In de functie van managementassistent bied je secretariële ondersteuning aan een aantal leidinggevenden van het Functioneel Parket en werk je samen in een team met 1 andere management assistent.
Er wordt verwacht dat je inhoudelijke taken uitvoert, waaronder het uitzetten en afwikkelen van mail en actiepunten, beantwoorden van telefonische vragen, verzorgen van correspondentie, voorbereiden van vergaderingen en je beheert diverse agenda’s.
Je bewaakt de voortgang, stelt prioriteiten en draagt bij aan een efficiënte tijdsplanning. Je organiseert vergaderingen, stelt agenda’s op en zorgt voor tijdige aanlevering van stukken. Indien nodig stel je verslagen of notulen op en bewaak je de naleving van gemaakte afspraken, termijnen en routing.
Je vraagt autorisaties aan via een registratiesysteem, bestelt en organiseert op verzoek van de leidinggevenden diversen zaken rondom personele aangelegenheden. Het opstellen, bijhouden en bewaken van verschillende financiële- en personele administraties en overzichten (verzuimregistratie zoals verlof, vakantie en ziek- en betermeldingen) behoren, naast een aantal HR-zaken zoals het inplannen van de functioneringsgesprekken, ook tot je taken.
Kortom: je bent de spin in het web binnen het team!