Inkoopadviseur

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat / Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur voor de periode van een jaar
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €2.902 - €3.896
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel, Financieel / economisch, Inkoop / verkoop
  • Reageren voor 12 december Nog 14 dagen
  • Vacaturenummer DIV_20230627_8
  • Plaatsingsdatum 17 november 2023
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Functie­omschrijving

Je gaat aan de slag als Inkoopadviseur bij het InkooppleinB73, onderdeel van het Servicepunt. De afdeling telt 18 collega's, verdeeld over 2 teams: Beleid en Materieel. Je werkt zowel zelfstandig als samen met behulpzame, sociale collega's. Binnen het team heerst een open en informele cultuur waar mensen graag samenwerken en van elkaar leren. Je werkt zowel op kantoor als thuis.

Dankzij jouw inkoopadvies werken we aan een efficiënt, innovatief en klantgericht inkoopproces.

Jij bent verantwoordelijk voor het (helpen) voorzien in de inkoopbehoefte van aanvragers binnen het kerndepartement van Economische Zaken en Klimaat (EZK) en Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV). Jouw focus ligt op beleids inkopen. Je adviseert aanvragers — in potentie alle opdrachtgevers binnen de organisatie die een inkoop willen doen — over het inkoopproces rondom producten en diensten.

Jouw functie bestaat uit het opvragen van offertes, gunnen van opdrachten, versturen en schrijven van opdrachtbrieven en inkopen administratief registreren in het InkoopportaalB73. Daarnaast beantwoord je vragen over de exacte procedures, de juiste richtlijnen, doorlooptijden en lopende inkoopaanvragen. Bij dit alles ga je zeer secuur en consciëntieus te werk, want je hebt soms met politiek zeer beladen inkopen van doen, die een landelijke impact hebben. De kaders omtrent rechtmatigheid en doelmatigheid kennen voor jou geen geheimen.
Dagelijks zet jij je in voor het uitvoeren van inkooptaken binnen InkooppleinB73. Binnen de afdeling ben jij voornamelijk actief bij de backoffice beleid en doorloop je enkelvoudige inkooptrajecten. Het is belangrijk dat je over een goede schrijfvaardigheid beschikt.

Jouw diverse taken op een rij

  • Je vraagt offertes op, gunt opdrachten, stelt opdrachtbrieven samen en legt opdrachten administratief vast in ons Inkoopportaal.
  • Je geeft voorlichting aan de inkoopaanvragers, zowel per mail als telefonisch of via een adviesgesprek.
  • Je voert rechtmatige inkooptrajecten van a tot z uit, waarbij je de richtlijnen en het vastgestelde inkoopproces volgt en snel signaleert wanneer ons proces niet toereikend is voor een specifiek inkoopdossier.
  • Je beantwoordt vragen uit de organisatie over procedures, inkooptrajecten en lopende aanvragen.
  • Je signaleert onrechtmatige inkopen, bespreekt dit met de betreffende aanvrager en escaleert dit dossier als het nodig is richting de senior adviseur inkoop.
  • Je zoekt afstemming met de financiële afdeling over de behandeling van een inkoopdossier.
  • Je merkt onrechtmatige en buiten-procedurele inkopen op en registreert deze in ons Inkoopportaal.
  • Je initieert en onderhoudt contact met diverse partijen, zoals opdrachtgevers en het Inkoop Uitvoeringscentrum (IUC).
  • Je biedt proactieve ondersteuning aan de collega-inkoopadviseurs binnen jouw team.
  • Je neemt deel aan inkoopgerelateerde overleggen, zoals teambijeenkomsten of overleg met een inkoopaanvrager.

Snel, nauwkeurig en accuraat: zo ga jij te werk bij inkoopaanvragen, iedere keer weer. Ook belangrijk: je kunt goed analyseren. Hierdoor zie je snel of het om een inkoop gaat en wat voor soort inkoop. Daarnaast zet je als geen ander een inkoopaanvraag om naar een offerteuitvraag waarbij de klantvraag goed is verwoord. En beschik je over een proactieve instelling: je gaat actief achter de voortgang van aanvragen aan.

Je vindt het daarnaast interessant en belangrijk om je kennis over het inkoopdomein bij het Rijk continu te verbreden en te verdiepen. Ook leg je makkelijk verbindingen met anderen, stel je de klanten in je werk centraal en doe jij je werk met enthousiasme. Jouw inkoopcollega’s kunnen op jou bouwen: je zet voor hen een stap extra en bent multi-inzetbaar binnen het team.

Ook belangrijk: je bent je bewust van de omgeving waarin je werkt met de belangen die daar kunnen spelen en de snel veranderende processen en regels. Verder kun jij je werk goed plannen, organiseren en prioriteren. En houd je het hoofd koel, ook als de werkdruk oploopt.

Wat je nog meer in huis hebt?

  • Je hebt mbo 4-niveau op het gebied van administratie, financiën of inkoop, of je hebt een mbo-opleiding afgerond op een van deze vakgebieden.
  • Ervaring met het inkoopproces binnen de Rijksoverheid is een pré.
  • Je bent vaardig met de bekende Officeprogramma’s (Word, Outlook, Excel).
  • Je kunt je zowel mondeling als schriftelijk goed en helder in Nederlands uitdrukken.
  • Je maakt je de procedures en processen binnen de organisatie snel eigen.
  • Je bent aanspreekbaar en hebt een goede ontwikkeld omgevingsbewustzijn.
  • Je kunt werken in een dynamisch team waar processen en regelgeving soms snel veranderen.

Competenties:

  • Analyseren, plannen en organiseren
  • Schriftelijke Uitdrukkingsvaardigheid
  • Netwerken
  • Pro actief
  • Samenwerken
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Maand­salaris Min €2.902 Max. €3.896 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
  • Contract­duur voor de periode van een jaar
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

  • De kennismaking en selectieprocedure bestaan uit minimaal twee gespreksrondes en een afrondend arbeidsvoorwaardengesprek.
  • Het inwinnen van referenties of een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
  • Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd c.q. overgenomen worden met behoud van de huidige contractvorm.
  • Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.
  • We gaan flexibel om met de werktijden. In verband met de teamsamenstelling en de verdeling van de werkzaamheden is woensdag en vrijdag een voorkeurswerkdag.

Wat bieden wij jou nog meer:

  • Een prettige werkomgeving met goede faciliteiten op loopafstand van het centraal station.
  • Volop mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen en te specialiseren.
  • Wij vinden een goede balans tussen je professionele en privéleven belangrijk. Werktijden zijn, in onderling overleg, flexibel in te delen.
  • Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden; je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Na sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Acquisitie op onze vacatures wordt niet in behandeling genomen.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het Servicepunt, beide directies (Mens & Organisatie en Informatievoorziening) en de Shared Service Organisatie (SSO’s) denken en werken vanuit het perspectief van opdrachtgevers en klanten, en vanuit processen om de kwaliteit van de dienstverlening van bedrijfsvoering te verbeteren.

  • Het Servicepunt heeft als taak de verschillende bedrijfsvoeringsdiensten/services te regisseren. Door vraagarticulatie, regie, uitvoering van standaard vragen of doorgeleiding van een specialistische vraag naar een vakafdeling of SSO.
  • Het Servicepunt ziet toe op tijdige, kwalitatief hoogwaardige levering van de dienstverlening, vanaf het moment van vraagstelling totdat de vraag naar tevredenheid is uitgevoerd.
  • Vanuit het Servicepunt vindt op regelmatige basis afstemming plaats met de DG’s en stafdirecties over wat er speelt en wat de behoeften/wensen zijn op het vlak van bedrijfsvoering zodat dit vertaald kan worden naar passende dienstverlening.

InkooppleinB73
Je gaat als inkoopadviseur werken bij het InkooppleinB73, onderdeel van het Servicepunt. Met jou erbij helpen we met achttien gedreven collega’s EZK, LNV en een aantal diensten en instellingen om rechtmatig en doelmatig in te kopen. Het gaat hierbij met name om inkopen tot € 25.000,- (exclusief btw). Inkopen boven dit bedrag worden uitgevoerd door het Inkoop- en Uitvoeringscentrum van EZK. Tijdens het inkoopproces onderhouden we contact met de aanvrager en leverancier, waarbij we een adviserende rol vervullen. InkooppleinB73 draagt zorg voor of routeert alle inkopen voor alle managers en medewerkers.

We zijn een leuk en divers team, met allemaal onze eigen expertise en werkzaamheden, en we werken op een prettige manier samen om tot het beste resultaat te komen.

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat / Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat
Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat staat voor een duurzaam en ondernemend Nederland. We zetten ons in voor een uitstekend ondernemingsklimaat en een sterke internationale concurrentiepositie. Dit doen we door de juiste randvoorwaarden te creëren, ondernemers de ruimte te geven om te vernieuwen en te groeien, aandacht te hebben voor onze natuur en leefomgeving, en samenwerking te stimuleren tussen onderzoekers en ondernemers. Zo bouwen we onze topposities in landbouw, industrie, diensten en energie verder uit en investeren we in een duurzaam en ondernemend Nederland.

Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit
Het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit staat voor eerlijke en verantwoorde landbouw en visserij. Wij versterken het economisch perspectief van boeren, tuinders en vissers én stimuleren duurzame productie en dierenwelzijn. Samen met alle betrokkenen werken we aan het herstel en behoud van de Nederlandse natuur. Het ministerie wil de internationale koppositie van de agrarische sector verstevigen, waarbij de nadruk ligt op het benutten van kennis en innovatie. Daarmee draagt Nederland bij aan de aanpak van het wereldvoedselvraagstuk.

De ministeries van Economische Zaken en Klimaat en Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit streven ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking, voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker.

Contact

Voor meer informatie over deze vacature:

Annemieke van Dongen - van der Ploeg, senior Inkoopadviseur

06-1137 6571

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Ronald Garretsen, senior adviseur recruitment

06-2963 6873

Solliciteren?

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat / Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Strategisch adviseur innovatie CIO-Office

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat / Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 13
  • Reageren voor 30 november
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Beleidsadviseur CIO-Office

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat / Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 30 november
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Senior adviseur CIO-office

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat / Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 29 november
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)