Managementondersteuner

Ministerie van Financiën

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 2 jaar
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.422 - €3.157
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 5 augustus Nog 7 dagen
  • Vacaturenummer SG 21-91
  • Plaatsingsdatum 22 juli 2021
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Het werk van het ministerie van Financiën gaat over meer dan cijfers en geld alleen. Het gaat over mensen zoals jij en ik. Voor het functioneren van het ministerie is een goedlopende stukkenstroom essentieel. En daar kom jij in het spel. Want jij bent als managementondersteuner in Den Haag een belangrijke speler in het verzorgen van een goede en tijdige stukkenstroom voor de bewindspersonen en de secretaris-generaal.

Als managementondersteuner zorg je vanuit een ondersteunende en ontzorgende rol ervoor dat de stukkenstroom richting de bewindspersonen en ambtelijke top tijdig en adequaat verloopt. Nadat de meest betrokken directies en onderdelen hun akkoord hebben gegeven op de stukken, worden deze klaargemaakt voor de tassen van de minister en de staatssecretarissen van Financiën. In dat laatste deel van het proces, waarin de stukken ook worden voorgelegd aan de secretaris-generaal (SG) met een advies van een van de adviseurs van de directie Bestuursondersteuning en Advies (BOA), ben jij degene die de voortgang bewaakt en de spelregels kent en toepast.

Deze werkzaamheden nemen een groot deel van de middag in beslag. Daarnaast voer je samen met een collega verschillende secretariële taken uit, waaronder het agendabeheer van het managementteam van de directie, het ondersteunen bij overleggen, het plannen van vergaderingen en het organiseren van bijeenkomsten. Dit alles doe je vanuit het secretariaat van BOA.

Doordat je als managementondersteuner regelmatig aan het einde van de lijn werkt, zeker bij de stukkenstroom, staat er regelmatig grote (tijds)druk op je werk; je bent dan ook stressbestendig, flexibel, nauwkeurig en vindt werken onder druk niet erg.

Jouw taken

  • Je zorgt ervoor dat de stukken die op jouw verzoek geprint worden ten behoeve van de tas van een van de bewindspersonen of de secretaris-generaal, op de juiste plek terechtkomen. Je verzorgt in sommige gevallen ook zelf printwerkzaamheden.
  • Je zorgt voor naleving van de proces- en vormafspraken die gelden binnen het ministerie; met name het zorg dragen voor een tijdige en volledige aanlevering van stukken is hierbij cruciaal.
  • Je onderhoudt nauw contact met de secretariaten van de bewindspersonen, de secretariaten van de SG/pSG en de adviseurs van BOA, om het proces goed te laten verlopen.
  • Je bent een vraagbaak voor medewerkers van Financiën voor vragen over het proces van de stukkenstroom.
  • Je voert samen met een collega het secretariaat van de directie BOA; denk onder meer aan agendabeheer van het MT van BOA en het ondersteunen van verschillende overleggen.

Functie-eisen

  • Je hebt bij voorkeur een opleiding op mbo-niveau afgerond. Een hbo-opleiding is een pre.
  • Je hebt ruime ervaring als secretaresse/managementondersteuner, bij voorkeur binnen een ministerie.
  • Je hebt affiniteit met de beleidsterreinen van het ministerie.
  • Je hebt affiniteit met werken met digitale systemen, waaronder Excel, Outlook en iBabs en Digidoc. Je kunt zelfstandig je deze systemen snel eigen maken.
  • Je beschikt over bestuurlijke sensitiviteit en kunt anticiperen.
  • Je hebt bij voorkeur kennis van de (inter)departementale organisatie.
  • Je werkt georganiseerd en geordend.
  • Je vindt het leuk om in een zeer dynamische omgeving te werken.
  • Je haalt plezier uit de interactie met veel verschillende mensen.
  • Je bent proactief, tactvol, communicatief sterk, flexibel en stressbestendig.
  • Je bent flexibel op het vlak van beschikbaarheid, werktijden en takenpakket.
  • Je bent flexibel bij calamiteiten.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Maand­salaris Min €2.422 Max. €3.157 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur 2 jaar
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

  • We willen dat iedereen zich thuis voelt bij het ministerie van Financiën en zichzelf volledig kan ontwikkelen. Want samen werken aan een financieel gezond Nederland is waar we voor staan. Dit doen we vanuit verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten, omdat we geloven dat dit onze denkkracht vergroot. Iedereen is welkom ongeacht culturele achtergrond, leeftijd, arbeidsvermogen, gender of seksuele voorkeur. Met jouw unieke bijdrage spelen we beter in op de behoeften uit onze samenleving.
  • Draag jij graag bij aan een financieel gezond Nederland? Je bent van harte welkom. Solliciteren kan door je cv en motivatie in te sturen. Maar we staan ook open voor andere vormen, zoals een video- (met bijgevoegd je cv) of presentatie-sollicitatie (in PowerPoint). In het laatste geval plak je de link van je sollicitatie in een pdf- of Word-bestand. Zo kunnen we je sollicitatie goed verwerken.
  • Een veiligheidsonderzoek A is onderdeel van de procedure.
  • Bij het vervullen van deze functie word je aangewezen als insider op grond van de Insiderregeling Financiën 2017. Met het oog op het verbod op handel met voorkennis en het voorkomen van financiële belangenverstrengeling, is het bezit van en/of de handel in effecten (zoals aandelen en obligaties) van sommige ondernemingen niet toegestaan. Heb je vragen over wat dit voor jou inhoudt? Neem dan contact op met de compliance-officer via a.daalderop@minfin.nl onder vermelding van BOA-vacature.
  • Gesprekken worden gevoerd in de week van 16 augustus.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Bestuursondersteuning en Advies (BOA) maakt deel uit van het SG-cluster, valt daarmee onder het cluster van de pSG en bestaat momenteel uit twee afdelingen: de afdeling Advies en de afdeling Bestuursondersteuning en Protocol. Het is mogelijk dat de directie BOA wordt uitgebreid met een tijdelijke (derde) afdeling Parlementaire Enquêtes. Het is de bedoeling dat, als deze afdeling er komt, de afdeling ten minste tot 2023 blijft bestaan, waarna de werkzaamheden in beginsel weer terugvloeien naar de afdelingen Advies en Bestuursondersteuning en Protocol.

De directie BOA ondersteunt en adviseert de politieke en ambtelijke top van het ministerie over bestuurlijke en politieke aangelegenheden. De directie BOA voert het secretariaat van de bestuursraad en van de ministerstaf en bereidt het interdepartementale SG-overleg, de onderraden en de ministerraad voor. De directie bewaakt het proces van de stukkenstroom richting de bewindslieden, adviseert de bewindspersonen over protocollaire zaken, is centraal aanspreekpunt voor parlementaire zaken en coördineert parlementaire enquêtes, ondervragingen en onderzoeken. Daarnaast is de departementale crisis coördinatie belegd bij de directie BOA.

Als managementondersteuner maak je deel uit van de directie BOA en binnen die directie van de afdeling Bestuursondersteuning en Protocol. De directie BOA ondersteunt de bewindspersonen, de SG en de plaatsvervangend SG van het departement op inhoudelijk, organisatorisch en facilitair terrein. De rol van BOA vraagt van alle medewerkers dat zij in staat zijn om te werken in een drukke en complexe omgeving. Het type onderwerpen en het soort processen binnen de afdeling zijn zeer divers.

Ministerie van Financiën

Samenwerken aan een financieel gezond Nederland

Het werk van het ministerie van Financiën gaat over meer dan cijfers en geld alleen. Het gaat over mensen zoals jij en ik. Mensen met verwachtingen, zorgen, vragen, dromen en plannen. We rekenen bijvoorbeeld allemaal op financiering voor goede zorg en goed onderwijs. Op duidelijkheid over belastingtarieven en op betrouwbare banken en verzekeraars, in Nederland en daarbuiten. En we rekenen allemaal op duidelijkheid over exportregels en wat we wel en niet mee mogen nemen vanuit de vakantiebestemming.

Het ministerie van Financiën luistert naar wat er speelt in de samenleving van vandaag en heeft aandacht voor hoe Nederlanders hun toekomst zien. Met die kennis en inzichten leggen we samen met andere ministeries en binnen ons internationale netwerk de juiste verbindingen en brengen we Nederland verder. We zorgen ervoor dat Nederland en onze economie klaar zijn voor de steeds sneller veranderende wereld van morgen. Op alle fronten. Dat gaat niet vanzelf. En natuurlijk is daar ook geld voor nodig. Dat geld brengen burgers en bedrijven via belastingen bijeen, en verdeelt de overheid over zaken die we als samenleving belangrijk vinden. Daarvoor moeten er keuzes worden gemaakt en worden ingegrepen als dat nodig is. Om ons land financieel gezond te houden, moet onze economie namelijk in balans blijven en tegelijk ook ruimte krijgen om te groeien. Samen zorgen we ervoor dat er in Nederland kansen zijn voor welvaart en groei voor iedereen, vandaag, morgen en daarna. Samen werken we aan een financieel gezond Nederland.

Onze kernwaarden integer, deskundig, duidelijk, durf en samenwerken zijn leidend voor ons gedrag en geven ons een gezamenlijke taal, waarmee we onderling bespreekbaar maken wat we doen en hoe we dat doen.

Lees meer over het ministerie van Financiën op https://www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-financien/organisatie.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Frederieke Rutgers, Afdelingshoofd Bestuursondersteuning en Protocol

06-15351362

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Gabriëlla Wibier, HR-adviseur

06-50158779

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Persvoorlichter fiscale zaken en Belastingdienst

Ministerie van Financiën
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 20 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Communicatiemedewerker

Ministerie van Financiën
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Reageren voor 27 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Senior financial auditor vaktechniek

Ministerie van Financiën
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 8 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd