• Stand­plaats Utrecht
  • Contractduur 2 jaar
  • Uren per week 38
  • Maand­salaris €2.600 - €4.123
  • Niveau HBO oude stijl
  • Vakgebied ICT
  • Reageren voor 26 augustus Nog 5 dagen
  • Vacaturenummer 533373
  • Plaatsingsdatum 13 juli 2019
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling

Functie­omschrijving

Ben jij een stressbestendige, initiatiefrijke teamplayer? Vind je het leuk om de vraag net een stapje voor te zijn en heb je ervaring in het ondersteunen van een afdeling? Dan nodigen we jou graag uit om te solliciteren op de volgende functie. Als Hoofd Loket (en Sr medewerker) ben je verantwoordelijk voor de administratie en de transparantie en de toetsbaarheid hiervan binnen jouw team, voor het opleveren van bedrijfsvoering- en dienstverleningsrapportages en draag je bij aan de totstandkoming van adequate bedrijfsprocessen met interne en externe suppliers. Daarnaast geef je leiding en inhoudelijke begeleiding aan de Medewerkers. Dit doe je door;

Realiseren van adequate ondersteuning op het gebied van opdrachtenmanagement, contractmanagement en adviseren inzake bedrijfsvoering aangelegenheden door:

  • het (doen) ondersteunen van de totstandkoming van de integrale planning van de verschillende opdrachten en interne/externe leveranciers.
  • het (doen) opstellen van voortgang- en verantwoordingsrapportages betreffende dienstverlening en bedrijfsvoering.
  • het (doen) uitvoeren van werkzaamheden en activiteiten op het gebied van de diverse administraties.
  • het optreden als aanspreekpunt voor de bedrijfsvoering van interne/externe leveranciers op het gebied van inhoudelijke vraagstukken.
  • het consolideren van de bijdragen van de afdeling aan bedrijfs-, verantwoording- en andere plannen op het niveau van ITCC.
  • het initiëren en doorvoeren van optimalisaties van de bedrijfsvoeringprocessen en werkwijzen binnen het JIVC.
  • het (doen) zorg dragen voor een adequaat archief.
  • het (doen) beheren van de diverse geautomatiseerde subadministraties.
  • Het zorg te dragen voor het ontwikkelen, delen en borgen van voor het functioneren van het Loket noodzakelijke kennis.

Draagt zorg voor de transparantie en de toetsbaarheid van de administratie door:

  • het uit laten voeren van audits op de integriteit van de administratie.
  • het stelselmatig verbeteren van de transparantie en de integriteit van de registratie.
  • het bewaken van de koppeling van opdrachten aan de functionele vragen van klanten en het vastgestelde beleidsplan.

Draagt bij aan de totstandkoming van adequate bedrijfsprocessen met interne en externe suppliers door:

  • het evalueren van en adviseren over de bedrijfsprocessen van het Loket.
  • het signaleren en oplossen van knelpunten met betrekking tot de bedrijfsvoering.
  • het bijdragen aan de ontwikkeling en implementatie van werkinstructies, methoden en technieken, meetinstrumenten en uniforme werk- en rapportageformats ten aanzien van: werkwijzen, metingen, monitoring en rapportages.

Geeft coaching en inhoudelijke begeleiding aan medewerkers binnen het Loket door:

  • het geven van on the job begeleiding en training in het gebruik van de toegepaste systemen, de toe te passen procedures en de geldende kaders.
  • het inwerken van nieuwe collega's.
  • het leveren van collegiale feedback ten aanzien van de geobserveerde kennis en vaardigheden van collega's binnen het Loket.
  • het instrueren van collega's binnen JIVC ten aanzien van het gebruik en de inzet van de administratieve keten.

Leidinggeven aan het Loket (de eenheid) door:

  • het bepalen van het beleid (personeel, organisatie, financiën, materieel en informatie) intern de eenheid en het zorg dragen voor de uitvoering daarvan.
  • het geven van leiding aan de medewerkers van de eenheid en het zorgen voor een evenwichtige taakverdeling en adequate randvoorwaarden; is verantwoordelijk voor de personele begeleiding en coachen van de medewerkers van het team
  • het initiëren en sturen van de interne communicatie en besluitvormingsprocessen.
  • het uitvoering geven aan de werkzaamheden verbonden aan personeelszorg en personeelsbeheer (Verzuimbegeleiding; Toezien op naleving ARBO-aspecten; Beoordelen etc).
  • het bewaken van de voortgang en de kwaliteit van de werkzaamheden en het stellen van prioriteiten.
  • het ervoor zorg dragen dat de regelgeving op het aandachtsgebied van de eenheid wordt gehandhaafd.
  • het (laten) opstellen van bedrijf- en activiteitenplannen met bijbehorende begrotingen en het zorg dragen voor een verantwoord en doelmatig beheer van de toegewezen budgetten.
  • het zorg dragen voor bijdragen van de eenheid aan hogere planvormen.

Functie-eisen

Opleidingseisen:

Je hebt HBO werk- en denkniveau en bij voorkeur een afgeronde HBO opleiding in de richting van Bedrijfskunde.

Kennis- en Ervaringseisen:

  • Je hebt kennis van bedrijfseconomische aspecten in een bedrijfsmatige omgeving, project- en programma-management en van ICT-service-organisaties en de werkprocessen daarin.
  • Je hebt kennis van het JIVC en Defensie en van producten, diensten en processen (bedrijfsvoering en productie) binnen JIVC en je kunt omgaan met bedrijfsvoeringsystemen van JIVC en Defensie (o.a. SAP).
  • Je hebt ervaring met project- en programmamatig werken, in het bijzonder met de ondersteuning hiervan en je bent vaardig in het voeren van projectadministraties en voortgang- en verantwoordingsrapportages.
  • Je bent vaardig in het adviseren over bedrijfsvoeringaangelegenheden.
  • Je hebt kennis van informatievoorziening en automatiseringsmethoden, -technieken en -processen, alsmede planningsmethodieken.
  • Je hebt ervaring in het leidinggeven aan en begeleiden en coachen van medewerkers.
  • Je beheerst de Engelse taal.
  • Je hebt analytisch vermogen en een kritische instelling om op de problematiek toegesneden adviezen te geven en ondersteuning te verlenen.
  • Je bent vaardig in het uitvoeren van bedrijfskundige analyses en berekeningen, het verstrekken van bedrijfsvoeringinformatie, het rapporteren over de bedrijfsvoering en in het adviseren over alternatieven bij verwachte budgetoverschrijdingen.
  • Je bent bereid bij te blijven in het vakgebied bedrijfsvoering en projectondersteuning en de daarbij te gebruiken methodieken en systemen.

Competenties:

  • Je bent nauwkeurig.
  • Je bent resultaat-, service- en klantgericht.
  • Je kunt goed analyseren en je bent inventief en creatief.
  • Je bent flexibel en kunt goed samenwerken.
  • Je bent neemt initiatieven daar waar nodig.
  • Je bent stressbestendig.
  • Je bent integer.
  • Je hebt uitstekende sociale vaardigheden.
  • Je beschikt over uitstekende leidinggevende capaciteiten.
  • Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk).

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 10
  • Salaris­omschrijving

    Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

  • Maand­salaris Min €2.600 Max. €4.123 (bruto)
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
  • Contract­duur 2 jaar
  • Minimaal aantal uren per week 38
  • Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeids­voorwaarden

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.

Wie van uitdagende opdrachten in een dynamische omgeving houdt, is bij Defensie aan het juiste adres. Wij geven je het vertrouwen en de vrijheid om zelfstandig te werken. Er is ruimte voor eigen inbreng, zo draag je bij aan de verdere professionalisering van onze organisatie.

Defensie hecht daarnaast sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 6,4%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken onderdeel uit van de selectieprocedure.

Voorwaarden aanstelling burger: Een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Dit is een vergunning die vreemdelingen van buiten de EU, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland het recht geeft om in Nederland te verblijven en te werken voor een periode langer dan drie maanden (Een vergunning is niet nodig voor werknemers uit landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en uit Zwitserland. Voor deze landen geldt een vrij verkeer van werknemers).

De medewerker is bereid om de eed of belofte af te leggen.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Defensie is dagelijks actief in Nederland en in het buitenland voor de belangen van ons land en haar inwoners. Hiermee draagt Defensie, nu en in de toekomst, bij aan de welvaart en veiligheid van ons land. De wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en draagt bij aan de ambitie van Nederland dat mensen zich wereldwijd in vrijheid en veiligheid kunnen ontplooien. De werkzaamheden worden verricht binnen de afdeling IT Continuity Center (ITCC) van het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC), vallend onder de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

JIVC is binnen de DMO een full-service ICT-bedrijf dat niet alleen ICT diensten verleent aan Defensie maar ook aan andere ministeries en aan de ‘zwaailicht’-sector. Onze ICT-dienstverlening omvat een breed gebied: we leveren de werkplek, maar ook de onderliggende platformen en netwerkverbindingen. Dit bevat ook alle vormen van ontwikkeling, beheer en onderhoud. JIVC is meer dan een ICT-leverancier: we denken mee, adviseren, lossen op en kijken verder. Het proactief adviseren over ICT binnen de bedrijfsvoeringsystemen van de klant en het bieden van support wanneer nodig, behoort bij de servicegerichte instelling van JIVC. Dat doen we 24 uur per dag, binnen het Koninkrijk der Nederlanden en daarbuiten. Voor Defensie en voor ketenpartners binnen de openbare orde en veiligheid. 

Het Loket binnen het Service Support Office (SSO) is voor zowel de interne als de externe uitvoeringsorganisatie hét aanspreekpunt voor IV-behoeftes. Hier vindt intake plaats van behoeftestellingen en regie op realisatie. Het Loket is verantwoordelijk voor:

  • Het beoordelen op volledigheid, duidelijkheid, autorisatie en het aanleggen van de administratie van alle IT-behoeftes;
  • De bewaking en registratie van alle IV-behoeftes over de gehele keten op voortgang, alsmede de communicatie naar de behoeftesteller hierover. De voortgang wordt geborgd in een transparante en toetsbare administratie;
  • De bewaking en registratie van klachten, alsmede de communicatie naar de behoeftesteller hierover. De voortgang wordt geborgd in een transparante en toetsbare administratie;
  • De communicatie over eventuele beletsels of bijzonderheden in de dienstverlening;
  • Het signaleren van en (mogelijk) oplossen van knelpunten in de bedrijfsvoering welke bijdragen aan de totstandkoming van een bedrijfsproces met interne- en externe suppliers;
  • Het verbeteren van de administratieve keten n.a.v. bevindingen die geconstateerd zijn bij jaarlijks terugkerende audits op (elementen van) deze keten waarbij het Loket een vertegenwoordiging afvaardigt;
  • Het uitvoering geven aan het facturatieproces.

Ministerie van Defensie / DMO

Het Ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO). Defensie vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen. Defensie heeft circa 50.000 medewerkers en is daarmee één van de grotere werkgevers van Nederland.

Ministerie van Defensie / DMO

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

De heer H.T. Rietveld, Hoofd Loket

06-22463858

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

De heer M.G. Hoekveld, Recruitment adviseur

06-30523995

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Senior Beheerder ICT

Ministerie van Defensie
  • Stand­plaats Huis Ter Heide
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Reageren voor 8 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling

Informatiemanager

Ministerie van Defensie / DMO
  • Stand­plaats Utrecht
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 1 oktober
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling

Unitmanager

Ministerie van Defensie
  • Stand­plaats Huis Ter Heide
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Reageren voor 1 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling