• Stand­plaats Rotterdam
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €3.348 - €5.520
  • Niveau Master/doctoraal
  • Vakgebied Stedebouwkundig / ruimtelijke ordening
  • Reageren voor 2 september Nog 12 dagen
  • Vacaturenummer 11
  • Plaatsingsdatum 16 augustus 2019
  • Dienst­verband Vaste aanstelling (eventueel met een proeftijd)

Functie­omschrijving

De afdeling Directie- en Bestuursondersteuning (DBO) heeft als uitvalsbasis de 25ste verdieping van De Rotterdam, waar ook de directies en ondersteuning van SO, SB en BCO flexen.
DBO coördineert de be­stuur­lijke besluitvorming rondom werkzaamheden van SO en is ook steeds meer een adviseur op het gebied van bestuurlijke strategie, bestuurlijke processen en, informatievoorziening tussen stadhuis en SO en binnen SO. DBO functioneert binnen SO als een echte stafafdeling; in alles ver­bon­den met de orga­nisatie en het bestuur. Naast de directiesecretarissen maken de directiesecretaresses van de directeuren deel uit van DBO. Daarnaast heeft de afdeling een rol op het gebied van bedrijfsvoering en organisatie-brede onderwerpen, zoals privacy, integriteit en demand management richting BCO-onderdelen.
De sfeer binnen het team en de afdeling is informeel, gezellig, hard werkend, resultaat- en oplossingsgericht.

Informatie
Wij zijn op zoek naar een directiesecretaris die het team directiesecretarissen versterkt, die ondersteunend is aan de directeur Vastgoed & Gebiedskwaliteit en zowel operationeel, tactisch en strategisch als een spin in het web voor de directeur en wethouder BWEG kan opereren.

De volgende werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden kun je in ieder geval verwachten:

Je bent de politiek-bestuurlijk adviseur en sparringpartner voor de directeur Vastgoed & Stedelijke Kwaliteit.
  • Je bevordert de verbinding van de directie Vastgoed met het Stadhuis. Je bent ogen en oren en onderhoudt hiervoor een relevant netwerk met ingangen op alle niveaus.
  • Je monitort, adviseert en je springt in voor de directie Vastgoed op portefeuille overstijgende politiek-bestuurlijke dossiers.
  • Je brengt de directeur in positie wanneer je kansen ziet, bijvoorbeeld op het gebied van samenwerking binnen en buiten het concern.
  • Je treedt op als sparringpartner voor de directeur over vragen, opdrachten en opgaven die spelen binnen de directie Vastgoed of raken aan de portefeuille van de directeur.
  • Je draagt eraan bij dat zaken niet blijven hangen. Dat kan zowel betreffen het organiseren van verbindende processen, desgevraagd het schrijven van agendaposten en raadsbrieven of meewerken aan die van andere clusters.
  • Met de directiesecretaresse van de directeur vorm je de dagelijkse ondersteuning van de directeur. Daarbij vullen jullie elkaar aan en zorgen jullie gezamenlijk voor continue ondersteuning en dienstverlening.
  • De directeur is ook portefeuillehouder Digitalisering. Bovenstaande punten zijn ook op deze portefeuille van toepassing.
  • Je bent lid en inhoudelijke coördinator van het MT Gebiedsontwikkeling & -Kwaliteit, waarin naast 'jouw' eigen directeur, de directeur Gebiedsontwikkeling, afdelingshoofden Vastgoed, Gebiedsontwikkeling en Gebiedsexploitaties aan tafel zitten. Het uitvoerend secretarisschap is bij een collega belegd, die samen met jou aan tafel zit bij het MT en met jou kan sparren over de voorbereiding en de koers.
Je bent de directiesecretaris voor de politiek-bestuurlijke portefeuille Vastgoed.
  • Je attendeert collega's waarvoor ze aan de lat staan in jouw portefeuille;
  • Je houdt administraties bij van openstaande acties en zaken in jouw portefeuille;
  • Je monitort de openstaande bestuurlijke zaken/opdrachten van de gemeenteraad in je portefeuille en je zorgt ervoor dat deze op tijd zijn;
  • Je verzamelt, ordent en verspreidt stukken voor de combi-staf Vastgoed;
  • Je jaagt collega's aan die niet tijdig of correct stukken bij jou aanleveren;
  • Je adviseert en denkt mee met collega's over hoe ze zo secuur mogelijk welke overleggremia kunnen bereiken;
  • Je coördineert en stroomlijnt de processen rondom piekmomenten, zoals voorjaarsretraite, voorjaarsnota- en begrotingsbehandeling voor jouw portefeuille;
  • Je corrigeert waar nodig zelf stukken van anderen als dit op korte termijn bijdraagt aan jouw portefeuille en op de lange termijn niet schaadt;
  • Je escaleert knelpunten met oog voor onderlinge verhoudingen en goede werkrelaties
  • Je managet de relaties met én verwachtingen van sleutelfiguren op het Stadhuis;
  • Je spart met je counterpart(s) op het Stadhuis hoe de wethouder het beste bediend kan worden;
  • Je stimuleert en verzilvert effectieve werkafspraken met onze contactpersonen in het cluster en op het Stadhuis;
  • Je zorgt voor de rode draad wat betreft werkzaamheden, afstemming en inhoud in de portefeuille Vastgoed en in de relatie met aanpalende portefeuilles.
  • Je werkt zeer nauw samen met de andere directiesecretarissen die onderdelen van de totale portefeuille BWEG bestieren, zodat de wethouder zijn ondersteuning vanuit het cluster als afgestemd en integraal ervaart.

Functie-eisen

Wat doe je nog meer?
Je bent een lid en een onlosmakelijk onderdeel van het elftal team directiesecretarissen SO .
  • Je neemt deel aan het tweewekelijkse teamoverleg, waarbij eenieder roulerend als voorzitter aan bod komt.
  • Je draagt bij aan de adequate samenwerking en de constructieve werksfeer.
  • Je stelt je behulpzaam op rondom piekmomenten.
  • Je signaleert waar en wanneer zaken tussen wal en schip dreigen te vallen;
  • Je maakt tijd voor teamontwikkelingsmomenten.
Wij zijn op zoek naar kwaliteit en intrinsieke senioriteit, je aantal werkjaren (kwantiteit) vinden wij ondergeschikt. Naast de in de functieomschrijving genoemde punten, vinden wij het volgende belangrijk:
  • Opgestroopte-mouwen-mentaliteit (resultaatgerichtheid, oplossingsgericht), maar tegelijkertijd op begrijpelijke wijze kunnen coördineren en delegeren.
  • Sensitiviteit voor de (politiek-bestuurlijke) omgeving, gevoel voor probleem- én oplossingsanalyse, met oog voor de relatie.
  • Planmatig en secuur kunnen werken onder tijdsdruk.
  • Flexibiliteit van tijd en geest om over disciplines en domeinen heen te kijken, daarbij verbindingen te leggen die ten goede komen voor je werkzaamheden.
  • Relatie- en verwachtingsmanagement als tweede natuur.

Arbeids­voorwaarden

  • Maand­salaris Min €3.348 Max. €5.520 (bruto)
  • Dienst­verband Vaste aanstelling (eventueel met een proeftijd)
  • Minimaal aantal uren per week 36
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Wij beseffen dat we veel vragen. Daartegenover staat dat we een dynamische werkomgeving bieden; dicht op het vuur, met veel ruimte voor verantwoordelijkheid. Durf je dit aan, dan staat daar een salaris van maximaal € 5.520 (schaal 12) tegenover. Mocht je enthousiast raken voor de functie, maar vermoeden dat je nog niet het niveau bereikt hebt wat wij zoeken, dan staan wij ook open voor een medior talent op schaal 11 (maximaal € 4.859). We willen je meegeven dat er bij ons ruimte is om te groeien, maar dat dit geen routinematige handeling na vier seizoenen is, dit vraagt meerjarige toewijding en investering van beide kanten.
Bij nieuwe instroom, waarbij een stap omhoog t.o.v. huidige inschaling aan de orde is, werken wij overigens altijd met aanloopschalen. Bevordering naar de hogere schaal is dan pas aan de orde bij blijk van goede prestaties in de praktijk.

Bijzonderheden

Wil je meer weten over werken bij DBO SO? Neem dan contact op met: Start gesprekken is naar verwachting eind augustus. Een gesprek met de directeur Vastgoed & Gebiedskwaliteit behoort tot de procedure.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Gemeente Rotterdam

Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad. Met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij starten en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam.
De opdracht voor de 21ste eeuw is vaart te maken richting een stad met een robuust, toekomstbestendig duurzaam energiesysteem; richting een stad die voortdurend meebeweegt en inspeelt op het sterk veranderende watersysteem; richting een stad die excelleert in circulaire stromen van materialen; richting een stad die bij voortdurende verdichting optimaal en flexibel ruimtegebruik organiseert; richting een stad die datastromen optimaal richt; richting een stad die een rijkdom aan verbindingen organiseert en de burgers en bedrijven ondersteunt tijdens de ontwikkelingen van het informatietijdperk.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Annemarie Mulder

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Annemarie Mulder

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Gemeente Rotterdam nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Portefeuillemanager

Gemeente Tilburg
  • Stand­plaats Tilburg
  • Uren per week 36
  • Reageren voor 1 september
  • Dienst­verband Vaste aanstelling (eventueel met een proeftijd)

Coördinator Fraudeonderzoek

Gemeente Rotterdam
  • Stand­plaats Rotterdam
  • Uren per week 32-36
  • Reageren voor 8 september
  • Dienst­verband Vaste aanstelling (eventueel met een proeftijd)

Junior Landschapsarchitect

Gemeente Rotterdam
  • Stand­plaats Rotterdam
  • Uren per week 28-36
  • Reageren voor 9 september
  • Dienst­verband Vaste aanstelling (eventueel met een proeftijd)