Managementondersteuner

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €2.405 - €3.135
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel, Juridisch
  • Reageren voor 6 april Nog 3 dagen
  • Vacaturenummer HBJZ 2020-080
  • Plaatsingsdatum 10 maart 2020
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

De hoofddirectie Bestuurlijke en Juridische Zaken is een centrale dienst binnen de beleidskern van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Jij gaat als enthousiaste, gedreven en ervaren managementondersteuner met een groot verantwoordelijkheidsgevoel aan de slag voor onze hoofddirectie. Dat doe je vanuit Den Haag in het team Managementteam ondersteuning.

Je bent ambitieus, werkt nauwkeurig en denkt proactief mee over de ontwikkelingen die spelen in de directie. Zie je zaken liggen? Dan pak je die op. Door ervaring heb je geleerd om snel en flexibel in te spelen op wat de dagelijkse praktijk van je vraagt en kun je multitasken. Je gaat zorgvuldig om met persoonlijke en vertrouwelijke informatie. Je staat bekend als een dienstverlenende, maar ook assertieve collega en bent trots op je werk.

Het team waarin je werkt is verantwoordelijk voor de ondersteuning van het directieteam en de afdelingshoofden. Binnen het team ligt het accent van jouw werk met name op het verrichten van ondersteunende werkzaamheden voor de afdelingshoofden.

Jouw taken

  • Je zorgt voor een juiste en tijdige afhandeling van acties en afspraken, waarbij je kunt (her)prioriteren.
  • Je organiseert vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten en verzorgt het correct en tijdig afhandelen van telefoon, e-mail en post.
  • Je leest mee met de mail en onderneemt op basis daarvan actie om de werkdag van de afdelingshoofden soepel te laten verlopen.
  • Je treedt op als buffer naar de interne organisatie en externe omgeving.
  • Je benut en onderhoudt een netwerk binnen het departement.
  • Je draagt (mede) zorg voor een goed functionerende ondersteuning, inclusief vervanging.
  • Je levert een actieve bijdrage aan de verbetering/efficiency van de werkprocessen en resultaten.

Je werkt met twee collega’s nauw samen in teamverband. Een goede samenwerking en onderlinge vervanging is essentieel om samen de werkzaamheden te organiseren. Samen met je collega’s verricht je overige secretariaatstaken voor de afdelingen, zoals het inplannen van vergaderingen en het regelen van vergaderlocaties, de registratie van ziek- en betermeldingen, optreden als klantcontactpersoon voor de aanschaf en het beheer van ICT-faciliteiten en facilitaire zaken, het maken van inkoopopdrachten en het organiseren van bijeenkomsten.

Functie-eisen

  • Je hebt een afgeronde secretariële opleiding en ervaring binnen de (Rijks)overheid is een pre.
  • Je kunt goed uit de voeten met ICT (Microsoft Office-programma’s zoals Word, Excel en Outlook) en met de geautomatiseerde systemen die gehanteerd worden voor de juridische ondersteuning.
  • Je vindt het leuk om als (ICT-)vraagbaak te fungeren.
  • Je kunt goed samenwerken, bent stressbestendig en stelt je flexibel op.
  • Je hebt een praktische, resultaatgerichte en klantgerichte instelling.
  • Je kunt nauwkeurig en precies werken.
  • Je kunt je goed en duidelijk uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk, en kunt hoofd- en bijzaken van elkaar scheiden.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Maand­salaris Min €2.405 Max. €3.135 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De hoofddirectie Bestuurlijke en Juridische Zaken (HBJZ) is een centrale dienst binnen de beleidskern van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW). HBJZ valt, samen met enkele andere centrale diensten, direct onder de secretaris-generaal. HBJZ is verantwoordelijk voor de wetgeving van het ministerie en voor alle bestuurlijk-juridische producten en advisering op de IenW-beleidsterreinen.

Er werken circa 120 professionals bij HBJZ. Het personeelsbestand is een mooie mix van beginnende en meer ervaren juristen, paralegals en ondersteuners. De cultuur kenmerkt zich door gedrevenheid en professionaliteit. De werksfeer is open, informeel en collegiaal. Het tempo ligt hoog, de dossiers zijn divers. De hoofddirectie bestaat uit de afdelingen Algemeen Bestuurlijk-Juridische Zaken, Algemeen Wetgevingsbeleid en Wegenverkeersrecht, Lucht- en Scheepvaart, Spoor en Weg, Water, Infrastructuur en Omgevingsrecht, Milieu en de afdeling Ondersteuning.

Het managementteam van HBJZ bestaat uit de directie (een hoofddirecteur en directeur) en zeven afdelingshoofden. De afdeling Ondersteuning bestaat uit twee teams, namelijk Managementteam ondersteuning en Juridische ondersteuning. Jouw functie valt onder Managementteam ondersteuning.

Afdeling Ondersteuning
De afdeling Ondersteuning bestaat uit circa dertien medewerkers en kenmerkt zich door een sterk teamgevoel. We delen met elkaar wat er speelt op ons werkterrein en denken samen na over hoe we het werk op de beste manier gedaan krijgen. We helpen elkaar en springen bij waar nodig. Er is ruimte om jezelf te ontwikkelen, zowel door het volgen van opleidingen en cursussen als in het werk.

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) zet in op leefbaarheid en bereikbaarheid, met een vlotte doorstroming in een goed ingerichte, schone en veilige omgeving. Het ministerie werkt aan krachtige verbindingen over de weg, het spoor, het water en door de lucht, beschermt tegen wateroverlast en bevordert de kwaliteit van lucht en water. Een leefbaar, bereikbaar en veilig Nederland.

Het ministerie heeft onlangs zijn ambities gepresenteerd onder de noemer Het verhaal van IenW’.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Mevrouw mr. G.M. Simons

06 - 11 62 31 31

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Mevrouw C.R.J.E. Guijt

06 - 11 80 32 79

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Wetgevingsjurist

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 6 april
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Directeur Human Resources Management en Facilitair Management

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 15
  • Reageren voor 15 april
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Afdelingshoofd Marien en Internationaal Waterbeleid

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 15
  • Reageren voor 14 april
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)