Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo’n 24.000 burgers bij Defensie. Binnen deze functie ga je aan de slag bij de Koninklijke Marechaussee met Schiphol als standplaats.
De werkzaamheden omvatten onder andere:
1. Secretariële en administratieve ondersteuning
- Postverwerking: Behandelen van binnengekomen post, signaleren van urgente stukken, en toevoegen van relevante bescheiden.
- Agendabeheer: In overleg bijhouden en indelen van de agenda van het afdelingshoofd, en het attenderen op afspraken.
- Telefoonverkeer: Behandelen van inkomende telefoongesprekken, doorverbinden of doorverwijzen naar de juiste contactpersoon.
- Bezoekers: Ontvangen, begeleiden en introduceren van bezoekers.
- Vergaderingen: Administratief en organisatorisch voorbereiden, notuleren, verslaglegging verzorgen, stukken archiveren en bewaken van overeengekomen acties.
- Documentbeheer: Aanleggen en bijhouden van werk- en vergaderdossiers.
- Voorraadbeheer: Onderhouden van een gebruiksvoorraad kantoorartikelen.
- Correspondentie: Verzorgen van brieven en correspondentie, controleren van uitgaande stukken op type- en taalfouten, lay-out en huisstijl.
- Actiepuntenlijsten: Opstellen en bijhouden van lijsten ten behoeve van de commandant.
- Vraagbaakfunctie: Fungeren als aanspreekpunt en buffer voor interne en externe vragen.
2. Samenstellen van managementinformatie
- Gegevensbeheer: Verzamelen en bijhouden van informatie over de aanwezigheid van medewerkers.
- Budgetbewaking: Toezicht houden op de toebedeelde budgetten, waaronder reis- en verblijfkosten, vorming en opleiding, en overige middelen (""lief en leed"").