Managementondersteuner
Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen
- Standplaats Grave
- Contractduur 1 jaar
- Uren per week 24 - 28
- Maandsalaris €2.557 - €3.190
- Niveau MBO
- Vakgebied Administratief / secretarieel
- Reageren voor 6 december Nog 2 dagen
- Vacaturenummer 48037
- Plaatsingsdatum 16 november 2023
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
Functieomschrijving
De Penitentiaire Inrichting (PI) Grave staat voor een veilige, persoonsgerichte en menswaardige detentie en werkt samen met haar ketenpartners en gedetineerden aan een succesvolle re-integratie in de samenleving. Als waardevolle managementassistent zorg jij er mede voor dat de directie in deze missie slaagt. Je biedt secretariële ondersteuning ten behoeve van directie en middenkader. Interesse gewekt, lees dan gauw verder!
Als managementondersteuner ben je voor interne medewerkers en externe partijen het eerste aanspreekpunt en dus het visitekaartje op het gebied van uiteenlopende aangelegenheden van het management. Tevens fungeer je als vraagbaak voor het management, middenkader en andere disciplines. Hierbij kijk je naar de prioriteiten van binnengekomen berichten, vragen en afspraken.
Met jouw bijdrage als managementondersteuner draag je niet alleen bij aan de efficiënte werking van de afdeling Bureau Management Ondersteuning (BMO), maar ben je ook het visitekaartje van de PI. De afdeling BMO bestaat uit een hoofd BMO en 3 managementondersteuners.
Als managementondersteuner ga jij de volgende taken uitvoeren:
- Agendabeheer Management: Je beheert de agenda’s van de managementleden. Het inplannen van afspraken is slechts het begin; je zorgt dat acties worden opgevolgd en afgerond.
- Organisatie van vergaderingen/overleggen: Je speelt een centrale rol in het organiseren van vergaderingen/overleggen, in nauw overleg met de leidinggevenden. Agenda's opstellen en documentatie beheren: Je stelt overzichtelijke agenda's op voor bijeenkomsten, zorgt ervoor dat alle benodigde documenten beschikbaar zijn en verzorgt een heldere verslaglegging van de besprekingen. Ook houd je een actielijst bij om ervoor te zorgen dat alle taken worden afgehandeld.
- Digitaal archiefbeheer: Het op orde houden van het digitale archief behoort tot jouw verantwoordelijkheden. Door jouw inspanningen blijven alle relevante documenten gemakkelijk toegankelijk en georganiseerd.
- HR-ondersteuning: Naast het bovenstaande verzorg je ook ondersteunende taken aan onze HR-afdeling.
- Diverse werkzaamheden van facilitaire aard zoals, bestellingen, uitgifte laptops, en beheer vergaderruimten.
Functie-eisen
Dit neem je mee
- Je hebt een mbo-opleiding op secretarieel gebied afgerond en ruime werkervaring in een soortgelijke functie, bijvoorbeeld als secretaresse, managementondersteuner of directiesecretaresse.
- Je hebt ruime notuleerervaring en een dienstverlenende en proactieve instelling.
- Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift uitstekend.
- Je bent vaardig met Microsoft Office-toepassingen, zoals Outlook, Excel, Word en Power Point.
Dit is jouw kracht
- Zorgvuldig en netjes werken.
- Bereidheid om nieuwe taken en uitdagingen met flexibiliteit aan te gaan.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden.
- Collegiaal, representatief, integer en gericht op samenwerking.
- Initiatiefrijk en gericht op ontzorgen.
- Vermogen om hoofd- en bijzaken te scheiden, prioriteiten te stellen en te relativeren.
- En je blinkt uit in plannen en organiseren.
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 6
- Maandsalaris Min €2.557 – Max. €3.190 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
- Contractduur 1 jaar
- Minimaal aantal uren per week 24
- Maximaal aantal uren per week 28
Overige arbeidsvoorwaarden
- Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
- Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
- Een pensioenregeling
- Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
- Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
- De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
- Vanaf 1 januari 2024 worden de salarissen met 1,5% verhoogd
Bijzonderheden
- Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
- Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
- Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.
- Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl.
- Reageren kan tot en met 5 december 2023.
- Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Meer over de functiegroep Managementondersteuner
Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.
Meer over jouw toekomstige afdeling
De Penitentiaire Inrichting (PI) Grave bestaat uit één locatie met verschillende afdelingen, zoals een huis van bewaring voor gedetineerden die in afwachting zijn van de uitspraak op hun strafproces. Verder zijn er arrestantenafdelingen voor wie bijvoorbeeld openstaande boetes niet heeft betaald of zijn taakstraf niet heeft volbracht, en een Extra Zorgvoorziening voor kwetsbare gedetineerden. Naast de eenpersoonscellen omvatten de leefafdelingen ook meerpersoonscellen.
Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen
Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.
Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.
Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.
Contact
Voor meer informatie over deze vacature:
Mevrouw M. Verheul, hoofd bureau management en ondersteuning
06-27161139Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Solliciteren?
Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.
Relevante vacatures
Managementondersteuner
- Standplaats Den Haag
- Uren per week 32-36
- Salarisniveau schaal 7
- Reageren voor 6 december
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Opleidingsfunctionaris
- Standplaats Badhoevedorp
- Uren per week 32-36
- Salarisniveau schaal 9
- Reageren voor 15 december
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Afdelingshoofd
- Standplaats Nieuwersluis
- Uren per week 36
- Salarisniveau schaal 9
- Reageren voor 1 januari
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd