Ervaren Secretaresse voor Gedeputeerde Staten

Provincie Utrecht

  • Stand­plaats Utrecht
  • Uren per week 36 - 40
  • Maand­salaris €2.393 - €3.418
  • Niveau HBO oude stijl
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Vacaturenummer x
  • Plaatsingsdatum 12 maart 2020
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Primair ben je er verantwoordelijk voor om de GS-leden excellent te ondersteunen op secretarieel gebied. Je zorgt ervoor dat zij zich primair op hun ambt kunnen richten: samen met je naaste collega’s geef jij vorm aan de ondersteuning die zij daarvoor nodig hebben. Voor een belangrijk deel bestaat die ondersteuning uit individueel maatwerk en je dient daar dus flexibel mee om te kunnen gaan. Met de GS-leden maak je afspraken over de ondersteuningsbehoefte, zodat je de voor hen  passende kwaliteit van ondersteuning kunt leveren.  Je bewaakt en beheerst de agenda van de gedeputeerde.

Het college van GS vormt het dagelijks bestuur van de provincie. De taken van de GS-leden zijn ingedeeld in portefeuilles. De voorzitter en GS-leden hebben een collegiale verantwoordelijkheid, maar zijn daarnaast verantwoordelijk voor hun eigen portefeuille. Het college van GS bestaat uit 5 GS-leden en ieder GS-lid heeft zijn/haar eigen secretaresse.

Binnen het GS-secretariaat werk je nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van de gedeputeerde. Samen zorg je voor een soepele afstemming van de werkzaamheden. Verder heb je veel externe contacten

Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:

  •  Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken.
  • Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning;
  • Aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
  • Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
  • Zorgen dat de gedeputeerde tijdig over de juiste informatie beschikt. Waar nodig zorg je daarbij voor geprinte (vergader)stukken;
  • Je ontvangt externe gasten en voorziet deze van koffie en/of thee;
  • Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en het controleren van ter ondertekening aangeboden correspondentie;
  • Op verzoek bewaak je de archivering van in- en externe stukken en draag je zorg voor de dossiervorming.
  • Het organiseren van ontvangsten, afscheidsbijeenkomsten van GS-leden en buitenlandse reizen van de gedeputeerde.

Functie-eisen

  • Afgeronde HBO opleiding in de secretariële richting
  • Je bent een ervaren secretaresse met minimaal 5 jaar aantoonbare recente werkervaring binnen de overheid.
  • Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare kennis en ervaring met Outlook, Word en Excel
  • Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een politiek/bestuurlijke omgeving
  • Ervaring met  IBabs is een pré

Functiewensen

Persoonlijke eigenschappen

  • Klantvriendelijk en representatief
  • Betrouwbaar
  • Integer
  • Politiek sensitief
  • Initiatief nemend
  • Hulpvaardig in omgang/maar ook assertief
  • Collegiaal/teamspeler
  • Stressbestendig

Vaardigheden

  • Proactieve en professionele houding
  • Efficiënt/effectief werken
  • Flexibel/snel kunnen schakelen
  • Gericht op zelfsturing en zelflerend
  • Communicatief sterk (zowel in woord als geschrift)
  • Accuraat
  • ICT vaardig
  • Prioriteiten weten te stellen
  • Zelfstandig werkend en meedenkend met degene die je ondersteunt

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­omschrijving

    Het salaris voor deze functie bedraagt maximaal € 3.318,66 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband (schaalniveau 8). De provincie Utrecht  beschikt over uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals het individuele Keuze Budget van ca 22,37%. Je beschikt als medewerk(st)er zelf over dit budget en je bepaalt zelf wanneer je welk deel ervan laat uitbetalen, bovenop je maandelijkse salaris. Daarnaast hecht de provincie Utrecht veel waarde aan een gezonde balans tussen werk en privé en kant een ruime ATV regeling.

  • Maand­salaris Min €2.393 Max. €3.418 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
  • Minimaal aantal uren per week 36
  • Maximaal aantal uren per week 40

Provincie Utrecht

Binnen ons team zijn wij op zoek naar een ervaren secretaresse voor het college van Gedeputeerde Staten. Deze secretaresse moet in staat zijn om zich de werkzaamheden die wij verrichten snel eigen te maken en de naaste collega’s bij afwezigheid te vervangen! Je werkt in principe voorde gedeputeerde met de portefeuille Natuur, Landbouw, Bodem en Water en Sport en Bestuur. 

Wie zijn wij

Werken bij de provincie Utrecht betekent een waardevolle bijdrage leveren aan de oplossing van maatschappelijke vraagstukken. Of het nu gaat om mobiliteit, natuur of cultuur, de provincie speelt slagvaardig in op ontwikkelingen in de samenleving. Dat vraagt om een organisatie waarin innovatie de continue factor is. Focus op de omgeving, interne samenwerking, integraal denken en ruimte voor experimenteren zijn daarin onze speerpunten. Onze nieuwe organisatiestructuur, met zelfstandig opererende teams en een kleine concerndirectie, vormt de basis. Ruimte geven aan ontwikkeling van de medewerkers vormt de randvoorwaarde voor ons succes. 

Vanuit het domein bedrijfsvoering leveren we ondersteuning aan de diverse managementteams en het college van Gedeputeerde Staten (GS).

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Provincie Utrecht nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Scope- en Risicomanager

Provincie Utrecht
  • Stand­plaats Utrecht
  • Uren per week 32-36
  • Dienst­verband Vaste aanstelling (eventueel met een proeftijd)

Beleidsadviseur Mobiliteit

Provincie Noord-Holland
  • Stand­plaats Haarlem
  • Uren per week 36

Beleidsmedewerker Korpsleiding

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
  • Stand­plaats Bonaire
  • Uren per week 39-40
  • Reageren voor 30 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd