Management Ondersteuning

Ministerie van Defensie / DMO

  • Stand­plaats Utrecht
  • Contractduur Het betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstelling
  • Uren per week 38
  • Maand­salaris €2.394 - €3.072
  • Niveau MBO - 4
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 12 februari Nog 13 dagen
  • Vacaturenummer 536734
  • Plaatsingsdatum 19 januari 2023
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling

Functie­omschrijving

Voor het Bedrijfsbureau COC2 I&V zijn wij op zoek naar een Management Ondersteuner voor 38 uur per week.

Medewerker Bedrijfsbureau: Ik doe het voor de jongens en meiden in het veld, van die gedachte krijg ik nog steeds kippenvel. Hier doe ik het voor!

Ben jij een stressbestendige, initiatiefrijke teamplayer? Ben jij pro-actief , niets is jou te veel en heb je ervaring in het ondersteunen van een afdeling? Dan nodigen wij jou graag uit om te solliciteren. Als Management Ondersteuner ben jij de spil en het visitekaartje van de afdeling en houd jij je bezig met secretariële, facilitaire en algemeen ondersteunende werkzaamheden.

Secretariële ondersteuning

  • Plannen van afspraken in agenda’s
  • Het notuleren van vergaderingen en het uitwerken ervan
  • Het ondersteunen en verzenden van documenten

Informatievoorziening

  • Aanvragen, verlengen en opheffen van IV-voorzieningen
  • Verzenden van afdelingsinformatie
  • Beheren van groepsmailboxen en distributielijsten

Facilitaire ondersteuning

  • Het organiseren van vergaderingen
  • Verzorgen van catering voor evenementen, heidagen, saamhorigheidsbijeenkomsten en jubilea
  • Het zorgdragen voor kaarten, bloemen en cadeaus

Algemene ondersteuning

  • Het voorbereiden van afdelingsmomenten
  • Je bent het aanspreekpunt voor de afdelingen
  • Het beheren van de representatiegelden

Opleidingseisen:
MBO werk en denkniveau, bij voorkeur een afgeronde Secretariële opleiding.

Kennis/Ervaringseisen:

  • vaardigheid in het ontvangen en te woord staan van medewerkers en derden
  • vaardigheid in het verzamelen en aanleveren van eenduidige gegevens en eenvoudige overzichten.
  • voldoende beheersing van MS-Office;

Competenties:

  • Flexibel: Je stemt eigen werk af op veranderende eisen uit de omgeving en vind daar makkelijk je draai in
  • Initiatief: Je kijkt vooruit, komt zo nodig in actie en wacht niet passief op instructies
  • Klantgericht: Je speelt pro actief in op wensen van klanten, je luistert actief en vraagt door op de wensen en behoeften;
  • Nauwkeurig: Je controleert je eigen werk op tekortkomingen en laat het, zo nodig door anderen controleren;
  • Plannen en organiseren; je stelt prioriteiten, hebt overzicht over eigen werkzaamheden en toetst de voortgang;
  • Samenwerken: Je zoekt actief samenwerking met personen of groepen in je eigen team en elders in de organisatie;
  • Stressbestendig: Je blijft goed werken bij een onverwachte, grote hoeveelheid werk.

Als je daarnaast ook nog beschikt over een flink portie:
Overtuigingskracht , LEF, Leiderschap, Creativiteit en Ondernemerschap;
Dan ben je onze ideale kandidaat!

Voldoe je niet helemaal aan het profiel (wat wij heel goed snappen), maar denk je wel dat deze functie bij je past? Toon LEF en overtuig ons met je motivatie!

Voordat de reactietermijn sluit nodigen we je uit om informeel in
gesprek met ons te gaan zodat jij beter de afweging kunt maken of deze vacature bij je past.

  • Salaris­niveau schaal 5
  • Salaris­omschrijving

    Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

  • Maand­salaris Min €2.394 Max. €3.072 (bruto)
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
  • Contract­duur Het betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstelling
  • Minimaal aantal uren per week 38
  • Maximaal aantal uren per week 38

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken onderdeel uit van de selectieprocedure.

