Zonder geavanceerde informatietechnologie is het Openbaar Ministerie nergens. Want stel je voor dat een Officier van Justitie niet kan inloggen, waardoor een zitting moet worden opgeschort. Of dat er een storing is in de DNA-database, nét als we een dader willen identificeren.

Wat ga je doen?
IVOM is de interne IT organisatie binnen het Openbaar Ministerie (OM). Met de komst van meerdere leveranciers en een diversiteit aan contracten worden contractmanagement en leveranciersmanagement en steeds belangrijker. Waar bij contractmanagement het managen van de contracten met de leveranciers centraal staat, managet leveranciersmanagement de relatie met de leverancier. Het doel daarbij is om te komen tot de juiste keuze voor leveranciers, het kiezen van de juiste samenwerkingsvorm én het managen van leveranciers nadat die keuzes gemaakt zijn. Het gaat hierbij om het vaststellen, structureren, inrichten, onderhouden en monitoren van de (juiste) leveranciersrelaties. Daarmee is het dus overkoepelend aan het gehele proces van inkoop tot beëindiging van contracten.

Als leveranciersmanager sta je aan de start van een ingrijpende doorontwikkeling van leveranciers- en contractmanagement binnen de afdeling CIO-Office van het IVOM. Het CIO-office ontwikkelt, in samenspraak met de verschillende afdelingen, voor IVOM de strategie, maakt de vertaling naar beleid en doelstellingen en bewaakt de uitvoering hiervan in termen van eenheid, effectiviteit en voortgang. Voor het OM zorgt het CIO-office voor duidelijke en heldere kaders en visie voor (door)ontwikkeling van IV-oplossingen. Voor de ontwikkelingen van morgen en tevens voor de langere termijn. In lijn met organisatiedoelstellingen, ambities en rekening houdend met de keten waarin de organisatie acteert om ervoor te zorgen dat de IV van het OM toekomstbestendig, weerbaar en duurzaam is.

In deze professionaliseringsslag nemen we met het leveranciers- en contractmanagement de regie in het contact met leveranciers van deze voor het OM zo belangrijke ICT-systemen. Binnen het leveranciers- en contractmanagement team (“LCM-team”) ben jij mede verantwoordelijk voor de besturing, initiëring, facilitatie en coördinatie van zaken die zich afspelen op het snijvlak van de IT en IV organisatie en leverancier. Zo leg je samen met de contractmanager(s) kpi’s vast per leverancier en beoordeel je op grond van input van de contractmanagers welke verbetertrajecten gewenst zijn. Daarnaast is het benchmarken een goed middel om te controleren of de contractafspraken marktconform zijn. Door middel van genoemde voortgangsrapportages, benchmarking en regulier overleg met de leverancier kunnen de performance en afspraken verbeterd worden. Ook het bouwen en uitbouwen van een relatie behoort tot leveranciersmanagement. Ook geef je adviezen op het gebied van leveranciers management, schakel je met inkoop en juridische zaken en treed je oplossingsgericht op bij problemen tussen leveranciers en afdelingen van het OM. Leveranciersmanagement omvat feitelijk alle activiteiten gericht op het verkennen, starten en onderhouden en verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met leveranciers. Specifiek voor het OM geldt het optimaal positioneren van het OM ten opzichte van de bestaande en toekomstige ICT leveranciers. Het doel van leveranciersmanagement is: bepalen welke leveranciers het meest geschikt zijn en het bepalen van de rol en verantwoordelijkheden van die leveranciers.

Als leveranciersmanager heb je ook (een adviserende) rol in aanbesteding/-inkoop trajecten. Omdat je precies weet hoe leveranciers acteren, is jouw input bij het formuleren van de wensen en eisen van grote waarde. Naarmate onze dienstverlening vanuit het domein IT zich ontwikkelt, denk je ook mee over jaarplannen en de ontwikkeling van de afdeling.

De sterkste relatie vanuit Leveranciersmanagement is met Contractmanagement en Stackmanagement. Aan de hand van het beleid dat in Leveranciersmanagement is ontwikkeld kunnen in Contractmanagement concrete contracten en SLA’s met leveranciers overeen worden gekomen. De Stackmanagers voorzien de Leveranciersmanager van relevante informatie van de operationele prestaties van de verschillende leveranciers.

We zijn op zoek naar iemand die de gewenste professionaliseringsslag mede kan initiëren en vormgeven. Je beschikt over ervaring met leveranciersmanagement binnen complexe organisaties. Je hebt daarnaast ervaring met (het mede begeleiden van) outsourcingstrajecten (onder meer op het gebied van ICT), het onderhandelen met leveranciers en het helpen opstellen van specifieke contractvormen voor het eigen inkoopdomein.

In lastige situaties houd jij het hoofd koel. Je laat je door niemand van de wijs brengen en speelt het tactisch en strategische spel dat leveranciersmanagement is. Daarbij maak je gebruik van je kennis en ervaring. Als overtuigende gesprekspartner sta jij stevig in je schoenen, ga je proactief te werk en voel je goed aan welke belangen er binnen een politiek-bestuurlijke organisatie als het OM spelen. In politiek gedreven, complexe situaties houd jij het overzicht en je pakt door waar nodig. Ook durf je af te wijken van geëffende paden, heb je een innovatieve mindset en heb je een sterk probleemanalytisch vermogen. En met de ruimte, vrijheid en het ondernemerschap dat je krijgt, kun je goed overweg.

Een leveranciersmanager van het IVOM:

• Bewaakt dat de afgesloten contracten continue aansluiten op actuele behoeften van het OM en op veranderende marktsituaties (zoals prijs of technologische mogelijkheden);
• Voert overleg tussen zijn leverancier(s) en het OM over de thema’s die daarbinnen aan de orde dienen te komen;
• Voert de regie over de beschikbaarheid van bestaande producten en diensten door de leverancier en mogelijk de totstandkoming van nieuwe producten en diensten, die maximaal aansluiten op de behoefte van het OM en de door het OM gewenste specificatie;
• Voert in samenwerking met de contractmanager(s) de regie over alle benodigde wederzijdse afstemming op het snijvlak van het OM en de leverancier zoals: strategische ontwikkelingen, business forecasting, new business, new technology, architectuur, benchmarking, audit en security aangelegenheden;
• Levert een bijdrage aan de sourcingstrategie waarmee richting wordt gegeven aan de wijze waarop de uit te besteden beheers- en ontwikkelactiviteiten aansluiten op de ondernemingsstrategie van het OM;
• Onderhoudt zakelijke relaties met grote (internationale) leveranciers die één maar soms ook meerdere complexe producten en diensten leveren (noodzakelijk voor de strategische en primaire bedrijfsprocessen van het OM);
• Houdt regie op de vraagstroom en opdrachtverstrekking richting de IT-leveranciers;
• Fungeert afhankelijk van het onderwerp als escalatiekanaal voor de andere Domein IT-afdelingen bij verzoeken, kansen, klachten en conflicten met tussen Domein IT en haar leveranciers;
• Maakt in samenspraak met de contractmanager(s) en de afdeling Inkoop afspraken over prijzen, tarieven en indexeringen;
• Onderhoudt op tactisch niveau de leveranciersrelaties namens Domein IT.