Als managementassistent van het bestuur van de rechtbank Amsterdam speel je een sleutelrol in het soepel laten verlopen van de bestuurlijke processen. Je werkt nauw samen met de drie bestuurders, de collega’s van het team bestuursondersteuning en andere collega’s binnen de rechtbank. Je zorgt voor een efficiënte en professionele organisatie van alle bestuurszaken.
In deze veelzijdige functie komen jouw organisatietalent, klantgerichtheid, flexibiliteit en oog voor detail volledig tot hun recht. Geen dag is hetzelfde: je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en weet altijd de juiste prioriteiten te stellen.
Wat houdt je functie in?
Als managementassistent verricht je secretariële-, organisatorische- en administratieve werkzaamheden ten behoeve van het team bestuursondersteuning.
Binnen het team bestuursondersteuning werk je samen met de andere twee managementassistenten en de twee bestuurssecretarissen waarvan één met leidinggevende taken.
De belangrijkste werkzaamheden zijn:
- Agendabeheer van de bestuurders, o.a. inplannen van overleggen van bestuurders en bijeenkomsten voor het bestuur;
- Onderhouden van contacten met interne- en externe partijen, zorgdragen voor beantwoording van vragen en verstrekken van benodigde informatie;
- Op belang en urgentie inschatten van binnengekomen correspondentie en het (zelfstandig) opstellen van uitgaande correspondentie;
- Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en overleggen;
- Opstellen van notulen of verslagen van vergaderingen en crisisberaden;
- Bewaken van de voortgang van uitgezette acties en signaleren van mogelijke vertragingen en
- Beheren en afhandelen van de gezamenlijke mailbox.