Voorwaarden aanstelling burger: Een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Dit is een vergunning die vreemdelingen van buiten de EU, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland het recht geeft om in Nederland te verblijven en te werken voor een periode langer dan drie maanden (Een vergunning is niet nodig voor werknemers uit landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en uit Zwitserland. Voor deze landen geldt een vrij verkeer van werknemers).

De medewerker is bereid om de eed of belofte af te leggen.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Werken bij het ministerie van Defensie

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.

We zijn aan het uitbreiden en zijn op zoek naar een nieuwe collega

Management Ondersteuner
Standplaats Utrecht

Defensie is dagelijks actief in Nederland en in het buitenland voor de belangen van ons land en haar inwoners. Hiermee draagt Defensie, nu en in de toekomst, bij aan de welvaart en veiligheid van ons land. De wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en draagt bij aan de ambitie van Nederland dat mensen zich wereldwijd in vrijheid en veiligheid kunnen ontplooien. De werkzaamheden worden verricht binnen de afdeling Civiel Operationele Command and Control (COC2) en Inlichtingen & Veiligheid (I&V) van het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC), vallend onder de Defensie Materieel Organisatie (DMO). Tevens ondersteunt het Bedrijfsbureau de afdeling Luchtgebonden & Joint IT (Luchtgeb & Joint IT)

JIVC is binnen de DMO een full-service IT-bedrijf dat niet alleen IT diensten verleent aan Defensie maar ook aan andere ministeries en aan de ‘zwaailicht’-sector. Onze IT-dienstverlening omvat een breed gebied: we leveren de werkplek, maar ook de onderliggende platformen en netwerkverbindingen. Dit bevat ook alle vormen van ontwikkeling, beheer en onderhoud. JIVC is meer dan een IT-leverancier: we denken mee, adviseren, lossen op en kijken verder. Het proactief adviseren over IT binnen de bedrijfsvoeringsystemen van de klant en het bieden van support wanneer nodig, behoort bij de servicegerichte instelling van JIVC. Dat doen we 24 uur per dag, binnen het Koninkrijk der Nederlanden en daarbuiten. Voor Defensie en voor ketenpartners binnen de openbare orde en veiligheid.

Binnen COC2 I&V en Luchtgeb & Joint IT is het Bedrijfsbureau een belangrijke schakel. Het Bedrijfsbureau ontzorgt de beide operationele afdelingen, zodat zij optimaal kunnen voorzien in de IT-dienstverlening die wordt geleverd aan Defensie en haar ketenpartners. Het Bedrijfsbureau ondersteunt op gebied van Personeel, Informatievoorziening, Financieel, Administratief, Communicatie, Huisvesting en Veiligheid (Arbo & Milieu).

Ministerie van Defensie / DMO

Over Defensie
Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 56.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen.

Voor Defensie is het helder: gelijke kansen voor iedereen en een open organisatie waar mensen zich prettig en veilig voelen. We zijn ervan overtuigd dat we met een inclusieve organisatie onze taak, Beschermen wat ons dierbaar is, het beste kunnen uitvoeren en voorbereid zijn op ontwikkelingen in maatschappij en de wereld. Als het gaat om de afkomst, geloofsovertuiging, sekse of gender van onze militairen en burgermedewerkers willen we zoveel mogelijk een afspiegeling zijn van ons veelzijdige land.

Ministerie van Defensie / DMO

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Mevrouw A.A.M. Roosen-Klinkers, Hoofd Bedrijfsbureau

06-12707104

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Anniek van Montfoort, Recruitment adviseur

06-57071640

Solliciteren?

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

1e Beheerder ICT

Ministerie van Defensie
  • Stand­plaats Utrecht
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 9
  • Reageren voor 1 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Resourcemanager

Ministerie van Defensie
  • Stand­plaats Utrecht - Kromhoutkazerne
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Reageren voor 9 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Informatiemanager

Ministerie van Defensie
  • Stand­plaats Amersfoort
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 26 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd