‘Hoe zie jij dat?’
Die vraag wordt bij ons vaak gesteld. Hou jij ervan om elke dag bezig te zijn met het beheren en implementeren van de informatiestromen (zowel digitaal als fysiek). Ga jij nieuwe ontwikkelingen niet uit de weg en wil jij de medewerkers van de gemeente ondersteunen bij de overgang naar een nieuw zaaksysteem? Word dan medewerker Documentmanagement bij Gemeente Westland.

Hoe een werkdag er ongeveer uitziet
’s Ochtends check je jouw mail en TopDesk. In TopDesk staan (zoek)vragen van interne klanten die je gaat beantwoorden. Na het afronden van de TopDesk meldingen bekijk je de beheerkalender waar de te controleren processen op staan. Je controleert digitale dossiers en documenten op o.a. de voortgang van afhandeling en compleetheid en koppelt je bevindingen terug aan de informatiespecialist. Deze gaat hier verder mee aan de slag, informeert de vak afdeling en komt bij je terug met de vervolgacties voor jou. Tussendoor ontvang je nog een telefoontje met een vraag van een collega. Uiteraard pak je dit zo snel mogelijk op. Je informeert bij team registratie of je inzet daar gewenst is en springt bij, indien nodig. Na de lunch pak je de draad weer op. Met nog een onverwacht telefoongesprek tussendoor vliegt de tijd. Je bekijkt de af te sluiten dossiers op compleetheid of vult deze aan door middel van het invoeren van de benodigde metadata waarna ze afgesloten worden. Verder denk je mee over digitale dossierstructuren en maak je waar nodig nieuwe dossiers aan. Daarna bespreekt je nog een actiepunt met de informatiespecialist. Tevreden sluit je je laptop af. Morgen weer een nieuwe dag vol uitdagingen!

Jouw team

• Onderdeel van het cluster Bedrijfsvoering, team IB