Managementassistent internationaal

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.422 - €3.157
  • Niveau MBO - 1
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 2 juli Nog 8 dagen
  • Vacaturenummer IW DGMI 2021-147
  • Plaatsingsdatum 11 juni 2021
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Het optimaal ondersteunen van de dagelijkse werkzaamheden van de directie Internationaal van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat: dat is wat jij doet als managementassistent. Vanuit Den Haag ben je volop internationaal bezig. Kenmerkend voor jou? Je enthousiaste houding, positieve mindset en grote verantwoordelijkheidsgevoel.

Jouw takenpakket is breed en divers. Je verzorgt onder meer het agendabeheer van de MT-leden en regelt vergaderlocaties, catering en vervoer. Ook het plannen en organiseren van overleggen en tele- en videoconferenties laten we met een gerust hart aan jou over. Net als het aannemen en afhandelen van (Engelse) telefoongesprekken. Daarnaast verwerk je de inkomende (digitale) post en zorg je voor de juiste verspreiding ervan. Verder stel je (digitale) dossiers samen en controleer je uiteenlopende documenten op vorm- en typefouten.

Voor de directie Internationaal ben je ook de ICT-contactpersoon. Je zorgt dat digitale problemen worden opgelost en draagt bij aan digitaal werken binnen de directie. Dit doe je door toe te zien op kennisoverdracht en de optimale inzet van ICT-voorzieningen. Burgerbrieven en de contacten daarover met beleidsmedewerkers verwerk je in het documentmanagementprogramma. Hierbij houd je de deadlines scherp in de gaten en onderneem je waar nodig actie. Verder verzorg je kleine financiële opdrachten en je ondersteunt medewerkers hierbij. Voor MT-leden vraag je buitenlandse dienstreizen aan. Ook geef je logistieke ondersteuning bij buitenlandse bezoeken en internationale bijeenkomsten.

Het mag duidelijk zijn: dankzij jou, als spin in het web, kunnen de MT-leden binnen de directie Internationaal hun taken soepel oppakken en uitvoeren. Je werkt in een team met collega-managementassistenten, beleidsondersteuners en de directiesecretaris. Steeds vaker pak je je taken op afstand en digitaal op.

Functie-eisen

  • Je hebt vmbo- of havo-niveau.
  • Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie.
  • Je hebt kennis van en ervaring met digitaal werken en digitale systemen, en je hebt affiniteit met ICT.
  • Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en een klantgerichte, proactieve en dienstverlenende houding.
  • Je werkt graag en goed zelfstandig én in teamverband.
  • Je bent flexibel en werkt dan ook zonder problemen incidenteel buiten de reguliere kantoortijden, bijvoorbeeld tijdens internationale bijeenkomsten.
  • Je werkt netjes en houdt het hoofd koel tijdens drukke periodes.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Maand­salaris Min €2.422 Max. €3.157 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

  • Er is bij deze functie niet mogelijk op woensdag of vrijdag een roostervrije dag in te plannen.
  • Het inwinnen van referenties maakt deel uit van het sollicitatieproces. Een (online) voorselectietest, een assessment, het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces.
  • In verband met de ontwikkelingen rondom het coronavirus vinden de sollicitatiegesprekken plaats via een online tool.
  • Nog niet geplaatste medewerkers en medewerkers met een tijdelijke functie voor wie deze vacature passend is, hebben voorrang op medewerkers die al een toekomstvaste functie hebben.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Directie Internationaal
De directie Internationaal werkt voor het hele ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) en staat voor een succesvol internationaal optreden van ons departement. We ontwikkelen de internationale strategie van IenW en verbinden de internationale context met de nationale beleidsontwikkelingen. Ook waarborgen we de kwaliteit en coherentie van het internationale optreden, en coördineren en regisseren we de internationale functie van het departement. Wij zijn verantwoordelijk voor meerdere IenW-afdelingen: in Den Haag, in Brussel bij de Nederlandse Permanente Vertegenwoordiging bij de EU, en tijdens uitzendingen naar het buitenland. Hierbij gaat het met name om IenW-attachés en collega’s die gedetacheerd zijn bij internationale organisaties.

De directie heeft vier MT-leden en bestaat uit drie beleidsmatige taakvelden (EU, mondiaal en landen) en het directieondersteuningsteam. Jij gaat aan de slag in het directieondersteuningsteam, dat bestaat uit de directiesecretaris, zes beleidsondersteuners en drie managementassistenten die samen het secretariaat vormen. De managementassistenten werken voor alle taakvelden en projecten, en ondersteunen de MT-leden en de beleidsmedewerkers bij uitvoerende werkzaamheden. Dit geeft jou en je collega’s veel vrijheid én een grote mate van verantwoordelijkheid en betrokkenheid.

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

IenW zet in op een veilig, bereikbaar en leefbaar Nederland. Daarom werkt het ministerie aan krachtige verbindingen over de weg, spoor, het water en door de lucht. En IenW beschermt tegen wateroverlast, zorgt voor de kwaliteit van lucht, water en bodem en aan het realiseren van een circulaire economie. Zie verder https://www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-infrastructuur-en-waterstaat

Talent als basis, diversiteit als kracht
IenW is een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor Nederland. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen. Daarom nodigen we alle kandidaten die aan de in deze vacature gestelde eisen kunnen voldoen nadrukkelijk uit om te solliciteren.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Mevrouw mr. I.E.A. Pauwels

06-15616341

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Mevrouw N.R. Tolud (Naomi)

06 - 21 18 42 62

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Senior beleidsmedewerker veiligheid bedrijven

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 14 juli
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Senior beleidsmedewerker veiligheid bedrijven

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 5 juli
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

(Senior) beleidsmedewerker vervoer gevaarlijke stoffen

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 14 juli
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd