Stroomt de dienstverlening door jouw aderen? Haal jij energie uit het goed organiseren van zaken, orde aanbrengen en de voortgang bewaken? En zit het werken binnen een dynamisch politiek-bestuurlijke omgeving in je DNA? En vindt je het fijn binnen een veilige omgeving te werken? Dit is de omgeving bij de directie Bestuursondersteuning in Den Haag, waarin jij als managementassistent actief bent.

Wie zijn wij

Onder de programma-DG valt de programmadirectie Werk aan Uitvoering (WaU) en de programmadirectie Vereenvoudiging Inkomensondersteuning Mensen (VIM). Deze programma's hebben als doel om overheidsbreed te komen tot nog betere publieke dienstverlening en eenvoudigere regelgeving. Samen met de DGWaU en de DG-adviseur zijn we een hecht en sterk team die altijd positief en enthousiast is. We houden van een veilige werkomgeving, dat betekent dat we ook veel lachen en hard werken. Als we moeten doorwerken omdat de situatie daarom vraagt dan zien we dat juist als een toegevoegde binnen ons team.

Wat ga je doen?

Jij gaat samen met de zittende secretaresse werken voor de programma Directeur-Generaal WaU (Werk aan Uitvoering). Een bestuurder die op hoog niveau opereert, een complexe agenda heeft die continu onder druk staat. Je werkt in een zeer dynamisch politiekgevoelige omgeving, waarbij het geregeld voorkomt dat zaken die je vanmiddag agendeert, vanavond in een actualiteitenprogramma de revue passeren. Je zit dus heel dicht op de politieke besluitvorming en dát is precies wat jouw functie zo interessant en uniek maakt. Daarnaast zal je breder worden ingezet bij andere secretariaten indien er daar extra handjes nodig zijn.

• samen met je collega secretaresse beheer en bewaak je de complexe agenda en de e-mailbox van DG en het gezamenlijke e-mailbox van het secretariaat
• je maakt en plant afspraken en signaleert eventuele knelpunten
• omgaan met vertrouwelijke informatie (hierin hou je rekening met de afbreukrisico’s)
• je bent een organisator pur-sang, je plant vergaderingen en bijeenkomsten, meldt bezoekers aan en regelt de locaties en catering
• je zorgt voor een tijdige en klantvriendelijke afhandeling van vraagstukken via telefoontjes,
• je verzamelt vergaderstukken, zet de voorbereidingen uit bij de portefeuille houder en zet de dossiers compleet en klaar in iBabs

Wat neem je mee:

• je bent positief ingesteld en bent in het bezit van sterke sociale communicatieve vaardigheden, waarbij je communicatie methode aanpast aan de doelgroep waarmee je in contact bent
• je vindt het leuk om mee te denken met de collega’s over processen en procedures
• je hebt een proactieve instelling, stressbestendig en bent oplossingsgericht
• je bent nauwkeurig en hebt sterke organisatorische vaardigheden
• last but not least, integriteit staat hoog in het vaandel bij je

We vinden het belangrijk dat je een fijne werkomgeving hebt en dat je je veilig bij ons voelt. Je krijgt de ruimte inhoudelijk je meerwaarde te laten zien. Je draagt ideeën aan en deelt kennis om de samenwerking op de werkvloer en DG-breed te bevorderen. Op deze manier werk je samen aan de doorontwikkeling en verbetering van de dienstverlening. Door interesse te tonen in de onderwerpen binnen het programma DG kun je op termijn goed prioriteren en weet je wie je voor welk onderwerp je nodig hebt. Als een ervaren managementassistent zet je net dat stapje extra, denkt mee én vooruit. Ook bouw je een goede verstandhouding op met de leden van de Bestuursraad en je collega managementassistenten, zodat je bijvoorbeeld een collega kunt vervangen bij afwezigheid. Zo heb je na verloop van tijd aan een half woord genoeg en haal je nog meer voldoening en plezier uit je werk.

Inclusief samenwerken aan een belangrijke missie
Je komt in een organisatie te werken die zich inzet voor een belangrijke missie: eerlijk, gezond en veilig werk, en bestaanszekerheid voor iedereen. Om aan te sluiten bij de behoeften uit de samenleving, streven we naar diversiteit in de samenstelling van onze teams. En naar een cultuur waarin we verschillen zien, waarderen en benutten. Zo vergroten we onze denkkracht, blijven we van elkaar leren en verstevigen we contact met de mensen waarvoor we ons werk doen. Met welk perspectief en vanuit welke levenservaring verrijk jij onze organisatie? En wat drijft jou om je in te zetten voor Nederland? We zijn benieuwd naar de ervaringen die jij meeneemt in jouw werk.