Managementassistent
Ministerie van Justitie en Veiligheid, Openbaar Ministerie
- Standplaats Breda
- Contractduur 1 jaar
- Uren per week 36
- Maandsalaris €2.269 - €2.949
- Niveau MBO - 4
- Vakgebied Administratief / secretarieel
- Reageren voor 25 mei Nog 4 dagen
- Vacaturenummer OM-352
- Plaatsingsdatum 11 mei 2022
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Functieomschrijving
Ben jij de secretaresse die zich thuis voelt in een dynamische omgeving en altijd klaarstaat voor jouw collega’s? Van het beheren van agenda’s tot het welkom heten van nieuwe medewerkers en het ad-hoc problemen oplossen, jij draait er je hand niet voor om. Wil jij werken in een modern kantoor gelegen aan de rivier De Mark, pal naast het Centraal Station van de Bourgondische stad Breda? Dan nodigen wij jou van harte uit om te solliciteren!
Wat ga je doen?
Als managementassistent ondersteun jij de teamleiders Administratie door het uitvoeren van planmatige en administratieve werkzaamheden, zodat zij zich kunnen focussen op hun kerntaken. Samen met een collega secretaresse, draag jij zorg voor een vlekkeloze planning in een dynamische omgeving. Je signaleert, denkt mee en bent een vraagbaak voor collega’s. Binnen het team draag je actief bij aan een goede samenwerking: je overlegt met collega’s, houd je aan de afspraken en helpt je collega’s waar nodig. Je anticipeert op vragen en acties en zoekt hierover afstemming waar nodig. In ad-hoc situaties treed je voortvarend en doortastend op en als dat nodig is, stel je prioriteiten. Jouw werkweek bestaat uit o.a. de volgende taken:
- Het zelfstandig plannen van werkzaamheden en het prioriteren van inkomende verzoeken om afspraken;
- Het beheren van agenda’s van Afdelingshoofd en Teamleiders: je maakt afspraken, stelt prioriteiten en levert een bijdrage aan een efficiënte tijdsplanning;
- Het beheren van een aantal dossiers met betrekking tot vergaderingen van vertrouwelijke aard;
- Het notuleren van het Afdelingsoverleg en het uitwerken van verslagen;
- Het verzorgen van telefoongesprekken: verschaffen van inlichtingen, informeren en verwijzen van derden;
- Het aanmelden, ontvangen en te woord staan van bezoekers;
- Zorgdragen voor benodigde (ICT) autorisaties voor medewerkers Administratie.
Functie-eisen
Voor deze functie verwachten wij dat je uitstekend kunt plannen en organiseren, stevig in je schoenen staat en goed kunt samenwerken. Je bent een toegankelijk persoon met een zekere autoriteit en gevoel voor verhoudingen maar met de juiste flair en charme. Je bent een organisatietalent, communicatief sterk en werkt accuraat. Je ziet waar het werk ligt en weet hoe je met gevoelige informatie moet omgaan. Daarnaast beschik je over:
- Een afgeronde secretariële opleiding op MBO-4 niveau, aangevuld met relevante werkervaring;
- Ervaring met het improviseren en organiseren op ad-hoc basis;
- Uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift en goede kennis van de Office-pakketten Word, Excel en PowerPoint;
- Kennis van de inrichting van de interne organisatie, het administratief proces & juridisch jargon is een pré.
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 6
- Maandsalaris Min €2.269 – Max. €2.949 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Contractduur 1 jaar
- Maximaal aantal uren per week 36
Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Bijzonderheden
- De functie is voor minimaal 24 uur en maximaal 36 uur.
- De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 30 en 31 mei 2022.
- De standplaats van de vacature is Breda.
Wil je meer weten? Dan kun je contact opnemen met Ilse Eeuwes (Afdelingshoofd)
via i.eeuwes@om.nl of Erna van Meer via (Teamleider) via e.van.meer@om.nl.
Meer over de functiegroep Managementondersteuner
Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.
Meer over jouw toekomstige afdeling
Wij staan voor rechtvaardigheid en veiligheid in Zeeland-West-Brabant en richten ons op de samenwerking om het beste resultaat te halen. We investeren in de ontwikkeling van kennis en kunde van onze medewerkers. Medewerkers zijn betrokken, betrouwbaar en innovatief. Maak samen met ons het verschil in Zeeland-West-Brabant!
Organisatorisch bestaat het Arrondissementsparket Zeeland-West-Brabant, gelegen in Breda, uit vijf teams. Binnen het team administratie worden specialistische administratieve taken uitgevoerd t.b.v. strafzaken. De afdeling bestaat uit ongeveer 100 medewerkers en wordt aangestuurd door één afdelingshoofd en twee teamleiders. Als arrondissementsparket geloven wij in de kracht van diversiteit en inclusie, in alle lagen van de organisatie. Een organisatie waar we gebruik maken van elkaars verschil, kwaliteiten en talenten. Een organisatie waar iedereen ertoe doet, zichzelf mag zijn en gerespecteerd wordt.
Ministerie van Justitie en Veiligheid, Openbaar Ministerie
Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Bij het OM werken ruim vijfduizend medewerkers met diverse (culturele) achtergronden, opleidingen en kwaliteiten. Het is belangrijk dat alle collega’s zich bij het OM thuis voelen en gerespecteerd en gewaardeerd worden. Ook in talent en groei. Lees hier meer.
Contactpersonen
Voor meer informatie over deze vacature:
Eeuwes, Afdelingshoofd
Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Julie Thomassen, HR Adviseur
Solliciteren?
Digitaal solliciteren
Ministerie van Justitie en Veiligheid, Openbaar Ministerie nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.
Relevante vacatures
Administratief medewerker
- Standplaats Breda
- Uren per week 36
- Salarisniveau schaal 6
- Reageren voor 9 juni
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Woordvoerder/Communicatie adviseur
- Standplaats Breda
- Uren per week 36
- Salarisniveau schaal 11
- Reageren voor 2 juni
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Communicatiemedewerker
- Standplaats Breda
- Uren per week 36
- Salarisniveau schaal 8
- Reageren voor 9 juni
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd