de verbinding tussen militairen en burgers. Twee werelden die binnen de MIVD samenwerken. Dit betekent dat je de militaire hiërarchie begrijpt en respecteert, maar dat je die ook kunt overbrengen op de burgers binnen én buiten de MIVD.