Managementassistent bewindspersoon

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.811 - €4.519
  • Niveau HBO oude stijl
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 1 januari
  • Vacaturenummer 48/22-09
  • Plaatsingsdatum 9 juli 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Stroomt de dienstverlening door jouw aderen? Haal jij energie uit het goed organiseren van zaken en orde aanbrengen? Een dynamische politiek-bestuurlijke omgeving, een complexe agenda die continu onder druk staat. Dit is de omgeving bij de directie Bestuursondersteuning in Den Haag, waarin jij als managementassistent bewindspersoon actief bent.

Het werken op het secretariaat van een bewindspersoon vraagt een proactieve, flexibele en positieve werkinstelling. Je werkt nauw samen met je directe collega-managementassistenten, de adviseurs, de kamerbewaarders en de chauffeurs. Samen zorgen jullie voor een professionele en soepele ondersteuning van de bewindspersoon. Je zorgt voor een overzichtelijke agenda, signaleert vroegtijdig knelpunten en verzorgt netjes en accuraat de stukkenstroom tussen bewindspersoon en het departement. Je bent een belangrijke schakel tussen de bewindspersoon en de ambtelijke organisatie. Je onderhoudt contact met externe partijen en bent op die manier een visitekaartje voor de bewindspersoon. Je bent net als je collega’s, als dat nodig is, bereid om tijdens afwezigheid van collega’s waar te nemen bij een andere bewindspersoon.

Als managementassistent:

  • ben je eerste aanspreekpunt voor vragen en verzoeken van en aan de bewindspersonen;
  • beheer je de agenda van de bewindspersoon, beoordeel je uitnodigingen en stel je prioriteiten bij het maken van afspraken;
  • onderhoud je voor de bewindspersoon interne en externe contacten, zowel nationaal als internationaal;
  • In deze rol kom je wisselend te werken op de secretariaten van beide ministers;
  • beoordeel je binnenkomende telefoongesprekken, stukken en correspondentie op inhoud en urgentie, stel je prioriteit bij de afhandeling, verstrek je als dat mogelijk is zelf de benodigde informatie, of verwijs je naar de betrokken onderdelen binnen het departement of andere instanties;
  • coördineer je samen met de adviseurs van bewindspersoon en de politiek assistenten de informatiestroom over afspraken, vragen en stukken;
  • houd je een archief bij.

Inclusief samenwerken aan een belangrijke missie
Je komt in een organisatie te werken die zich inzet voor een belangrijke missie: eerlijk, gezond en veilig werk, en bestaanszekerheid voor iedereen. Om aan te sluiten bij de behoeften uit de samenleving, streven we naar diversiteit in de samenstelling van onze teams. En naar een cultuur waarin we verschillen zien, waarderen en benutten. Zo vergroten we onze denkkracht, blijven we van elkaar leren en verstevigen we contact met de mensen waarvoor we ons werk doen.

Met welk perspectief en vanuit welke levenservaring verrijk jij onze organisatie? En wat drijft jou om je in te zetten voor Nederland? We zijn benieuwd naar de ervaringen die jij meeneemt in jouw werk.

Je bent een rustige en stressbestendige teamspeler met uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden. Je houdt overzicht, bent klantgericht, werkt effectief samen en ontplooit initiatieven. Samen met de andere managementassistenten van de bewindspersonen denk je na over de organisatie van jullie werk. Je hebt een goed gevoel voor de politieke actualiteit en parlementaire agenda. Je bent flexibel en bereid om afwisselend binnen de secretariaten te werken en ook ‘s avonds en in het weekend waar nodig prioriteiten te behandelen. Openheid, directheid en integriteit zijn vanzelfsprekende eigenschappen. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie. Je bent discreet, hebt gevoel voor diplomatie en bent een echte verbinder.

  • Je hebt minimaal hbo-niveau, bij voorkeur aangevuld met ervaring als managementassistent op het niveau van directeur-generaal, (plaatsvervangend) secretaris-generaal of bewindspersoon.
  • Je hebt een proactieve, flexibele en opgewekte houding en beschikt over relativeringsvermogen en humor.
  • Je bent flexibel in het rooster, de werktijden en werkzaamheden. Je kun in principe alle dagen werken, hebt geen negen-tot-vijf-mentaliteit en bent geordend en rustig in stressvolle situaties.
  • Je hebt goede sociale en communicatieve vaardigheden.
  • Je hebt ervaring met en gevoel voor internationale contacten,
  • Je beheerst het Nederlands en Engels mondeling en schriftelijk goed.
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Salaris­omschrijving

    Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en ervaring, maximaal € 4519,59 bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek, volgens schaal 10 van de CAO Rijk.

  • Maand­salaris Min €2.811 Max. €4.519 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
  • Minimaal aantal uren per week 36
  • Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

  • Omdat je in je functie te maken krijgt met zeer vertrouwelijke informatie vindt er bij aanstelling een veiligheidsonderzoek A plaats door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst.
  • Je bent niet verplicht om je geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
  • Ben je een Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Stuur dan jouw sollicitatie uitsluitend in via hrmwerving@minszw.nl. Andere sollicitanten kunnen solliciteren met behulp van het sollicitatieformulier via de sollicitatiebutton onderaan deze vacature.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Directie Bestuursondersteuning
De directie Bestuursondersteuning (BO) werkt vanuit de volgende doelstellingen:

  • We zorgen voor een goede, tijdige en betrouwbare ondersteuning van de ambtelijke en politieke leiding. Daarvoor is hoogwaardige politiek-bestuurlijke advisering nodig, ondersteund met een vlotte en accurate procesondersteuning. We dragen daarmee bij aan goede, integrale en tijdige politieke en bestuurlijke besluitvorming.
  • We dragen bij aan de samenhang en verbinding tussen de verschillende onderdelen van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW).
  • We staat ten dienste van de SZW-organisatie als geheel.
  • We hebben uit hoofde van de centrale positie in het departement bijzondere taken als het gaat om crisisbeheer, advisering calamiteiten en kabinetszaken (onderscheidingen en predicaten, protocollaire evenementen en bijzondere taken).

Daarnaast speelt BO een rol bij het opzetten en uitvoeren van departementsbrede projecten en programma's, zoals het supportteam Innovatie.

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid werkt aan eerlijk, gezond en veilig werk in Nederland. Iedereen moet de kans krijgen om mee te doen en zich te ontwikkelen, zodat je zelf kan bijdragen aan je eigen toekomst. Als het tegenzit zorgen we voor een vangnet, en als je met pensioen gaat voor een inkomen. Dat kan alleen in een land waar mensen er voor elkaar zijn.

Wij willen beleid maken dat voor iedereen werkt. We luisteren naar wat er speelt in de samenleving; werken nauw samen met partners, en spelen in op nieuwe ontwikkelingen, nationaal en internationaal. We buigen ons over vragen die niet bepaald tot de gemakkelijkste behoren. Over het sociaal beleid, de toekomst van de verzorgingsstaat en de betaalbaarheid van de oudedagsvoorziening. Maar ook over de vergrijzingsproblematiek en de veiligheid op de werkplek.

We stimuleren de naleving van regels en als er misstanden zijn, treden we op. Het ministerie geeft als werkgever het goede voorbeeld.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Renate Heij

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Solliciteren?

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Contentexpert/redacteur

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 14 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Contentexpert websites (liaison Rijksoverheid.nl)

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 16 januari
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Programmasecretaris

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
  • Stand­plaats Den Haag / Hybride
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 9 januari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd