Management Assistent directie Bestuurlijke en Politieke Zaken

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 1 jaar
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €2.615 - €3.376
  • Niveau MBO - 4
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 1 februari Nog 2 dagen
  • Vacaturenummer VWS22-806(BPZ)
  • Plaatsingsdatum 18 januari 2023
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Houd jij het hoofd koel in de meest hectische situaties en weet jij alles in goede banen te leiden op verschillende secretariaten? Solliciteer dan naar de functie van management ondersteuner bij de directie Bestuurlijke en Politieke Zaken van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS).

Het leuke en unieke aan deze rol is dat je het gehele ministerie snel leert kennen en ook een goed beeld krijgt van de werkzaamheden binnen de directies. Je bouwt dan ook een groot en bruikbaar netwerk op.

Het takenpakket is breed, afwisselend en nooit saai. Je zal je niet snel vervelen. Je wordt in deze functie gezien als een soort ‘’redder in nood’’ en collega’s zijn dan ook erg blij met jou als flexibele management ondersteuner.

Wat ga je doen als management ondersteuner?
Jij als management ondersteuner gaat samen met drie andere management ondersteuners de 4 MT-leden en de directiemedewerkers van BPZ ondersteunen. Naast het MT ondersteun je ook het team Concernsturing. Je bent verantwoordelijk voor het plannen van de bestuurlijke overleggen en ondersteunt ook bij de stukkenstroom. Je verzorgt de complexe agenda’s, maakt Webex-vergaderingen aan, bewaakt de mailbox, scant op vergaderstukken en voegt deze toe aan IBabs. Ook zorg jij voor een goede ordening en structuur van de gezamenlijke secretariaatsmailbox. Je werkt op een prettige manier samen met de andere management ondersteuners en jullie zorgen onderling voor een adequate bezetting op alle werkdagen van de week en een juiste verdeling van de werkzaamheden. Bij afwezigheid van je collega vervangen jullie elkaar.

Daarnaast verzorg je een kwaliteitscheck op de brieven en nota’s die door BPZ-medewerkers opgesteld zijn. Voor de in- en externe bezoekers van het MT-BPZ zorg je voor een fijne ontvangst. Je brengt, ondanks de alledaagse hectiek, rust en overzicht in het werk en hebt een belangrijke signaleringsfunctie richting het MT en je collega's.

Samen met je collega’s en team Bedrijfsvoering heb je regulier overleg en zorg je dat alle zaken rondom bedrijfsvoering soepel verlopen, bijvoorbeeld bij de start van een nieuwe medewerker. Daarnaast verwerk je diverse bedrijfsvoeringaanvragen, zoals het aanvragen van ICT-middelen (telefoon/laptop) en het aanvragen van autorisaties met betrekking tot alle bedrijfsvoeringapplicaties (bijvoorbeeld IBabs) voor de medewerkers. Ook doe je de bestellingen voor kantoorartikelen en alle voorkomende facilitaire werkzaamheden. Ook registreer je de ziek- en betermeldingen van BPZ-medewerkers.

Specifiek voor jou geldt dat je de wekelijkse Bestuursraad (BR)-vergadering ondersteunt. Samen met de adviseur van de Secretaris Generaal (SG) ben je verantwoordelijk voor het maken van de agenda van de Bestuursraad (BR) en het versturen van de stukken. Hierover heb je contact met andere directies over o.a. de aanlevering van stukken en je zorgt ervoor dat de Bestuursraadleden deze stukken op tijd aangeleverd krijgen.

Naast jouw directe collega’s werk je ook nauw samen met de secretaresses van de bewindspersonen van VWS, SG, plaatsvervangend SG (pSG), Directeuren Generaal (DG’s), de Flex-ondersteuners, team Bedrijfsvoering en team Kabinet & Protocol en de adviseurs van de bestuursraadleden. Met de andere management ondersteuners van het secretariaat BPZ is er een onderlinge vervangingsrelatie. Bij uitzondering kan het voorkomen dat je een collega-management ondersteuner van de bestuursraadsleden vervangt. Er wordt een actieve deelname verwacht bij gezamenlijke overleggen van de secretariaten en het stimuleren van een uniforme werkwijze binnen BPZ.

  • Je hebt mbo werk- en denkniveau;
  • Je hebt ruime werkervaring als management ondersteuner of als secretaresse;
  • Ervaring in een politiek-bestuurlijke context of een ministerie-omgeving, is een pre;
  • Je hebt kennis van management ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer, procedures en voorschriften;
  • Je hebt relevante kennis van digitale processen en systemen;
  • Je hebt affiniteit met de VWS-onderwerpen.

Herken jij jezelf hierin?
We zoeken een proactieve collega die zeer zelfstandig in staat is de werkzaamheden op te pakken. Met plannen en organiseren als jouw top skills, verlies je nooit de voortgang uit het oog. Je kunt goed samenwerken, zowel met de andere ondersteuners als binnen, maar ook buiten de gehele directie. Je legt makkelijk contact en zoekt de verbinding. Je communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, zijn uitstekend ontwikkeld. Je leert snel de juiste mensen kennen en hebt overzicht wie wat doet. Je bewaakt de voortgang en komt met oplossingen als zaken procesmatig stagneren. Je bent je bewust van de omgeving waarin je werkt, je overziet de structuur van een ministerie en je bent je bewust van de zorgvuldigheid die hierin gevraagd wordt.

Als collega ben je sociaal en prettig om mee samen te werken. Mensen om jou heen omschrijven jou als integer en betrokken. Op een klantgerichte wijze vervul jij je rol, waarbij je in staat bent om adequaat met verschillende functieniveaus om te gaan. Onder hoge werkdruk, presteer jij optimaal en weet je feilloos te prioriteren. Je weet namelijk nooit hoe je dag zal lopen. Met jouw geordendheid, breng jij orde en rust in de meest hectische stressvolle situaties. Op een klantgerichte wijze vervul jij je rol, waarbij je in staat bent om adequaat met verschillende functieniveaus om te gaan.

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Maand­salaris Min €2.615 Max. €3.376 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

  • Je kunt jouw sollicitatie richten aan: Jerry A. Chundro (MT-Lid Directie BPZ) o.v.v. vacaturenummer: VWS22-807(BPZ);
  • Indien je bent aangewezen als een verplichte VWNW-kandidaat, dan verzoeken wij je een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie;
  • Om een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties te verkrijgen, kan het zijn dat we je openbare informatie op LinkedIn raadplegen;
  • Werk je op dit moment al bij of voor het ministerie van VWS, dan vragen wij na het eerste interview referenties op bij je huidige manager en/of voorgaande werkgever(s);
  • Een veiligheidsonderzoek B maakt onderdeel uit van de aanstellingsprocedure;
  • Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen en heb je om in dienst te treden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Bestuurlijke en Politieke Zaken is verantwoordelijk voor de ondersteuning en advisering van de politieke en ambtelijke top van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). BPZ heeft tot kerntaak om met de directies te zorgen voor tijdige en kwalitatief hoogwaardige advisering die leidt tot goede besluitvorming door de politieke en ambtelijke top. Als regisseur/procescoördinator is de directie BPZ een verbindende schakel tussen directies en concernorganisaties en van en naar bewindspersonen, de bondsraadsleden en ook intra- en interdepartementaal en het parlement. Daarnaast heeft de directie tot taak om de plaatsvervangend secretaris-generaal (pSG) en SG te ondersteunen in hun eigenaarsrol van de concernorganisaties.

BPZ is georganiseerd in vijf teams: Bestuurlijke en Politieke Advisering, Logistiek, Kabinet en Secretariaat, Stukkenstroom, Concernsturing en Bureau BVA/FG. Bij de directie werken ongeveer vierenzeventig mensen.

Team LKS
Het Team LKS bestaat uit ca. 32 personen en is onderverdeeld in de secretariaten van de Bewindspersonen, SG en pSG, DG's, Flex ondersteuners en Directie BPZ. Verder bestaat het team uit een afdeling Kamerbewaarders, een afdeling Bedrijfsvoering en een afdeling Kabinet & Protocol. Wij werken allen nauw samen in een open sfeer. Regelmatig zijn er activiteiten, die je ook mede helpt organiseren. We streven er continu naar om samen een hoge professionele standaard neer te zetten, waarbij de bewindspersonen en de bestuursraad zo optimaal mogelijk worden ondersteund.

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Bij VWS zetten we ons in voor een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Met en voor iedereen. Wat we doen, doet ertoe en dat voel je. Je werkt samen met betrokken, bevlogen en deskundige mensen met een groot hart voor hun werk. Die elkaar zowel persoonlijke aandacht als professionele ruimte geven. Binnen een deskundige en daadkrachtige organisatie die voortdurend moet vernieuwen en in oplossingen denkt. Altijd vanuit zoveel mogelijk verschillende perspectieven. En in nauwe samenwerking met partners, collega-ministeries, zorgprofessionals en burgers.

Talent als basis, diversiteit als kracht
VWS stimuleert een inclusieve organisatiecultuur, waarin alle medewerkers actief betrokken en opgenomen worden in de groep. Waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich vrij voelen om hun mening te geven. We zijn ervan overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.

Je komt te werken in een omgeving met een informele prettige werksfeer, waar we hard en serieus samenwerken, topkwaliteit willen leveren, waarin we waarde hechten aan (persoonlijke) ontwikkeling en reflectie, maar waar ook veel wordt gelachen. We vinden het belangrijk dat je ruimte ervaart in de wijze waarop je je werk uitvoert.

VWS telt ruim 5500 medewerkers. Zij zijn voor een belangrijk deel werkzaam bij agentschappen, raden en inspecties. Op het kerndepartement werken ruim 2000 mensen. Het ministerie is ook verantwoordelijk voor een aantal ZBO’s (zelfstandige bestuursorganen) zoals de NZa (Nederlandse Zorgautoriteit), het CIZ (Centrum indicatiestelling zorg), het CAK (Centraal Administratie Kantoor) en het Zorginstituut Nederland.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

De heer Jerry A. Chundro, MT-Lid Directie BPZ

06-20404302

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

VWS Talent Center

Solliciteren?

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

(Senior) beleidsadviseur

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11,schaal 12
  • Reageren voor 19 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Coördinerend financieel adviseur (RA/RC)

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 13
  • Reageren voor 5 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Senior juridisch beleidsmedewerker Wmo 2015

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12,schaal 13
  • Reageren voor 31 januari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd