Managementassistent

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur Vast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €2.615 - €3.376
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 14 februari
  • Vacaturenummer IW FIB 22-489
  • Plaatsingsdatum 24 januari 2023
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Als Managementassistant speel je een cruciale rol in het efficiënt laten functioneren van de afdeling door het verlenen van adequate administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning vanuit huis én onze locatie in Den Haag. Je bent een essentiële schakel in de ondersteuning van het managementteam van de directie.

Wat ga je doen als Managementassistent?
Je gaat werken vanuit het Directiesecretariaat van Financiën en Integrale Bedrijfsvoering (FIB). Binnen dit team van managementassistentes werk je onder andere voor het management van de Concerndirectie Mens en Organisatie (CDMO) maar ben je ook breder inzetbaar. In een dynamische en soms hectische context ben je een vast aanspreekpunt voor één afdelingshoofd van de Concerndirectie Mens en Organisatie (CDMO). Verder werk je nauw samen en ben je achtervang voor je collega managementassistent van CDMO en van je collega-MA’s van de overkoepelende directie FIB.

Als Managementassistant speel je een cruciale rol binnen ons team. Je coördineert zaken met verschillende interne en externe partijen en verzorgt het beheer van diverse informatiestromen ter ondersteuning van het managementteam. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van de agenda's en mailboxes van de toegewezen afdelingshoofden en verzorgt de telefonische afhandeling van verzoeken. Indien er op locatie gewerkt wordt, ontvang je ook bezoekers. Je monitort acties die door de afdelingshoofden uitgevoerd moeten worden en initieert deze waar nodig zelf. Hierdoor ben je de spil in de informatiestroom en verwerk je notities, brieven en dossiers op de juiste manier. Je helpt bij het plannen en organiseren van vergaderingen, evenementen, catering, vergaderlocaties en vervoer. Jouw expertise is van groot belang voor het continu verbeteren van ondersteunende en administratieve processen van de directie. Als Managementassistant lever je een belangrijke bijdrage aan het efficiënt functioneren van de directie.

Hoe werken wij?
Je wordt ingewerkt door een andere Managementassistent. Los van wat jij van ons meekrijgt, staan wij ook open voor jouw verfrissende ideeën en werkmethodes. Ben je ingewerkt dan kan je zowel zelfstandig als in teamverband aan de slag. We streven naar een hybride werkwijze waarbij we thuis werken én elkaar met regelmaat op ons kantoor in Den Haag treffen.

  • je hebt bij voorkeur een afgeronde secretariële opleiding op MBO-4 niveau;
  • ervaring als managementassistent is een pre;
  • je hebt een goede beheersing in het werken met kantoorapplicaties en MS-Office programma’s zoals; Windows, Outlook, Word, Excel en PowerPoint;
  • je kunt je goed mondeling en schriftelijk uitdrukken in het Nederlands.

Naast de eisen herken jezelf in de volgende eigenschappen:
Je staat stevig in je schoenen en weet de rust te behouden, zelfs in een soms hectische omgeving. Je laat je niet beïnvloeden door de vele zaken die op je afkomen. Je hebt goede communicatieve vaardigheden en waardeert samenwerking. Je bent alert op details en let zorgvuldig op de kleinste aspecten, zowel in je eigen werk als dat van anderen. Je collega's beschrijven je als proactief en snel in het signaleren van problemen als zaken niet naar wens verlopen.

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Maand­salaris Min €2.615 Max. €3.376 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur Vast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

  • het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces. Een (online) voorselectietest, een assessment, het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces;
  • inschaling gebeurt op basis van opleiding en ervaring;
  • bel voor meer informatie over de sollicitatieprocedure met Baris Karabulut, Senior Adviseur Werving en selectie, via 06 – 44 95 27 67;
  • heb je inhoudelijke vragen over deze functie? Bel of app dan met Koos Borkent, Manager Directiesecretariaat, via 06 – 21 95 93 11;
  • acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) zet in op een veilig, bereikbaar en leefbaar Nederland. Daarom werkt het ministerie aan krachtige verbindingen over de weg, spoor, het water en door de lucht. En IenW beschermt tegen wateroverlast, zorgt voor de kwaliteit van lucht, water en bodem, en werkt aan het realiseren van een circulaire economie. Lees hier meer.

Talent als basis, diversiteit als kracht
IenW is een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor Nederland. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen. Daarom nodigen we alle kandidaten die aan de in deze vacature gestelde eisen kunnen voldoen nadrukkelijk uit om te solliciteren.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Koos Borkent, Manager Directiesecretariaat

06-21959311

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Baris Karabulut, adviseur Werving en Selectie

06-44952767

Solliciteren?

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Teamleider Inkoopadvies

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 13
  • Reageren voor 13 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Senior beleidsmedewerker veiligheid biotechnologie

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 20 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Senior IT auditor

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 21 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd