Directiesecretaris Bestuurlijke Processen

Gemeente Den Haag

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 1 jaar
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €3.561 - €5.169
  • Niveau HBO bachelor
  • Vakgebied ICT
  • Vacaturenummer 00040697
  • Plaatsingsdatum 19 augustus 2021
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

De dienst Publiekszaken (DPZ) zoekt een resultaatgerichte, communicatief sterke en breed inzetbare directiesecretaris met gevoel voor politiek- ambtelijke verhoudingen en ervaring met bestuurlijke processen.

 

Wat ga je doen

Raadsvragen, moties, commissiebrieven, nota’s, collegevoorstellen en bewonersbrieven: het besturen van een stad, zeker zo’n grote als Den Haag, brengt een aardige papierwinkel met zich mee. Voor onderwerpen waar de dienst Publiekszaken bij betrokken is (van de balies tot de bibliotheek en van belastingen tot verkiezingen) ben jij als directiesecretaris bestuurlijke processen het centrale aanspreekpunt punt waar dat allemaal bij elkaar komt. Je zorgt dat de stukkenstroom volgens de correcte procedures en de voorgeschreven termijnen naar de gemeenteraad of het college wordt gestuurd. Het werkt ook in omgekeerde richting: je neemt deel aan de wekelijkse terugkoppeling van de collegevergadering, bent aanwezig bij raads- en commissievergaderingen en zorgt dat vragen, besluiten en andere zaken die over DPZ gaan bij de juiste collega’s terechtkomen.

 

In voorkomende gevallen vul je deze regisserende rol aan met gerelateerde werkzaamheden, denk aan het voorbereiden van vergaderingen van het gemeentelijk managementteam voor de algemeen directeur, het verzamelen en bundelen van informatie voor de planning- en controlcyclus. Een mooie, coördinerende rol in het centrum van de dienst Publiekszaken.

 

Wat vragen wij

Je bent scherp op procedures, verliest zelden of nooit het overzicht en je kunt je collega’s vriendelijk, maar vasthoudend aanspreken als ze een termijn dreigen te missen of als een antwoord te lang op zich laat wachten. Jij weet altijd precies wat er binnen de directie (en ook daarbuiten) speelt en houdt dat als een echt politiek dier in de gaten: wat is belangrijk, waar moeten we iets mee? Werken op piekmomenten of buiten kantoortijden (zoals het bijwonen van raadsvergaderingen) vind je geen probleem.

 

Verder beschik je over:

  • minimaal een afgeronde hbo-opleiding;
  • minstens 3 jaar ervaring met politiek-bestuurlijke processen;
  • een goede digitale vaardigheid.

 

Wie zijn wij

De dienst Publiekszaken (DPZ) is één van de zeven diensten van de gemeente Den Haag. DPZ (ca. 1200 medewerkers) staat voor het leveren van uitstekende dienstverlening aan inwoners, bezoekers, bedrijven, internationale organisaties en hun medewerkers.  DPZ is voor veel burgers en ondernemers het eerste contact met de gemeente. De dienst bestaat uit vier sectoren; Belastingzaken, het Klant Contact Centrum, Stadsdelen & Wijken en de Bibliotheek & het Haags Gemeentearchief. Het directieteam van de dienst bestaat uit de vier sectordirecteuren en staat onder leiding van de Algemeen Directeur DPZ.

 

Het Stafbureau ondersteunt de directie van DPZ. Het bestaat uit de teams Directieondersteuning- & Advies, Directiesecretariaat, Innovatie & Dienstverlening en een aantal specialisten. Samen zorgen zij voor de optimale ondersteuning en advisering van het directieteam van DPZ. Als directiesecretaris maak je onderdeel uit van het team Directieondersteuning & -Advies (DOA). Dit team ondersteunt en adviseert de directie in zijn geheel en de directeuren afzonderlijk, inhoudelijk en procesmatig.  Team DOA is klankbord en intermediair, organiseert besluitvorming, verzorgt terugkoppelingen en speelt een verbindende rol tussen de directie en de afdelingen binnen de dienst. Het team adviseert over de inhoud en aanpak van bestuurlijke vraagstukken en beoordeelt alle bestuurlijke stukken op proces en kwaliteit. De samenstelling van het team is twee directiesecretarissen die direct verbonden zijn aan de vier sectordirecteuren en één directiesecretaris met als specifiek aandachtsgebied de coördinatie van de bestuurlijke processen voor de dienst als geheel.

 

Wat bieden wij?       

Een afwisselende functie in een hecht en professioneel team binnen een dienst waar veel vernieuwing plaatsvindt. Je krijgt de ruimte voor eigen initiatief en bieden je de mogelijkheden om volop in je eigen professionele ontwikkeling te investeren. Ook kun je rekenen op:

 

  • Een arbeidsovereenkomst voor één jaar, met afhankelijk van goed functioneren uitzicht op vast (tenzij je bij de gemeente Den Haag in vaste dienst bent of in verband met de ketenbepaling). Bij goed functioneren zetten wij dit contract na dat jaar graag om in een vast dienstverband;
  • een salaris van minimaal €3561,- en maximaal €5.169,- bruto per maand op basis van een volledige (36-urige) werkweek (schaal 11);
  • een 36-urige werkweek en de ruimte om compensatieverlof op te bouwen.

 

Daarnaast hebben we voor jou een uitgebreid arbeidsvoorwaardenpakket, zoals:

  • diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
  • opname in het ABP-pensioenfonds;
  • een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
  • een individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% bovenop je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, salaris of lidmaatschap van de sportschool in het Stadhuis.

 

Meer weten
Heb je nog vragen over de inhoud van de functie of de sollicitatieprocedure? Dan kun je contact opnemen met Jurgen Schutte, (Afdelingsmanager Stafbureau DPZ), bereikbaar op telefoonnummer 06-1149 9137.

 

Extra informatie

  • Meer over onze arbeidsvoorwaarden vind je op www.werkenvoordenhaag.nl/arbeidsvoorwaarden
  • Het opvragen van referenties kan een onderdeel zijn van de procedure.
  • Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) maakt deel uit van de procedure.
  • Een assessment kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure.
  • Indien we niet fysiek met sollicitanten in gesprek kunnen i.v.m. de ontwikkelingen rond het Coronavirus, zullen de sollicitatiegesprekken online met de applicatie Microsoft Teams plaatsvinden.
  • Onderaan de pagina is een bijlage toegevoegd met tips voor een online sollicitatiegesprek.

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Gemeente Den Haag nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Officemanager directiesecretariaat OCW

Gemeente Den Haag
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Managementassistent directiesecretariaat OCW

Gemeente Den Haag
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Senior projectleider mobiliteit

Gemeente Den Haag
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd