Hoofd secretariaat

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.737 - €4.400
  • Niveau HBO oude stijl, HBO bachelor
  • Vakgebied Orde / vrede / veiligheid
  • Reageren voor 2 maart Nog 12 dagen
  • Vacaturenummer 4061
  • Plaatsingsdatum 13 februari 2020
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Het secretariaat van het hoofdkantoor van de Dienst Justitiële Inrichtingen is het visitekaartje van de organisatie. En jij als hoofd tilt dit team naar een nog hoger niveau. Hoe je dit doet? Door in Den Haag de 15,5 fte aan managementondersteuners aan te sturen. Dankzij jouw dagelijkse leiding zetten zij hun talenten optimaal in.

Als operationeel leidinggevende stuur je de medewerkers op een natuurlijke manier aan. Heb je specifieke verwachtingen als het gaat om doelen en resultaten? Dan ben je hier duidelijk over en spreek je medewerkers aan op hun eigen verantwoordelijkheid. Daarbij heb je oog voor de kracht en talenten in het team. Jij zorgt ook voor de benodigde randvoorwaarden zodat je medewerkers aan de gewenste doelen en resultaten kunnen voldoen.

Je hebt de dagelijkse leiding over het secretariaat en de personele zorg over de secretarieel medewerkers. Dit betekent ook dat jij voor alle directies het eerste aanspreekpunt bent als het gaat om de secretariële inzet. En dat je verantwoordelijk bent voor een constant serviceniveau van het secretariaat. Om dit te bereiken zorg je ten eerste continu voor de ontwikkeling van het personeel. Ten tweede overzie je de (digitale) processen waarmee het secretariaat te maken heeft. Je voert –waar nodig- verbeteringen in die processen door en je herkent (digitale) ontwikkelingen die van invloed zijn op de processen. Verbeteringen doorvoeren doe je natuurlijk samen met je medewerkers en andere collega’s binnen het hoofdkantoor van de Dienst Justitiële Inrichtingen

Natuurlijk heb je ook oog voor de wensen van de klant; de directeuren van het hoofdkantoor. Als een echte verbinder weet je hun vragen en het aanbod van het team goed op elkaar af te stemmen.

Functie-eisen

  • Je hebt hbo-niveau en aantoonbaar ervaring in een leidinggevende functie waarin je succesvol was.
  • Je hebt bij meerdere organisaties gewerkt en aantoonbaar affiniteit met secretariële werkzaamheden en (digitale) processen.
  • Je kunt medewerkers aansturen en hen ondersteunen en motiveren in hun ontwikkeling.
  • Je hebt natuurlijk overwicht, straalt rust uit en hebt een open communicatiestijl. Kortom, je bent een verbinder met overtuigingskracht.
  • Je bent je bewust van je omgeving en voelt goed aan wat er speelt in de organisatie.
  • Je werkt graag samen en hebt een klantgerichte en integere instelling.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 10
  • Maand­salaris Min €2.737 Max. €4.400 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
  • Minimaal aantal uren per week 36
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

  • Ben je in dienst van het Rijk en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk- of (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een voordracht van je leidinggevende of trajectmanager en een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
  • Om je sollicitatie in behandeling te kunnen nemen ontvangen wij graag je cv en motivatiebrief.

Meer over de functiegroep Operationeel Manager

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Je komt te werken binnen het hoofdkantoor van de Dienst Justitiële Inrichtingen. Het secretariaat valt onder de afdeling Bestuursondersteuning. Deze afdeling bestaat uit stafmedewerkers en secretarieel ondersteuners. Wij ondersteunen en adviseren de (hoofd)directie, de stafdirecties en de divisiedirecties waarvoor we werken. Dat doen we zowel in procesmatige als administratief-secretariële zin.

Het werk van de afdeling Bestuursondersteuning speelt zich af in een dynamische omgeving, is complex en geen dag is hetzelfde. Het team van secretarieel medewerkers ondersteunt primair de hoofddirectie en, de (divisie)directeur. Jij wordt hoofd van dit team.

Het secretariaat is het visitekaartje van de organisatie. Wij zorgen dat het management de juiste personen spreekt en dat de juiste personen zijn uitgenodigd voor overleg. Verder zien we er – in samenwerking met de stafmedewerkers van een directie/divisie – op toe dat de benodigde stukken voor overleggen zijn voorbereid, geannoteerd en volledig en op tijd aanwezig zijn. Daarnaast verrichten we administratieve en organiserende taken op het gebied van onder andere de indiensttreding van nieuwe medewerkers, bestellingen van spullen en de logistiek rondom overleggen. Ook pakken we enkele hoofdkantoorbrede ondersteunende taken op, bijvoorbeeld als het gaat om dienstreizen en representatie.

Het team bestaat uit 15,5 fte managementondersteuners (schaal 6, 7 en 8). Zij hebben een grote mate van zelfstandigheid in de ondersteuning van de directeuren.

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Werken bij de Rijksoverheid betekent een bijdrage leveren aan een beter Nederland. Dus ook aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Justitie en Veiligheid verdedigt en beschermt de rechtsorde. Van beleid tot uitvoering.

Dienst Justitiële Inrichtingen

De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 15.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrisch centra en detentiecentra. Het is zowel veelzijdig als boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Mevrouw C. Poppe, Hoofd Bestuursondersteuning

06-55484209

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Shared Service Center DJI, Werving, Selectie & Inzetbaarheid

088-0754321

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Juridisch medewerker

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen
  • Stand­plaats Badhoevedorp
  • Uren per week 18
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Reageren voor 25 februari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Manager zorg en rapportage

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen
  • Stand­plaats Zwolle
  • Uren per week 27
  • Salaris­niveau schaal 14
  • Reageren voor 2 maart
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Instructeur lichamelijke opvoeding

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen
  • Stand­plaats Soesterberg
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Reageren voor 5 maart
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd